Những lợi ích của văn phòng không giấy

15:36, 27/04/2023

Văn phòng không giấy là xu hướng tất yếu trong kỷ nguyên số, mang lại nhiều lợi ích cho nhân viên, khách hàng, doanh nghiệp mà cả môi trường xung quanh. Đồng thời, là giải pháp giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và tối ưu nguồn nhân lực với nhiều lợi ích so với văn phòng truyền thống.

Tiết kiệm thời gian, chi phí

Việc giảm tối đa thời gian dành cho việc sắp xếp và tìm kiếm tài liệu giấy giúp nhân viên tập trung cho những công việc hiệu quả hơn. Số hóa toàn bộ dữ liệu lên phần mềm hỗ trợ nhân viên tìm kiếm thông tin nhanh chóng chỉ với một vài cái click chuột, thay vì chật vật tìm kiếm hàng tập giấy tờ chất đống trong tủ tiêu tốn rất nhiều thời gian.

Mô hình quản trị văn phòng truyền thống mang gánh nặng của các khoản chi phí hằng tháng dành cho giấy tờ, mực in, đầu tư trang thiết bị lưu trữ, bảo trì máy móc…Với văn phòng không giấy, doanh nghiệp cắt giảm được phần lớn khoản chi phí này mà vẫn đảm bảo hiệu suất công việc. 

Văn phòng không giấy tích hợp nhiều ứng dụng khác nhau thuận tiện cho việc tác nghiệp từ xa. Thông qua phương thức này, doanh nghiệp có thể vận hành mà không cần thiết yêu cầu nhân viên phải liên tục có mặt trực tiếp tại văn phòng, giúp tiết kiệm đa số thời gian di chuyển không cần thiết.

Tối ưu diện tích không gian làm việc

Không gian làm việc quyết định hiệu suất làm việc của nhân viên. Khi không gian làm việc thoáng đãng, khang trang, hiện đại, nhân viên sẽ làm việc năng suất hơn.
Văn phòng không giấy giúp loại bỏ các tủ lưu trữ tốn diện tích, giúp doanh nghiệp có được một không gian làm việc rộng rãi, khoa học. 

Dễ dàng chuyển giao thông tin, dữ liệu

Văn phòng không giấy sử dụng các phần mềm cho phép đính kèm tài liệu dưới dạng hình ảnh, các tệp… giúp dễ dàng chuyển giao thông tin, dữ liệu thay vì phải lọc tìm văn bản giấy, phân loại, sắp xếp mất thời gian. Qua Internet, các tệp tài liệu này có thể được gửi đi chỉ trong vài giây, giúp tiết kiệm thời gian tối đa so với việc vận chuyển các loại văn bản và tài liệu thủ công.

Ngoài ra, các phần mềm còn kèm theo các chức năng hỗ trợ giúp cho quá trình trao đổi ý kiến và điều chỉnh tài liệu trở nên minh bạch và tiện lợi hơn. 

Nâng cao hiệu suất công việc 

Người quản lý sẽ thông qua các phần mềm để giao nhiệm vụ thích hợp cho từng cá nhân một cách hợp lý. Nhân viên sẽ nhận được kế hoạch nhiệm vụ chi tiết cụ thể cũng như thời hạn công việc rõ ràng. Bên cạnh đó, kết quả hoạt động được chia sẻ qua một nền tảng chung sẽ cho thấy được điểm mạnh và điểm yếu rõ ràng nhất để đưa ra chiến lược phù hợp.

Nhờ việc gỡ bỏ được các thủ tục hành chính rườm rà, hạn chế được các cuộc họp trao đổi công việc không thật sự cần thiết, nhân viên sẽ có thêm thời gian để tập trung vào thực hiện công việc hơn; các nhà lãnh đạo ở bất cứ đâu cũng có thể theo dõi được tiến độ công việc của cấp dưới, kịp thời đưa ra phương án tháo gỡ khó khăn nếu cần để nâng cao hiệu suất chung của toàn doanh nghiệp.

Bảo vệ môi trường

Việc sản xuất các sản phẩm giấy sẽ góp phần tạo ra hiệu ứng nhà kính, ảnh hưởng đến tài nguyên rừng và hệ sinh thái.
Văn phòng không giấy giảm thiểu tác hại đến môi trường như giảm tiêu thụ tài nguyên thiên nhiên hay các yếu tố ảnh hưởng đến khí hậu, giúp doanh nghiệp phát triển bền vững, bảo vệ môi trường sinh thái.

Gia tăng giá trị thương hiệu doanh nghiệp

Một trong những lợi ích không thể thể phủ nhận của văn phòng không giấy chính là giúp doanh nghiệp gia tăng giá trị thương hiệu trong mắt đối tác và khách hàng.
Khi tiến hành chuyển đổi sang văn phòng không giấy, hiện đại hóa phương thức làm việc, các doanh nghiệp sẽ có cơ hội sớm hoàn thành mục tiêu chuyển đổi số, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh và gia tăng độ tin cậy với các đối tác, khách hàng. 


Theo Tạp chí Điện lực

Share

Đội xung kích EVNCPC: Tập trung xử lý nhanh sự cố sau bão số 5, đảm bảo an toàn cho người và thiết bị

Đội xung kích EVNCPC: Tập trung xử lý nhanh sự cố sau bão số 5, đảm bảo an toàn cho người và thiết bị

Tại hiện trường công tác khắc phục sự cố do bão số 5 gây ra tại Hà Tĩnh, lãnh đạo Tổng công ty Điện lực miền Trung (EVNCPC) yêu cầu các đội xung kích EVNCPC khẩn trương xử triển khai các nhiệm vụ, đồng thời tuyệt đối chú trọng công tác an toàn.


EVN được tặng thưởng Huân chương Lao động hạng Nhì

EVN được tặng thưởng Huân chương Lao động hạng Nhì

Chiều 30/8, tại Hội nghị “80 năm Doanh nghiệp đồng hành cùng đất nước”, Thủ tướng Chính phủ Phạm Minh Chính đã trao Huân chương Lao động hạng Nhì cho Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN). Chủ tịch HĐTV EVN Đặng Hoàng An đại diện Tập đoàn đón nhận Huân chương.


EVNNPC: Phấn đấu cấp điện trở lại cho toàn bộ khách hàng bị ảnh hưởng bão trước ngày 29/8

EVNNPC: Phấn đấu cấp điện trở lại cho toàn bộ khách hàng bị ảnh hưởng bão trước ngày 29/8

Đến sáng 27/8, khoảng 1,6 triệu khách hàng (trong hơn 2,36 triệu khách hàng bị gián đoạn cung cấp điện do bão số 5) đã được khôi phục điện. Tổng công ty Điện lực miền Bắc (EVNNPC) đặt mục tiêu hoàn thành cấp điện trở lại cho toàn bộ khách hàng bị ảnh hưởng trước ngày 29/8/2025.


EVNCPC huy động hơn 200 CBCNV đội xung kích tới hỗ trợ EVNNPC khắc phục sự cố bão KAJIKI

EVNCPC huy động hơn 200 CBCNV đội xung kích tới hỗ trợ EVNNPC khắc phục sự cố bão KAJIKI

Ngày 26/8, hơn 200 cán bộ, công nhân viên các đội xung kích của Tổng công ty Điện lực miền Trung (EVNCPC) đã được huy động tới Hà Tĩnh – vùng tâm bão số 5. Dưới sự chỉ huy trực tiếp của lãnh đạo EVNCPC, lực lượng này mang theo tinh thần trách nhiệm, sẵn sàng chung sức cùng Tổng công ty Điện lực miền Bắc khắc phục sự cố, nhanh chóng khôi phục lưới điện sau bão.


EVN tái hiện hệ thống điện quốc gia qua sa bàn, sử dụng thực tế ảo tại triển lãm kỷ niệm 80 năm Quốc khánh

EVN tái hiện hệ thống điện quốc gia qua sa bàn, sử dụng thực tế ảo tại triển lãm kỷ niệm 80 năm Quốc khánh

Không gian triển lãm của Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN) tại Triển lãm thành tựu đất nước nhân dịp kỷ niệm 80 năm Ngày Quốc khánh sẽ thể hiện rõ vai trò chủ lực kiến tạo nên hệ thống điện quốc gia vững mạnh – huyết mạch năng lượng cho nền kinh tế Việt Nam. Trong đó, nổi bật là Sa bàn Hệ thống điện Quốc gia – biểu tượng cho hành trình hơn 70 năm “thắp sáng niềm tin”, khẳng định vị thế đầu tàu của ngành Điện trong tiến trình phát triển đất nước.