Giải bài toán khó về quản lý vật tư, thiết bị

Nhắc đến công tác chuyển đổi số ở Công ty Nhiệt điện Nghi Sơn không thể không nhắc đến chị Nguyễn Thị Huyền với sáng kiến “Chuẩn hóa dữ liệu, áp dụng mã số - mã vạch trong công tác quản lý vật tư”. 

Trước đó, Nhà máy Nhiệt điện Nghi Sơn đã ứng dụng phần mềm quản trị tồn kho ERP trong công tác quản lý vật tư, nhưng mới chỉ dừng lại ở công tác thống kê nhập - xuất - tồn trên sổ sách giấy tờ. Tuy nhiên, phần mềm còn hạn chế do khung định danh sản phẩm chỉ giới hạn 240 ký tự/sản phẩm, nên người dùng gặp khó khăn trong công tác tìm kiếm chính xác vật tư thiết bị; bộ phận kho phải quản lý thủ công, tự tổng hợp các số liệu trên bảng excel, không linh hoạt trong quản lý vật tư. 

Không chỉ có vậy, Công ty Nhiệt điện Nghi Sơn có một lượng hàng dự án hơn 2.000 mã thiết bị do các nhà thầu giao lại, gần như chỉ có tên danh mục không có chi tiết thông số kỹ thuật. Chính vì vậy, nếu chỉ tra cứu trên file dữ liệu thì không thể xác định được vật tư cần thay thế. Do đó, mỗi khi thay thế, các chuyên viên Phòng Kỹ thuật thường phải đi kiểm tra thực tế hàng tồn kho để chắc chắn hàng cần thay có hay không? Việc này rất tốn thời gian và không kịp thời đưa ra phương án sửa chữa.

Từ những khó khăn thực tế, chị Huyền luôn trăn trở để giải bài toán “Làm thế nào để có thể với một mã số mà 3 đối tượng (kho - người quản lý - người sử dụng) đều có thể biết được chính xác vị trí, hình ảnh, thông số chi tiết... của từng thiết bị”. Và chị đã từng bước tìm ra lời giải: Việc đầu tiên là phải xây dựng cơ sở dữ liệu, vì dữ liệu là yếu tố cốt lõi quyết định 70% thành công. Sau đó áp dụng mã số - mã vạch để truyền tải nội dung làm được lên các thiết bị điện tử nhằm phục vụ cho mục đích sử dụng của đơn vị .“Tôi và đồng nghiệp đã chuẩn hóa thành công 12.000 mã vật tư (bao gồm chi tiết thông số kỹ thuật, vị trí, phân loại vật tư và gần 30.000 ảnh) tạo ra kho dữ liệu vật tư cho Nhà máy Nhiệt điện Nghi Sơn” - chị Huyền chia sẻ.

Sáng kiến được áp dụng đã giúp ban lãnh đạo cũng như các bộ phận kỹ thuật trong nhà máy có thể nắm bắt các thông tin về vật tư bất cứ lúc nào ngay trên chính thiết bị điện tử như điện thoại, ipad... của mình. Thông qua các thiết bị trên có thể theo dõi hàng tồn kho, kiểm tra thông tin vật tư với đầy đủ thông số kỹ thuật, hình ảnh..., giúp cho việc thay thế thiết bị được triển khai nhanh hơn, cũng như lên kế hoạch mua sắm các thiết bị dự trữ một cách hợp lý, tránh phải đầu tư số tiền lớn mua hàng tồn kho và thuê kho chứa hàng. Bên cạnh đó, bộ phận kho cũng giảm được số lượng nhân sự và chủ động trong công tác kiểm soát vật tư nhập - xuất - tồn một cách chính xác và khoa học.

Truyền lửa đổi mới, sáng tạo 

Năm 2022, Công ty Thủy điện Sơn La với ý tưởng “Chuyển đổi số toàn diện phương thức đào tạo trong Tập đoàn Điện lực Việt Nam” đã xuất sắc giành giải Nhất  Cuộc thi Ý tưởng đổi mới sáng tạo trong công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực EVN năm 2022. Đây là sự vinh danh xứng đáng cho những nỗ lực đổi mới, sáng tạo xuyên suốt của đội ngũ cán bộ, công nhân viên Công ty thời gian qua. Trong đó, không thể không nhắc đến sự đóng góp của nữ đội trưởng đội thi - chị Nguyễn Thị Lan Anh, Phó Trưởng phòng Hành chính và Lao động. 

Chị Nguyễn Thị Lan Anh chia sẻ, từ thực tế công tác đào tạo, phát triển nguồn nhân lực còn nhiều khó khăn, hạn chế như: người lao động ở một số bộ phận khả năng tiếp cận cái mới còn thấp; tài liệu đào tạo còn ở dạng in ấn, scan, khó tra cứu; người hướng dẫn khả năng truyền đạt còn hạn hẹp..., Công ty Thủy điện Sơn La đã xây dựng ý tưởng chuyển đổi số phương thức đào tạo gồm 5 giải pháp. 

Thứ nhất, sử dụng E-learning có mức độ tương tác cao, cho phép học viên tương tác, phản hồi với từng bài giảng, qua đó tạo sự hứng thú trong học tập.

Thứ 2, ứng dụng sơ đồ tư duy trong đào tạo: đây là phương pháp ghi chú sáng tạo, được mệnh danh "công cụ vạn năng cho bộ não"- một phương pháp hình hóa các thông tin dưới dạng văn bản thành một sơ đồ trực quan, logic, dễ hiểu và sinh động. Ngoài ra, với sơ đồ tư duy, người dùng không chỉ ghi nhớ thông tin cụ thể, mà còn có thể phân tích, tổng hợp các vấn đề, liên hệ các dữ kiện.

Thứ ba, xây dựng phần mềm mô phỏng quá trình thiết bị: Từ hạn chế lớn trong đào tạo là không cho phép tháo (mở) thiết bị khi đang vận hành mang điện, Công ty Thủy điện Sơn La xây dựng giải pháp mô phỏng, giúp học viên dễ dàng hình dung được các thiết bị.

Thứ tư, sử dụng 3D trong đào tạo trực quan: Tương tác 3D chính là tương tác trong thế giới thực (so với 2D trên mặt phẳng giấy). Sau khi xây dựng bộ thư viện các thiết bị 3D, công nghệ hiện đại cho phép sử dụng các máy in 3D để tạo ra các mô hình này ngoài đời thực. Công ty Thủy điện Sơn La đã sử dụng cách thức này để tạo ra mô hình khối tổ máy Nhà máy Thủy điện Sơn La, giúp học viên hiểu rõ hơn về cấu tạo và mức độ chi tiết của thiết bị, công trình.

Thứ năm, đồ họa trực quan infographic: Đồ họa trực quan sử dụng hình ảnh để trình bày thông tin một cách khoa học, đẹp mắt, giúp người đọc dễ hiểu… Người học chỉ cần xem hình ảnh là có khả năng nắm đủ thông tin chính yếu.

Thời gian qua, EVN và các đơn vị đã ứng dụng công nghệ vào công tác đào tạo và mang lại hiệu quả, điển hình như E-learning. Tuy nhiên, trên thực tế, hiện nhiều bài giảng E-Learning vẫn là các video quay giảng viên đứng lớp, học viên xem video một chiều, dễ gây nhàm chán. Chính vì vậy, “Ý tưởng chuyển đổi số toàn diện phương thức đào tạo trong EVN” của Công ty Thủy điện Sơn La nhằm xây dựng những bài giảng E-Learning đơn giản nhưng sinh động và hiệu quả đối với người học, dựa trên sự tổng hợp của 5 giải pháp. 

Từ hiệu quả thực tế ở đơn vị, thời gian tới, Công ty Thủy điện Sơn La sẽ đề xuất với EVN một số hạng mục để hoàn thiện hơn về ý tưởng. Đồng thời Công ty cũng sẵn sàng chia sẻ ý tưởng này đến với các đơn vị trong toàn tập đoàn, chị Nguyễn Thị Lan Anh cho hay.