Ông Đinh Xuân Đức, Phó phòng Phương thức, Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia
Cơ hội tốt để quảng bá hình ảnh đơn vị
Làm việc với đối tác nước ngoài về mua sắm các trang thiết bị, các phần mềm công nghệ là công việc thường xuyên của chúng tôi. Một số đối tác châu Âu chúng tôi đã tiếp xúc, làm việc là: Siemens, EDF, Vestas, GE, GIZ, EC (Ủy ban Châu Âu)... Trong các cuộc tiếp xúc và trao đổi với đối tác, chúng tôi luôn ý thức đây là cơ hội tốt để quảng bá hình ảnh cơ quan, đơn vị mình, nên việc giữ gìn bản sắc, phong cách trong ứng xử, ngoại giao như chào hỏi, đón tiếp, tổ chức sự kiện là những yếu tố quan trọng cần quan tâm.
Bên cạnh đó, những nguyên tắc giao tiếp thông thường như trao đổi danh thiếp, cung cấp cho đối tác các tài liệu giới thiệu về cơ quan cũng không thể bỏ qua. Khi bắt tay, chúng ta cần giữ tư thế bình đẳng, nét mặt vui tươi, biểu thị tình cảm đúng mức, không bắt tay người này mà nhìn người khác, không đút tay trái vào túi quần, không mang găng tay khi bắt tay... Khi nói chuyện, chúng ta không nên nói to và khoa chân múa tay, cần kiểm soát được giọng nói của mình, nói vừa đủ nghe... Không nên coi nhẹ những nghi thức giao tiếp tưởng chừng rất đơn giản này, bởi, nếu như chúng ta có một mở đầu “tệ” sẽ rất khó để tìm được sự hợp tác tốt đẹp đối tác.
Tôi đặc biệt ấn tượng với cách làm việc của các đối tác đến từ Tập đoàn Siemens (CHLB Đức) bởi thái độ làm việc rất nghiêm túc và chính xác. Làm việc với họ, tôi có thêm khá nhiều kinh nghiệm trong giao tiếp, ứng xử. Người Đức thường đề cao sự logic và tính chính xác, song họ vẫn là người Latinh, thích những cuộc thảo luận kĩ càng và dường như không có giới hạn về thời gian. Những thắc mắc, trao đổi của chúng tôi đều được các chuyên gia Siemens phản hồi tích cực, kể cả đó là những vấn đề khó và chuyên sâu trong vận hành hệ thống điện.
Bà Hà Minh Huệ, Trưởng ban Quan hệ quốc tế, Tổng công ty Điện lực miền Bắc
Tôn trọng nguyên tắc làm việc của đối tác khi đàm phán
Tổng công ty Điện lực miền Bắc thường làm việc với các đối tác vay vốn như Ngân hàng Tái thiết Đức (KfW), Ngân hàng Thế giới (WB)... Khi đàm phán với các đối tác châu Âu, chúng tôi rất chú trọng đến đặc điểm văn hóa quốc gia của đối tác, từ đó có phong cách làm việc và giao tiếp ứng xử cho phù hợp.
Những đối tác (khách hàng) người châu Âu hay người Mỹ khi mới tiếp xúc thường tỏ thái độ tự tin, bình đẳng, ít coi trọng địa vị xã hội. Cách tiếp cận và giải quyết vấn đề khi làm việc cũng thẳng thắn hơn. Họ rất biết cách lắng nghe và thấu hiểu đối tác đang cần gì, muốn gì từ họ. Khi làm việc, những đối tác châu Âu thường cởi mở và đi thẳng vào vấn đề. Họ rất coi trọng hiệu quả công việc và kết quả, hơn là quá trình thực hiện công việc đó. Họ thường có ý thức giữ gìn cuộc sống cá nhân nên khi mới tiếp xúc, chúng ta không nên đặt các câu hỏi quá mức về cuộc sống riêng tư.
Đặc biệt, khi làm việc với đối tác châu Âu, quá trình đàm phán rất quan trọng. Họ rất linh hoạt khi trao đổi và không ngại đặt ra những câu hỏi đơn giản. Ví dụ, đối tác Đức yêu cầu đúng giờ là rất quan trọng. Việc xa cách về địa lý, chênh lệch múi giờ là điều không thể tránh. Vì vậy, để đảm bảo hiệu quả công việc, chúng ta cần chọn thời điểm trao đổi, họp online hợp lý. Ngoài ra, đối tác cũng có những nguyên tắc riêng và chúng ta cần phải tôn trọng những nguyên tắc làm việc của họ. Đây cũng là tiền đề tạo dựng phong cách làm việc chuyên nghiệp, lịch sự, biết lắng nghe, thấu hiểu và giữ chữ tín giữa hai bên.
Ông Nguyễn Mai Long, Giám đốc Chi nhánh TP. Hồ Chí Minh, Công ty Tài chính CP Điện lực
Cần khẳng định vị thế doanh nghiệp
Với sứ mệnh là đầu mối thu xếp vốn, quản trị vốn cho các dự án điện thuộc Tập đoàn Điện lực Việt Nam và các đơn vị thành viên, đồng thời cung cấp các sản phẩm dịch vụ tài chính chuyên nghiệp, chúng tôi có dịp tiếp xúc với nhiều tổ chức, nhiều đối tác châu Âu như: Ngân hàng KB (Cộng hòa Séc), Công ty Xây dựng PSJ (Cộng hòa Séc); Ngân hàng Nord LB (Đức); Ngân hàng BNP Paripas; Công ty Fuhrlaender (Đức)...
Đối tác châu Âu thường không quá chú trọng nhiều vào lễ nghĩa mà luôn đi thẳng vào vấn đề, họ coi trọng hàng đầu là vị thế, uy tín của doanh nghiệp và kinh nghiệm trong lĩnh vực trao đổi. Đặc biệt, một số đối tác người Đức, CH Séc, Thụy Điển, Hà Lan… đòi hỏi rất tỷ mỉ các thông tin cụ thể về đối tác, về dự án sẽ hợp tác, hỗ trợ, nhất là vấn đề kỹ thuật đặc thù trong ngành Điện.
Do đó, để xây dựng được một mối quan hệ lâu dài và bền vững, chúng ta cần đặt vị thế của doanh nghiệp mình tương đương với đối tác để có thể thẳng thắn trao đổi các vấn đề mà hai bên cùng quan tâm, đồng thời khẳng định vị thế của đơn vị mình. Kinh nghiệm của tôi khi làm việc là phải lịch sự, không khúm núm, nhưng cũng không tự cao.
“Thank you”, “Please”, “Sorry” nên là những từ cửa miệng, khi làm điều gì phiền toái đến người khác cần xin lỗi, người ta giúp một việc nhỏ cũng cần phải cảm ơn; Không nên chủ động hỏi đời tư của khách hàng, đối tác, nhất là đối với phụ nữ không hỏi về tuổi tác, hôn nhân, gia đình, lương bổng, doanh thu…; Không bao giờ phê phán, chỉ trích chế độ chính trị - xã hội, luật lệ, phong tục, tập quán, tôn giáo của đối tác, nhất là tuyệt đối không nhận xét, chỉ trích những người lãnh đạo nước họ. Trong lúc vui chuyện với đối tác nên cân nhắc kỹ, không nên làm lộ bí mật của cơ quan, tổ chức, song cũng cần tránh thái độ quá dè dặt làm cho khách hàng, đối tác không dám chuyện trò cởi mở.
Sự chuẩn bị cho các tình huống giao tiếp, đặc biệt là giao tiếp quốc tế, là vô cùng quan trọng. Một khi chúng ta nắm vững các quy tắc giao tiếp và tự tin sử dụng một cách linh hoạt, chúng ta sẽ thành công.