Tiết kiệm thời gian, chi phí
Việc giảm tối đa thời gian dành cho việc sắp xếp và tìm kiếm tài liệu giấy giúp nhân viên tập trung cho những công việc hiệu quả hơn. Số hóa toàn bộ dữ liệu lên phần mềm hỗ trợ nhân viên tìm kiếm thông tin nhanh chóng chỉ với một vài cái click chuột, thay vì chật vật tìm kiếm hàng tập giấy tờ chất đống trong tủ tiêu tốn rất nhiều thời gian.
Mô hình quản trị văn phòng truyền thống mang gánh nặng của các khoản chi phí hằng tháng dành cho giấy tờ, mực in, đầu tư trang thiết bị lưu trữ, bảo trì máy móc…Với văn phòng không giấy, doanh nghiệp cắt giảm được phần lớn khoản chi phí này mà vẫn đảm bảo hiệu suất công việc.
Văn phòng không giấy tích hợp nhiều ứng dụng khác nhau thuận tiện cho việc tác nghiệp từ xa. Thông qua phương thức này, doanh nghiệp có thể vận hành mà không cần thiết yêu cầu nhân viên phải liên tục có mặt trực tiếp tại văn phòng, giúp tiết kiệm đa số thời gian di chuyển không cần thiết.
Tối ưu diện tích không gian làm việc
Không gian làm việc quyết định hiệu suất làm việc của nhân viên. Khi không gian làm việc thoáng đãng, khang trang, hiện đại, nhân viên sẽ làm việc năng suất hơn.
Văn phòng không giấy giúp loại bỏ các tủ lưu trữ tốn diện tích, giúp doanh nghiệp có được một không gian làm việc rộng rãi, khoa học.
Dễ dàng chuyển giao thông tin, dữ liệu
Văn phòng không giấy sử dụng các phần mềm cho phép đính kèm tài liệu dưới dạng hình ảnh, các tệp… giúp dễ dàng chuyển giao thông tin, dữ liệu thay vì phải lọc tìm văn bản giấy, phân loại, sắp xếp mất thời gian. Qua Internet, các tệp tài liệu này có thể được gửi đi chỉ trong vài giây, giúp tiết kiệm thời gian tối đa so với việc vận chuyển các loại văn bản và tài liệu thủ công.
Ngoài ra, các phần mềm còn kèm theo các chức năng hỗ trợ giúp cho quá trình trao đổi ý kiến và điều chỉnh tài liệu trở nên minh bạch và tiện lợi hơn.
Nâng cao hiệu suất công việc
Người quản lý sẽ thông qua các phần mềm để giao nhiệm vụ thích hợp cho từng cá nhân một cách hợp lý. Nhân viên sẽ nhận được kế hoạch nhiệm vụ chi tiết cụ thể cũng như thời hạn công việc rõ ràng. Bên cạnh đó, kết quả hoạt động được chia sẻ qua một nền tảng chung sẽ cho thấy được điểm mạnh và điểm yếu rõ ràng nhất để đưa ra chiến lược phù hợp.
Nhờ việc gỡ bỏ được các thủ tục hành chính rườm rà, hạn chế được các cuộc họp trao đổi công việc không thật sự cần thiết, nhân viên sẽ có thêm thời gian để tập trung vào thực hiện công việc hơn; các nhà lãnh đạo ở bất cứ đâu cũng có thể theo dõi được tiến độ công việc của cấp dưới, kịp thời đưa ra phương án tháo gỡ khó khăn nếu cần để nâng cao hiệu suất chung của toàn doanh nghiệp.
Bảo vệ môi trường
Việc sản xuất các sản phẩm giấy sẽ góp phần tạo ra hiệu ứng nhà kính, ảnh hưởng đến tài nguyên rừng và hệ sinh thái.
Văn phòng không giấy giảm thiểu tác hại đến môi trường như giảm tiêu thụ tài nguyên thiên nhiên hay các yếu tố ảnh hưởng đến khí hậu, giúp doanh nghiệp phát triển bền vững, bảo vệ môi trường sinh thái.
Gia tăng giá trị thương hiệu doanh nghiệp
Một trong những lợi ích không thể thể phủ nhận của văn phòng không giấy chính là giúp doanh nghiệp gia tăng giá trị thương hiệu trong mắt đối tác và khách hàng.
Khi tiến hành chuyển đổi sang văn phòng không giấy, hiện đại hóa phương thức làm việc, các doanh nghiệp sẽ có cơ hội sớm hoàn thành mục tiêu chuyển đổi số, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh và gia tăng độ tin cậy với các đối tác, khách hàng.