PC Bình Dương: Hiệu quả từ số hóa công tác quản lý văn thư, lưu trữ

09:43, 17/06/2022

Xác định “chuyển đổi số” sẽ tạo đòn bẩy để nâng cao hiệu quả hoạt động, nhiều năm qua, Công ty Điện lực Bình Dương (PC Bình Dương) đã từng bước xây dựng lộ trình chuyển đổi số trên tất cả các lĩnh vực hoạt động, trong đó việc ứng dụng công nghệ số vào công tác quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu đã mang lại hiệu quả cao trong công tác quản trị doanh nghiệp.

Trước thực trạng quản lý và lưu trữ toàn bộ hồ sơ, tài liệu, văn bản của công ty và các đơn vị trực thuộc được kiểm soát, quản lý và lưu trữ thủ công, nên việc  truy suất hồ sơ, tài liệu còn mất nhiều thời gian; việc lưu trữ thủ công dễ sai sót, thất lạc trong quá trình cập nhật tài liệu, PC Bình Dương đã xây dựng giải pháp pháp “Quản lý hồ sơ lưu trữ ứng dụng mã vạch QR Code”. Giải pháp này nhằm phục vụ công tác quản lý, lưu trữ và truy suất hồ sơ một cách hiệu quả, khoa học, dễ truy suất/kiếm tìm.

Màn hình thao tác “Quản lý hồ sơ lưu trữ ứng dụng mã vạch QR Code”

Theo đó, khi thiết lập và cập nhật danh mục hồ sơ, tài liệu, văn bản của các đơn vị đều thực hiện đồng bộ trên phần mềm; khi tìm kiếm, truy suất văn bản, hồ sơ dựa trên các tiện ích phần mềm cung cấp. Bên cạnh đó, khi sử dụng mã QR Code còn có thể khai thác thông tin liên quan đến hồ sơ mọi lúc, mọi nơi ngay trên smartphone, máy tính bảng…

Không chỉ có vậy, mã QR Code còn hỗ trợ thông báo về thời hạn bảo quản của hồ sơ. Cụ thể, ứng dụng có chức năng tự động kiểm tra thời hạn bảo quản của hồ sơ, tài liệu tại kho lưu trữ và thông báo đến bộ phận quản lý hồ sơ và đơn vị liên quan đối với hồ sơ sắp hết thời hạn lưu trữ. Từ thông tin đó, công ty sẽ tiến hành cập nhật trạng thái hồ sơ thành đã tiêu hủy và thực hiện các thủ tục tiêu hủy theo quy định. Qua đó, giúp công ty tiết kiệm rất nhiều thời gian về truy xuất hồ sơ đến hạn tiêu hủy.

Việc quản lý hồ sơ, tài liệu khi được đề nghị “xuất kho” để phục vụ công tác kiểm tra, chỉnh lý,… cũng mang lại nhiều thuận lợi khi các đơn vị trực thuộc có thể chủ động tìm kiếm trên ứng dụng và lập danh sách hồ sơ cần “xuất kho lưu trữ” trên phần mềm, Khi đó, bộ phận quản lý hồ sơ tiếp nhận và duyệt và thực hiện “cho mượn”. Phần mềm sẽ tự động chuyển hồ sơ đó trạng thái theo dõi cho đến khi được trả về kho.

Bên cạnh đó, khi phải di dời, sắp xếp lại vị trí các hồ sơ trong kho lưu trữ, sẽ không cần phải in, dán lại nhãn hồ sơ mà chỉ cần cập nhật thông tin trên phần mềm ứng dụng. Trường hợp kiểm kê thực tế, bộ phận quản lý hồ sơ sẽ dễ dàng đối chiếu số liệu trên phần mềm bằng cách sử dụng smartphone hay máy tính bảng để quét mã và truy xuất các thông tin về hồ sơ liên quan ngay tại chỗ.

Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ chức năng lập báo cáo tổng hợp tình hình lưu trữ hồ sơ tại kho, hồ sơ đã “xuất kho” cho mượn, hồ sơ đã tiêu hủy… giúp người dùng dễ dàng khai thác thông tin theo phân quyền tương ứng.

Từ khi ứng dụng phần mềm trong công tác quản lý văn thư và lưu trữ, việc lưu trữ, truy xuất, phân loại, sắp xếp, chỉnh lý hồ sơ, tài liệu, văn bản được đáp ứng kịp thời, nhanh chóng, chính xác. Giải pháp đã được Tổng công ty Điện lực miền Nam công nhận sáng kiến trong công tác sản xuất kinh doanh và được nhiều đơn vị bạn trong cùng tổng công ty cũng như đơn vị bạn của các Tổng công ty Điện lực miền Bắc và miền Trung đến trao đổi kinh nghiệm và học tập.

Ngoài ra, trong giai đoạn 2016-2020, PC Bình Dương đã xây dựng và triển khai thực hiện trên nền tảng số nhiều ứng dụng phần mềm quản trị, quản lý như: Phần mềm diễn đàn trao đổi thông tin vận hành; phần mềm quản lý công tác thí nghiệm thiết bị điện; phần mềm quản lý đăng ký cấp phát văn phòng phẩm; ứng dụng Sharepoint Online trong Microsoft Office 365 để làm Portal phục vụ thông tin điều hành sản xuất tại công ty...

Việc đẩy mạnh chuyển đổi số trong công tác quản trị đã góp phần giúp PC Bình Dương nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng năng suất lao động.


Phan Thảo

Share

Tái diễn tình trạng mạo danh nhân viên điện lực để lừa đảo

Tái diễn tình trạng mạo danh nhân viên điện lực để lừa đảo

Thời gian gần đây, tình trạng các đối tượng xấu mạo danh cán bộ điện lực để lừa đảo người dân tăng đột biến.


Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về thiết bị điện dùng cho lắp đặt điện trong gia đình và hệ thống lắp đặt tương tự

Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về thiết bị điện dùng cho lắp đặt điện trong gia đình và hệ thống lắp đặt tương tự

Bộ Khoa học và Công nghệ đã ban hành Thông tư số 01/2025/TT-BKHCN ngày 14/02/2025 ban hành “Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về thiết bị điện dùng cho lắp đặt điện trong gia đình và hệ thống lắp đặt tương tự” (QCVN 25:2025/BKHCN).


Công ty CP Nhiệt điện Hải Phòng: Sẵn sàng cấp điện mùa khô

Công ty CP Nhiệt điện Hải Phòng: Sẵn sàng cấp điện mùa khô

Để chuẩn bị cung ứng đủ điện cho mùa khô 2025 đang đến gần, Công ty CP Nhiệt điện Hải Phòng đã triển khai rất nhiều giải pháp.


Giải chạy online hưởng ứng Giờ Trái đất 2025 vẫn đang 'rộng cửa' với các vận động viên

Giải chạy online hưởng ứng Giờ Trái đất 2025 vẫn đang 'rộng cửa' với các vận động viên

Vận động viên vẫn có thể tiếp tục đăng ký và gia nhập đường đua trực tuyến "Toàn dân tiết kiệm năng lượng hưởng ứng Giờ Trái đất năm 2025" đến hết ngày 31/3/2025.


Nhiều điểm mới tại Luật Công đoàn và Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024

Nhiều điểm mới tại Luật Công đoàn và Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024

Việc sửa đổi, bổ sung các quy định trong hai bộ luật này không chỉ giúp tăng cường vai trò của tổ chức Công đoàn mà còn góp phần bảo đảm quyền lợi của người lao động, nâng cao chất lượng cuộc sống và an sinh xã hội - Đây là một trong những thông tin từ Hội nghị quán triệt, triển khai thực hiện Luật Công đoàn và Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024 do Công đoàn Điện lực Việt Nam (ĐLVN) tổ chức vào ngày 13/3, tại Hà Nội.