Trăn trở giải cho bài toán khó về quản lý vật tư, thiết bị

Sau khi tốt nghiệp Đại học Điện lực, chị Nguyễn Thị Huyền về công tác tại Công ty Nhiệt điện Nghi Sơn - Thanh Hóa ở bộ phận quản lý kho từ năm 2013. Giống như nhiều đồng nghiệp khác, công việc hàng ngày của chị Huyền là tiếp xúc với những thiết bị nằm ngổn ngang rồi sau đó lại ghi sổ, phân loại, nhập dữ liệu vào máy tính theo cách thủ công trên bảng excel.

Theo chị Huyền, hiện Nhà máy sử dụng phần mềm ERP phân hệ INV trong công tác quản lý vật tư nhưng mới chỉ dừng lại ở công tác thống kê nhập - xuất - tồn trên sổ sách giấy tờ. Phần mềm có nhiều hạn chế do các sản phẩm có thông số kỹ thuật dài, không thể hiện hết nội dung trong khung định danh sản phẩm (do phần mềm ERP chỉ giới hạn 240 ký tự/1 sản phẩm) dẫn đến khó khăn trong công tác tìm kiếm chính xác vật tư thiết bị sử dụng; bộ phận kho quản lý thủ công, tự tổng hợp các số liệu trên bảng excel, không linh hoạt trong quản lý vật tư. Vì thế, người này nghỉ người kia khó làm thay, kiểm kê thì tốn nhiều nhân lực, thời gian có hôm bộ phận quản lý kho phải làm đến tận 8-9h tối mới được nghỉ vì danh sách tồn kho bị lệch so với số lượng kiểm đếm thực tế.

Trong công tác tìm kiếm, nếu như trước đây các bộ phận hoàn toàn phụ thuộc vào bảng excel mà định kỳ hàng tháng bộ phận thống kê gửi xuống. Chính vì thế, người sử dụng - chuyên viên, kỹ thuật phân xưởng và bộ phận kho không cập nhập được tồn kho chính xác tại thời điểm cần. Hơn nữa, Công ty Nhiệt điện Nghi Sơn có 1 lượng hàng dự án hơn 2.000 mã do các nhà thầu giao lại, gần như chỉ có tên danh mục không có chi tiết thông số kỹ thuật, nếu chỉ tra cứu trên file dữ liệu trên thì không thể xác định được vật tư cần thay thế. Bởi vậy, trước khi thay thế các chuyên viên phụ trách phòng Kỹ thuật thường phải đi kiểm tra thực tế hàng tồn kho để chắc chắn hàng mình cần thay có hay không? Việc này rất tốn thời gian và không kịp thời đưa ra phương án sửa chữa.

Từ những khó khăn thực tế, chị Huyền luôn trăn trở để giải cho bài toán “Làm thế nào để có thể với một mã số mà 3 đối tượng (kho - người quản lý - người sử dụng) đều có thể biết được chính xác vị trí, hình ảnh, thông số chi tiết... của từng thiết bị”?  Và rồi mọi việc cũng được giải quyết khi chị tìm được lời giải, việc đầu tiên là phải xây dựng cơ sở dữ liệu, vì dữ liệu là yếu tố cốt lõi quyết định 70% thành công. Sau đó áp dụng mã số - mã vạch để truyền tải nội dung làm được lên các thiết bị điện tử nhằm phục vụ cho mục đích sử dụng của đơn vị .

Từ ý tưởng đến thực tế

Sau khi trình bày ý tưởng của mình, chị Huyền được lãnh đạo công ty, đồng nghiệp tin tưởng ủng hộ. Luôn sát cánh bên nhân viên, ông Võ Mạnh Hà – Giám đốc Công ty Nhiệt điện Nghi Sơn chính là người đốc thúc, đồng hành, chỉ đạo và có những thưởng phạt kịp thời theo tiến độ hàng tuần, hàng tháng. Sau đó, sáng kiến “Chuẩn hóa cơ sở dữ liệu, áp dụng mã số mã vạch trong công tác quản lý vật tư” được ra đời. Đây được xem là sự tiếp nối hiệu quả để khai thác tối đa các tích hợp của phần mềm ERP, biến những nhược điểm của phần mềm thành ưu điểm.

“Tôi và đồng nghiệp đã chuẩn hóa thành công 12.000 mã vật tư (bao gồm chi tiết thông số kỹ thuật, vị trí, phân loại vật tư và gần 30.000 ảnh) tạo ra kho dữ liệu khổng lồ về dữ liệu vật tư cho Nhà máy Nhiệt điện Nghi Sơn” - chị Huyền chia sẻ.

Việc áp dụng sáng kiến đã giúp ban lãnh đạo cũng như các bộ phận kỹ thuật trong nhà máy có thể nắm bắt các thông tin về vật tư bất cứ lúc nào ngay trên chính thiết bị điện tử như: Điện thoại, ipad,...của mình. Thông qua các thiết bị trên có thể theo dõi hàng tồn kho, kiểm tra thông tin vật tư với đầy đủ thông số kỹ thuật, hình ảnh... mình cần thay thế còn hàng hay không, giúp cho việc thay thế thiết bị được triển khai nhanh hơn cũng như lên kế hoạch mua sắm các thiết bị dự trữ, tránh phải đầu tư số tiền lớn mua hàng tồn kho và thuê kho chứa hàng. Bên cạnh đó, bộ phận kho cũng giảm được số lượng nhân sự và chủ động trong công tác kiểm soát vật tư nhập - xuất - tồn một cách chính xác tuyệt đối và khoa học.

Nhờ hiệu quả mang lại, năm 2020, Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN) đã có Quyết định số 155/QĐ - EVN công nhận sáng kiến “Chuẩn hóa dữ liệu, áp dụng mã số - mã vạch trong công tác quản lý vật tư” của chị Nguyễn Thị Huyền. Năm 2021, sáng kiến này tiếp tục đạt giải Khuyến khích cuộc thi Phụ nữ EVN sáng tạo. Điều này đã giúp chị Huyền có thêm động lực để hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao và tiếp tục cống hiến cho đơn vị.

Sáng kiến của chị Huyền cùng với các sáng kiến khác mà Công ty Nhiệt điện Nghi Sơn đang áp dụng như: Phần mềm quản lý phiếu/lệnh công tác online; quản lý khiếm khuyết thiết bị online; quản lý phiếu đề xuất online; dùng QR code riêng để khai báo y tế và kiểm soát an ninh tại nhà máy… đã giúp công ty đạt được năng suất sản xuất cao, tối ưu hóa chi phí, tiết kiệm thời gian, góp phần tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động sản xuất kinh doanh; góp phần thực hiện thành công năm Chủ đề của EVN là “Chuyển đổi số trong Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam”.

Có hàng trăm, hàng nghìn người chọn làm cùng một nghề nhưng vì sao chỉ có một số ít trong đó đạt được thành công? Sự khác biệt nằm ở niềm đam mê mà họ dành cho công việc. Với chị Huyền hành trình thực hiện sáng kiến “Chuẩn hóa dữ liệu, áp dụng mã số - mã vạch trong công tác quản lý vật tư” từ ý tưởng đến hiện thực chính là minh chứng cho việc luôn nỗ lực hết mình, luôn dành trọn tâm trí cho công việc và tìm mọi cách để hoàn thành công việc nhanh chóng và hiệu quả nhất chính là kim chỉ nam cho công việc.

Khi bạn có đam mê, bạn cố gắng chắc chắn bạn sẽ thành công.