Hội nghị do Văn phòng và Ban Pháp chế EVN đồng chủ trì tổ chức.

Công tác văn thư lưu trữ là một trong những nội dung có ý nghĩa quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, đặc biệt là trong giai đoạn chuyển đổi số hiện nay. Trên cơ sở các quy định của pháp luật, EVN đã ban hành các quy chế, quy định và văn bản chỉ đạo về công tác này. Đặc biệt, trong quá trình chuyển đổi số nói chung, xây dựng văn phòng số nói riêng, công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan càng cần phải quan tâm, chú trọng.

Hội nghị “Hướng dẫn, trao đổi, chia sẻ kinh nghiệm trong công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan” là dịp để các đơn vị  chia sẻ kinh nghiệm thực tiễn về cách làm hay, những khó khăn, vướng mắc thực tế, các kiến nghị, đề xuất trong công tác văn thư lưu trữ nói chung và công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan nói riêng tại các đơn vị hiện nay, đồng thời tăng cường trao đổi, học tập kinh nghiệm từ Văn phòng và Ban Pháp chế EVN cũng như các đơn vị đang thực hiện tốt công tác này.

Tại hội nghị, đại diện Công ty Viễn thông Điện lực và Công nghệ thông tin (EVNICT) đã hướng dẫn trực quan công tác lập hồ sơ công việc trên hệ thống D-Office, quy trình tổng hợp, đánh giá kết quả hoàn thành và một số nội dung liên quan đến chấm điểm chỉ tiêu hiệu quả Tập đoàn đã ban hành cho các đơn vị.

Theo ông Đoàn Văn Huy, Phó Chánh Văn phòng Tập đoàn, EVN là một trong những đơn vị tiên phong đi đầu trong việc nghiên cứu, thể chế hoá các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước cho lĩnh vực chuyển đổi số về các hoạt động nghiệp vụ công tác văn phòng nói chung, công tác văn thư lưu trữ nói riêng. Đến nay, các hành lang pháp lý cho việc triển khai chuyển đổi số và nền tảng công nghệ thông tin phục vụ công tác này đã có tính liên kết chặt chẽ, đảm bảo thống nhất, được áp dụng xuyên suốt từ Cơ quan EVN đến các đơn vị thành viên.

Cụ thể, 100% các đơn vị thành viên của EVN đã áp dụng hệ thống văn phòng số Digital – Office, 100% văn bản được trình ký, phát hành luân chuyển dưới dạng điện tử (ngoại trừ văn bản thuộc các cấp độ mật), 100% các cán bộ quản lý được cấp chữ ký số. EVN đã hoàn thành kết nối giữa hệ thống văn phòng số với Trục liên thông văn bản quốc gia và chính thức sử dụng từ 01/01/2022 để gửi nhận văn bản điện tử triệt để (không sử dụng văn bản giấy), kết nối tới gần 200 cơ quan gồm Chính phủ, Bộ, ngành, các cơ quan hành chính trung ương, địa phương, các tập đoàn, tổng công ty nhà nước.

Đặc biệt, EVN đã thực hiện thành công nghiệp vụ thanh toán điện tử đối với tiền lương và mua sắm văn phòng phẩm tại Cơ quan EVN tạo tiền đề để EVN đẩy mạnh sử dụng các tiện ích thanh toàn điện tử đồng bộ cho tất cả các hoạt động thanh toán còn lại trong toàn EVN.

“Để tiếp tục thực hiện có hiệu quả hơn nữa công tác văn thư lưu trữ, mỗi CBCNV trong EVN cần xác định rõ việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ Cơ quan là nhiệm vụ bắt buộc của mỗi cá nhân/bộ phận/phòng, ban được giao chủ trì giải quyết công việc. Do đó, mỗi cá nhân cần nắm vững, tuân thủ đúng các quy định trong công tác lập hồ sơ; đảm bảo đầy đủ, chính xác về tên hồ sơ, thành phần tài liệu trong hồ sơ, xác định thời hạn bảo quản đúng để giao nộp vào lưu trữ Cơ quan theo quy định, không được để chậm chễ, tồn đọng hồ sơ trong quá trình giải quyết công việc. Từ đó, nâng cao hiệu suất giải quyết công việc, tiết kiệm thời gian và cắt giảm nhiều chi phí không cần thiết” - Phó Chánh Văn phòng EVN nhấn mạnh.

Văn phòng và Ban Pháp chế EVN cũng yêu cầu các đơn vị nghiêm túc thực hiện các quy định của Nhà nước/của tập đoàn về công tác văn thư lưu trữ, đồng thời nâng tinh thần đổi mới, sáng tạo gắn với cải cách hành chính, ứng dụng CNTT đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ ngày càng cao của sự phát triển, đặc biệt trong xu thế cải cách và hội nhập Quốc tế của đất nước, đáp ứng mục tiêu và phấn đấu trở thành doanh nghiệp  số toàn diện vào năm 2025.

Với thời lượng một ngày làm việc tích cực, khẩn trương hội nghị đã tổng hợp, giải đáp gần 300 câu hỏi, vướng mắc của các CBCNV tại các điểm cầu xoay quanh công tác lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan và sử dụng phần mềm Digital-Office, chia sẻ về quy trình ký số Phụ lục văn bản sao cho đảm bảo tính pháp lý, cũng như các thành phần văn bản trong hồ sơ công việc.

Thông qua Hội nghị, các vấn đề vướng mắc trong công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, tính pháp lý của các bản sao đã được Văn phòng và Ban Pháp chế EVN giải đáp cặn kẽ, đầy đủ góp phần đem lại hiệu quả thiết thực trong công tác quản trị, giúp CBCNV và lãnh đạo có thể xử lý công việc mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị, tạo sự thuận tiện và hướng tới mục tiêu tăng năng xuất lao động trong toàn tập đoàn.