Tập trung nguồn lực

Lãnh đạo EVNCPC cho biết, trước đây, việc lưu trữ hồ sơ mua bán điện của toàn bộ khách hàng chiếm quá nhiều diện tích, việc tìm kiếm thủ công thông tin khách hàng tốn nhiều thời gian, dễ nhầm lẫn… Vì vậy, ý tưởng số hóa hợp đồng điện được Tổng công ty nhen nhóm. Đồng thời, đáp ứng yêu cầu chuyên nghiệp, hiện đại hóa dịch vụ, nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng trong thời đại công nghệ số, Tổng công ty Điện lực miền Trung đã mạnh dạn triển khai thí điểm số hóa hợp đồng mua bán điện tại một đơn vị điện lực từ tháng 6/2016. Sau thực tế triển khai, hồ sơ điện tử cho thấy nhiều lợi ích vượt trội như: Giảm thiểu không gian lưu trữ hồ sơ, giúp nhân viên điện lực dễ dàng tra cứu thông tin, tạo không gian phòng giao dịch gọn gàng, chuyên nghiệp để tiếp đón khách hàng, đặc biệt là tạo nguồn dữ liệu để có thể khai thác, phân tích trên phần mềm Quản lý thông tin khách hàng CMIS. 

Từ đó, 13 công ty điện lực của EVNCPC đã nhất trí, quyết tâm cùng triển khai công tác số hóa hợp đồng mua bán điện. Tuy nhiên, công việc này cũng không hề dễ dàng. Ông Ngô Tấn Cư - Chủ tịch kiêm Giám đốc Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng cho biết, việc triển khai công tác số hóa tại các đơn vị thực tế gặp rất nhiều khó khăn, do khối lượng khách hàng rất lớn, riêng PC Đà Nẵng có khoảng 340.000 bộ hồ sơ, với hơn 3,4 triệu loại giấy tờ cần số hóa một cách chính xác, không cho phép sai sót. Khối lượng lớn, trong khi nhân lực mỏng, đội ngũ nhân viên điện lực lại luôn bị cuốn theo công việc kinh doanh hàng ngày, kinh phí để đầu tư máy scan, thiết bị quét, chụp chuyên dùng hạn hẹp,… Khó khăn và thách thức rất lớn, nếu không có sự quyết tâm, sẽ không thể hoàn thành công việc.

Để giải quyết vấn đề, PC Đà Nẵng và các công ty điện lực của EVNCPC đã thực hiện số hóa theo phương thức “cuốn chiếu”, tập trung huy động nhân lực, hoàn thành hồ sơ điện tử cho khách hàng lần lượt tại từng điện lực. Với cách làm này, lãnh đạo PC Đà Nẵng có thể quán xuyến sát sao tình hình triển khai tại mỗi điện lực, đồng thời, khoanh vùng thời gian triển khai số hóa tại từng chi nhánh trong thời gian nhất định, đẩy nhanh tiến độ thực hiện. Đặc biệt, giúp Công ty tránh được tình trạng mua sắm thiết bị dàn trải. Số lượng máy scan được các đơn vị Điện lực lưu chuyển dùng chung, giúp tối ưu hóa chi phí mua sắm thiết bị. Nhờ việc phân bổ nguồn lực hợp lý và sự đốc thúc sát sao từ lãnh đạo Công ty, mỗi đơn vị điện lực của PC Đà Nẵng chỉ mất hơn 1 tháng để hoàn thành số hóa hồ sơ khách hàng. Tương tự, các công ty điện lực của EVNCPC cũng triển khai nhanh chóng.

Công nghệ - giải pháp trọng tâm

Lãnh đạo Tổng công ty Điện lực miền Trung cho biết, cùng với việc bố trí nguồn lực tập trung, hiệu quả, yếu tố giúp EVNCPC nhanh chóng hoàn thành mục tiêu là việc tận dụng sức mạnh CNTT, tin học hóa công tác số hóa. Ông Nguyễn Cao Ký - Tổng giám đốc Công ty CP Điện lực Khánh Hòa (PC Khánh Hòa), đơn vị đầu tiên triển khai công tác số hóa của EVNCPC cho biết, quy trình thực hiện hồ sơ điện tử gồm rất nhiều bước: Scan, quét hồ sơ, chia tách file dữ liệu, tạo lưu trữ trên hệ thống máy chủ, đồng bộ dữ liệu vào phần mềm CMIS…, nếu thao tác thủ công sẽ rất tốn thời gian, dễ sai sót. Do đó, PC Khánh Hòa và cùng Ban CNTT, Ban Kinh doanh EVNCPC đã lập trình một phần mềm chuyên dụng hệ thống thông tin lưu trữ hồ sơ điện tử khách hàng dùng điện, hỗ trợ nhân viên điện lực hoàn toàn việc chia tách file hồ sơ khách hàng trên hệ thống máy chủ, tạo lưu trữ dữ liệu. Đồng thời, hỗ trợ công tác bảo mật thông tin, tạo các tường lửa bảo vệ hệ thống dữ liệu.

Theo ông Ký, khi giải được “bài toán” lập trình phần mềm, công tác số hóa được triển khai một cách đơn giản, thuận tiện. Với tính năng hiệu quả, phần mềm này đã được sử dụng rộng rãi trong các đơn vị của EVNCPC, và được EVN chọn để sử dụng chung trong toàn Tập đoàn khi thực hiện số hóa hồ sơ khách hàng.

Đối với các hồ sơ khách hàng mới, việc tạo hồ sơ điện tử càng trở nên dễ dàng, do các nhân viên điện lực có thể chuyển thẳng dữ liệu từ các phần mềm thao tác hiện trường, từ hệ thống máy tính phòng giao dịch lên hệ thống CMIS 3, không tốn công như với các hồ sơ lưu trữ trong kho.

Song song cùng việc số hóa, EVNCPC cũng đang tiến hành phân tích, tổng hợp nguồn dữ liệu thông tin khách hàng đồng bộ trên CMIS 3, nhằm phân tích nhu cầu, phục vụ khách hàng ngày càng tốt hơn. Đặc biệt, từ tháng 12/2017, khi EVN phục vụ trực tuyến 100% dịch vụ điện tương đương cấp độ 3.0, thì các hồ sơ điện tử càng thể hiện rõ hiệu quả thiết thực, giúp ngành Điện dễ dàng tra cứu và sử dụng thông tin dữ liệu về lịch sử yêu cầu dịch vụ của khách hàng, từ đó, phục vụ khách hàng ngày càng tốt hơn. 

Theo TCĐL Chuyên đề Quản lý & Hội nhập