3 thế hệ và những đổi thay chiến lược

Khái niệm KPI được phát triển ở Hoa Kỳ những năm 1980, nhưng phải đến năm 1992, phương pháp này mới được áp dụng rộng rãi trong quản trị doanh nghiệp trên thế giới. Từ đó tới nay, KPI đã trải qua 3 thế hệ và có nhiều đổi mới. KPI đã trở thành công cụ quản trị chiến lược, sử dụng bản đồ chiến lược như một hệ thống các mục tiêu chiến lược có liên kết nhân - quả khi thiết kế, và hệ thống chỉ tiêu khi theo dõi đánh giá thực thi chiến lược.

Trong khi các công ty lớn tại mỗi quốc gia thường có xu hướng thiết lập chiến lược và sử dụng KPI là công cụ quản lý kết quả theo từng giai đoạn thực hiện, thì các tập đoàn đa quốc gia thường sử dụng KPI cho từng công ty theo từng loại sản phẩm. Ví dụ, LG Electronics thiết lập mục tiêu và chỉ tiêu đánh giá tách biệt so với LG Information Systems hoặc theo địa bàn, như bộ chỉ tiêu của BP Việt Nam tách biệt so với BP Indonesia. 

Theo tác giả Norton & Kaplan, cách thức triển khai KPI tại các doanh nghiệp hiện nay rất sáng tạo. Nếu như trước đây, KPI được coi là chỉ phù hợp với loại hình doanh nghiệp lớn, thì nay công cụ này không phân biệt quy mô, loại hình của công ty/tổ chức. Một tổ chức hay doanh nghiệp quan tâm đến xây dựng chiến lược, điều hành theo định hướng chiến lược và tăng cường hiệu quả sử dụng công cụ tài chính và phi tài chính của tổ chức mình là có thể ứng dụng KPI một cách hiệu quả.

Theo báo cáo của Bain 2015, các doanh nghiệp sử dụng KPI thành công trong năm 2014 trên thế giới thuộc rất nhiều lĩnh vực ngành nghề khác nhau, mô hình kinh doanh và loại hình sở hữu cũng đa dạng. Tại các doanh nghiệp có đặc trưng quản trị theo trường phái Anh – Mỹ, hệ thống KPI được áp dụng rất hiệu quả nhờ hai yếu tố chính là văn hóa tập trung vào kết quả nhiều hơn là cân bằng mối quan hệ và hệ thống quản lý đã được vận hành theo nguyên tắc hợp tác và tạo sự chủ động, tự giác của cá nhân nhiều hơn là giám sát, áp đặt. Chính phủ các quốc gia ở khu vực Châu Á – Thái Bình Dương như Singapore, Malaysia, Australia và gần đây là Campuchia cũng đã sử dụng KPI để quản lý kết quả công việc của nhân viên.

KPI cần có hệ thống thông tin theo dõi từ quá trình ghi chép, thống kê và phân tích đến đưa ra kết quả báo cáo, giúp các nhà quản lý và điều hành ra quyết định nhanh. KPI không thể chỉ là một hệ thống đánh giá để khen thưởng và trả lương cho các cá nhân mà phải nhìn nhận là một công cụ hữu hiệu để điều hành và ra quyết định kinh doanh nhanh nhất, chính xác nhất có thể.

Những hạn chế cần khắc phục

Bên cạnh những thành công, khi triển khai KPI, rất nhiều doanh nghiệp đã “vấp” phải khó khăn do thiếu tính ứng dụng đồng nhất trong việc hiểu rõ về công cụ. Thông thường, trong một doanh nghiệp, chỉ có một vài cá nhân tìm hiểu sâu về KPI trước khi quyết định áp dụng. Vì vậy, để số đông hiểu và cùng áp dụng, cần phải có thời gian và đặc biệt là phải sử dụng truyền thông sao cho hiệu quả. Trên thực tế, những người quản lý không có thời gian để “chờ đợi” và họ sẽ cố gắng triển khai nhanh nhất có thể. Tuy nhiên, khi truyền thông chưa đủ mạnh, mọi người chưa cảm nhận được sự cần thiết phải áp dụng KPI, họ chưa có động lực để triển khai hệ thống. 

Tiếp theo là hiểu về phương pháp và lựa chọn phương pháp. Xây dựng KPI là phải tư duy một cách có hệ thống, kết nối các chỉ tiêu, mục tiêu một cách hiệu quả. Một doanh nghiệp muốn nâng cao năng lực quản trị phải hiểu được tất cả quá trình chuyển hóa từ đầu vào đến đầu ra của sản phẩm. 

Một điểm nữa là khả năng của mỗi cán bộ quản lý. Họ hiểu, nhưng lại không có khả năng áp dụng hoặc vì một vài lý do nên chưa thể áp dụng. Sự chậm trễ trong việc ra quyết định thể hiện năng lực và trình độ của người quản lý, từ đó không đánh giá được chính xác tính hiệu quả trong việc áp dụng chỉ số KPI. 

Tại một số doanh nghiệp, công cụ thực hiện có thể là những mảnh giấy ghi chép, có nơi lại hoàn toàn bằng hệ thống tự động. Dù trên giấy hay hoàn toàn tự động, điều quan trọng là các doanh nghiệp có đưa ra được những quan điểm về những vấn đề cần phải cải tiến, hoàn thiện. 

Một khó khăn nữa trong quá trình triển khai áp dụng KPI của doanh nghiệp, là nhiều đơn vị mới triển khai áp dụng trong một thời gian ngắn, nên lo lắng phương pháp bị sai lệch. Vì vậy, nếu các doanh nghiệp ứng dụng tốt thì có thể vượt qua khó khăn này. Sử dụng KPI với kỳ vọng đánh giá năng lực cá nhân, nhưng trên thực tế phải bắt đầu từ hiệu suất của cả Công ty, đến bộ phận quản lý, sau đó mới đến cá nhân. Giải pháp đặt ra là phải nâng cao năng lực cho các phòng ban kế hoạch và nhân sự để hoàn thiện các chỉ tiêu này. 

KPI là hệ thống đưa doanh nghiệp đi về phía trước. Nhưng, chúng ta phải có hệ thống đẩy doanh nghiệp tiến lên, đó là tiền lương và thưởng, từ đó tạo ra hệ thống khác biệt giữa người làm tốt và người làm không tốt. Có như vậy, KPI mới được triển khai thành công và mang lại hiệu quả thiết thực.