|
Tìm kiếm thông tin hợp đồng rất thuận tiện trên chương trình cắt file SplitPDFwithBarcode - Nguồn ảnh: PC Phú Yên
|
Trước đó, Công ty triển khai thí điểm số hóa và lưu trữ hồ sơ khách hàng sử dụng điện dưới dạng điện tử tại Điện lực Tuy Hòa. Trong quá trình thao tác đã phát hiện nhiều bất cập như: Mỗi hồ sơ khách hàng phải chia thành nhiều lần scan; phải thực hiện nhiều công đoạn thủ công như đổi tên tập tin theo đúng quy định, copy vào thư mục, cập nhật thông tin mã khách hàng vào tập tin excel… nên nhân viên mất nhiều thời gian và dễ bị sai sót.
Để khắc phục tình trạng này, PC Phú Yên đã nghiên cứu xây dựng thành công ứng dụng "cắt file PDF". Sau nhiều lần cải tiến, nâng cấp, ứng dụng SplitPDFwithBarcode (cắt file PDF tự động bằng công nghệ nhận diện mã vạch) đã giải quyết được hầu hết các vướng mắc ban đầu, giúp tăng năng suất lao động lên gấp 3 lần.
Khi sử dụng phần mềm mới này, nhân viên scan chỉ cần thao tác rất đơn giản: Sắp xếp hồ sơ, chèn mã vạch tương ứng theo từng loại hồ sơ, bấm nút scan và nút cắt file, sau đó ứng dụng sẽ tự động cắt file theo các thông số đã được thiết lập. Theo đó, phần mềm có tính năng tự động phân loại hồ sơ theo từng loại mã vạch; tính năng lưu lại những thiết lập chung như thư mục nguồn, thư mục đích trong sinh hoạt, thư mục đích ngoài sinh hoạt, đơn vị quản lý; tính năng hỗ trợ tìm kiếm mã khách hàng thông qua số hợp đồng; tính năng hỗ trợ lấy tất cả danh sách mã khách hàng.
Ứng dụng này cũng đã được Lãnh đạo Tổng công ty Điện lực miền Trung (EVNCPC) khen thưởng và đưa vào áp dụng rộng rãi tại các đơn vị khác nhằm đẩy nhanh tiến độ thực hiện số hóa hồ sơ khách hàng trong toàn Tổng công ty.