Phó Tổng giám đốc EVN Võ Quang Lâm cho biết, từ năm 1999, EVN đã sử dụng hệ thống Văn phòng điện tử E- Office. Đây là phần mềm đầu tiên của EVN, và đến nay đã trải qua bốn phiên bản (E- Office 1.0, 2.0, 2.3 và 3.0). Văn phòng điện tử E- Office đã chứng minh được vai trò quan trọng trong giải quyết, điều hành công việc hàng ngày của Tập đoàn và góp phần quan trọng trong công tác cải cách hành chính.

Tuy nhiên, hệ thống E-Office có một số tồn tại như: nền tảng công nghệ cũ, tính năng không đồng đều, hạn chế về phiên bản di động, chưa liên kết với các phần mềm khác,… Do đó, tháng 10/2019, Tập đoàn đã giao Công ty Viễn thông Điện lực và Công nghệ thông tin (EVNICT) tổ chức xây dựng hệ thống Văn phòng số Digital – Office thay thế cho E-Office 3.0.

Theo đó, Digital – Office được xây dựng trên nền tảng công nghệ mới, đảm bảo tính mở rộng và phù hợp định hướng công nghệ của Tập đoàn, phù hợp việc chuyển đổi số trong EVN. Hệ thống đáp ứng được yêu cầu nghiệp vụ và nâng cao trải nghiệm người dùng.

Quá trình xây dựng hệ thống Văn phòng số Digital – Office gặp không ít khó khăn do ảnh hưởng dịch COVID-19. Tuy nhiên, đến tháng 10/2020, hệ thống đã cơ bản hoàn thành và được triển khai thí điểm tại Tổng công ty Phát điện 1, Công ty Mua bán Điện, Trung tâm Thông tin Điện lực.

Phó Tổng giám đốc EVN đánh giá cao và biểu dương sự nỗ lực của EVNICT, các Ban/Văn phòng EVN và 3 đơn vị tham gia thí điểm phần mềm.

“Với kết quả triển khai thí điểm tại các đơn vị, Tập đoàn cho phép triển khai chính thức hệ thống Digital - Office tại Cơ quan Tập đoàn. Để có thể triển khai diện rộng trong Tập đoàn trong quý II/2021, tôi giao nhiệm vụ cho Ban Viễn thông và CNTT, EVNICT cùng các Ban, đơn vị liên quan tiếp tục khắc phục tồn tại về hiệu năng, để hoàn thiện phần mềm” - Phó Tổng giám đốc EVN Võ Quang Lâm chỉ đạo.

Báo cáo lãnh đạo Tập đoàn, Giám đốc EVNICT Nguyễn Minh Khiêm cho biết, hệ thống Digital Office được xây dựng gồm 3 phiên bản: trên Web, Tablet và phiên bản trên Smart Mobile.

Hệ thống gồm đầy đủ các phân hệ trên E-OFFICE 3.0 như: Phân hệ Văn thư, Phân hệ Văn bản đến, công việc, Phân hệ Văn bản đi/Phân hệ Văn bản đi nội bộ, Hồ sơ tài liệu, đánh giá, chấm điểm, tích hợp hệ thống gửi nhận văn bản giữa EVN và các đơn vị,... Bên cạnh đó, hệ thống cũng được bổ sung một số tính năng nghiệp vụ mới đáp ứng đầy đủ các quy định mới về công tác văn phòng và sẵn sàng cho việc mở rộng theo cải cách hành chính của EVN.

Đặc biệt hệ thống Digital Office cũng được tích hợp với hệ thống Quản lý nguồn nhân lực HRMS, EVNCA, EVNPORTAL, xây dựng các chuẩn, sẵn sàng tích hợp các dịch vụ tiện ích văn phòng. Qua đó, làm cơ sở cho việc phát triển và hoàn thiện giải pháp Văn phòng điện tử trong giai đoạn tiếp theo.

M.Hạnh