Những việc cần làm

Doanh nghiệp xử lý dữ liệu cá nhân người lao động trong suốt thời gian thực hiện hợp đồng lao động, thậm chí ngay từ khi có sự kết nối với ứng viên tuyển dụng. Ngoài ra, doanh nghiệp còn xử lý dữ liệu thông qua các kênh xử lý dữ liệu tự động của mình bằng phương tiện điện tử nhằm đánh giá, phân tích, dự đoán hoạt động của người lao động. Trong đó, Nghị định 13/2023/NĐ-CP quy định cụ thể là thói quen, sở thích, mức độ tin cậy, hành vi, địa điểm, xu hướng, năng lực và các trường hợp khác.

Điều đầu tiên, doanh nghiệp cần có được sự đồng ý cho xử lý dữ liệu cá nhân từ người lao động. Với tư cách là chủ thể dữ liệu cá nhân, người lao động được quyền đồng ý hoặc không đồng ý cho phép doanh nghiệp xử lý dữ liệu cá nhân của mình.

Sự đồng ý phải được thể hiện rõ ràng, cụ thể. Hình thức thể hiện sự đồng ý có thể bằng văn bản, giọng nói, đánh dấu vào ô đồng ý, cú pháp đồng ý qua tin nhắn, chọn các thiết lập kỹ thuật đồng ý hoặc qua một hành động khác thể hiện được điều này.

Doanh nghiệp cần thông báo việc xử lý dữ liệu cá nhân cho người lao động. Việc thông báo được thực hiện một lần trước khi xử lý dữ liệu cá nhân. Nội dung thông báo gồm mục đích xử lý; loại dữ liệu cá nhân được sử dụng có liên quan tới mục đích xử lý; cách thức xử lý; thông tin về các tổ chức, cá nhân khác có liên quan tới mục đích xử lý; hậu quả, thiệt hại không mong muốn có khả năng xảy ra; thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc xử lý dữ liệu. Thông báo này phải được thể hiện ở một định dạng có thể được in, sao chép bằng văn bản, bao gồm cả dưới dạng điện tử hoặc định dạng kiểm chứng được.

Doanh nghiệp tôn trọng và thực hiện các yêu cầu của người lao động về dữ liệu cá nhân của họ như cung cấp dữ liệu cá nhân; chỉnh sửa dữ liệu cá nhân; lưu trữ, xóa, hủy dữ liệu cá nhân; phản đối xử lý dữ liệu; khiếu nại, tố cáo, khởi kiện; bồi thường thiệt hại.

Để việc bảo vệ dữ liệu cá nhân đạt hiệu quả cao, doanh nghiệp yêu cầu người lao động thực hiện các nghĩa vụ để bảo vệ dữ liệu cá nhân của mình như tự bảo vệ dữ liệu cá nhân của mình; tôn trọng, bảo vệ dữ liệu cá nhân của người khác; cung cấp đầy đủ, chính xác dữ liệu cá nhân khi đồng ý cho phép xử lý dữ liệu cá nhân…

Lưu ý về sự đồng ý của người lao động

Sự đồng ý của người lao động có hiệu lực cho tới khi có quyết định khác hoặc khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu bằng văn bản. Người lao động có quyền rút lại sự đồng ý của mình. Doanh nghiệp phải ngừng và yêu cầu các tổ chức, cá nhân có liên quan ngừng xử lý dữ liệu của chủ thể dữ liệu đã rút lại sự đồng ý.

Sự im lặng hoặc không phản hồi của chủ thể dữ liệu không được coi là sự đồng ý. Vì vậy, doanh nghiệp nên ký riêng thỏa thuận này với người lao động ngay từ khi người lao động vào làm ở công ty với hình thức theo quy định pháp luật. Một số hình thức hiện đại, áp dụng công nghệ cần được cân nhắc kỹ để không mất thời gian chứng minh chứng cứ khi tranh chấp xảy ra.

Người lao động có thể đồng ý một phần hoặc với điều kiện kèm theo. Doanh nghiệp cần ghi lại giới hạn này để khi xử lý dữ liệu cá nhân không vi phạm giới hạn hoặc điều kiện mà người lao động đưa ra.

Việc xử lý dữ liệu cá nhân của người lao động bằng các hệ thống tự động nằm ngoài lãnh thổ Việt Nam phải phù hợp với mục đích đã được đồng ý. Để tránh những rắc rối về sau và mất thời gian yêu cầu người lao động đồng ý trong từng mục đích cụ thể, doanh nghiệp nên liệt kê các mục đích sử dụng dữ liệu cá nhân ngay từ đầu.

Để không gặp trở ngại khi doanh nghiệp cung cấp dữ liệu cá nhân người lao động cho bên thứ ba xử lý như chuyển lương, khai thuế… thì trong nội dung đồng ý cần đưa thông tin này vào.

Trong quá trình xử lý dữ liệu cá nhân, trách nhiệm chứng minh thuộc về doanh nghiệp. Trong trường hợp cần thiết, doanh nghiệp cần lập vi bằng để tránh gặp khó khăn trong việc chứng minh về sau.

Link gốc