|
Sẽ chuyên nghiệp hơn nếu đề ra kế hoạch trước và thực hiện một cách nghiêm túc
|
Duy trì danh sách công việc
Tạo ra 1 danh sách công việc và tạo thói quen cập nhật thường xuyên, bao gồm những việc "cần làm gấp" và việc "chưa cần làm gấp" để bạn sẽ không bao giờ quên, hay bỏ sót bất cứ việc gì. Mang theo bên mình danh sách này, hoặc lưu trong điện thoại hay sổ tay làm việc. Ngoài ra, hãy cụ thể hóa dự án hay nhiệm vụ phải làm bằng những hành động cụ thể.
Xác định rõ thời gian
Cần định rõ khung thời gian cho mỗi hành động và ngày hoàn tất. Nếu thứ tự công việc phải làm không quan trọng, thì bạn có thể hoàn tất việc nào đó trong khoảng thời gian trống bất ngờ trong ngày. Chẳng hạn như, bạn có thể tra cứu thông tin trên internet tại văn phòng trong khi phải chờ đợi một cuộc họp.
Đề ra thời hạn cuối cùng và tôn trọng chúng
Hãy đề ra hạn chót cho những công việc phải làm của mình. Bất cứ nhiệm vụ nào cũng cần một quỹ thời gian thực hiện nhất định. Có bao giờ bạn để ý thấy rằng bạn thường hoàn tất những công việc giấy tờ, phân nhiệm vụ và quyết định rất chớp nhoáng vào ngày cuối cùng trước khi đi nghỉ mát đâu đó không? Dù là khi chạy nước rút, chúng ta có khuynh hướng làm cho xong khá nhiều việc, nhưng sẽ bớt căng thẳng hơn và chuyên nghiệp hơn nếu bạn đề ra và thực hiện kế hoạch hành động của mình.
Sử dụng thời gian thật khôn ngoan
Hãy truy nhập vào hệ thống email vào những lần nhất định trong ngày và để điện thoại trả lời tự động, để bạn có thể có được 1-2 tiếng tập trung mỗi ngày. Nếu có thể, đừng mở email nếu bạn không có thời gian cho nó.
Hãy trật tự và ngăn nắp
Hãy sắp xếp lại các thứ như hồ sơ, email sao cho dễ dàng tìm thấy nhất. Bởi lẽ, việc tìm kiếm thông tin hay hồ sơ thất lạc thường tiêu tốn rất nhiều thời gian.
Tránh sự ngắt quãng
Nếu phòng bạn có cửa, đôi lúc hãy đóng nó lại. Chính sách “luôn mở rộng cửa” với nhân viên sẽ thất bại nếu như bạn không có thời gian lắng nghe những câu hỏi thắc mắc của họ và giải đáp. Nếu đồng sự của bạn đến bàn việc khi bạn quá bận rộn, hãy đề nghị họ sắp xếp 1 thời điểm khác để nói chuyện.
Cùng cộng tác
Các cộng sự của bạn cũng mong muốn bạn sẽ hoàn thành công việc đúng thời hạn, cho nên, bạn phải nhớ tránh bất kỳ sự trì hoãn nào. Bạn cũng mong muốn họ như vậy đối với bạn. Phương án an toàn nhất, hãy kéo dài thêm chút thời gian vào hạn cuối của mỗi dự án đề phòng những trường hợp bất khả kháng.
Tránh những giám sát không cần thiết
Nếu bạn đã giao trách nhiệm hay phân bổ việc cho người nào đó, hãy để họ đảm trách, trừ phi bạn có nhiệm vụ là phải theo sát họ. Nếu việc của đồng nghiệp không tác động trực tiếp đến công việc hàng ngày, tiến độ công việc hay mục tiêu nghề nghiệp của bạn, thì hãy biểu đạt sự quan tâm đó bằng một cuộc nói chuyện mang tính hỗ trợ vào một thời điểm thích hợp.
Hủy bỏ những cuộc họp thường nhật
Hãy xác định sự cần thiết của những cuộc họp. Nếu cần thiết, hãy lên lịch và theo sát thời điểm bắt đầu và kết thúc đúng giờ. Nếu sự hiện diện của bạn thật sự không cần thiết lắm cho toàn bộ tiến trình cuộc họp, hãy gặp riêng cấp trên của bạn để xin phép dành thời gian làm những việc cần thiết hơn.
Giữ vững tiến độ
Trau dồi các kỹ năng của bạn bằng cách luôn đảm nhận ít nhất 1 dự án, thậm chí, 2 - 3 dự án sẽ tốt hơn nữa. Làm nhiều việc cùng một lúc sẽ giúp cho tâm trí bạn luôn chủ động và tầm nhìn của bạn sẽ sáng suốt hơn.
Lựa chọn dự án một cách cẩn thận
Phải bảo đảm rằng, dự án bạn đảm nhận mang lại lợi ích cho công ty và tận dụng hết được những kỹ năng của bạn. Có thể có nhiều lý do chính đáng để từ chối đảm nhận thêm việc và những người làm việc chuyên nghiệp thường biết cách nói “Không” đúng lúc. Hãy tự hỏi, “Liệu dự án này có giúp phát triển sự nghiệp của tôi?”, “Tôi có thể cam kết đủ thời gian để hoàn thành nó đúng hạn?” Bạn sẽ được nhiều người nể trọng, nếu biết cộng tác với một đồng sự để kỹ năng làm việc của hai người có thể bổ sung cho nhau, hơn là bạn nhận thêm việc, tự nhận trách nhiệm trong khi sức lực và thời gian không cho phép.
Không trì hoãn
Tâm lý muốn trì hoãn làm những việc mình không thích là thường tình ở mỗi con người. Cần nhất là biết kết hợp và sắp xếp thời gian hợp lý cho những việc ít thú vị. Ví dụ, nếu bạn không thích làm việc với những con số, hãy làm việc đó đầu tiên vào buổi sáng khi bạn đang sảng khoái và sẽ ít bị phân tâm nhất.
Tự thưởng
Quản lý thời gian không hoàn toàn là quản lý công việc, mà còn bao gồm cả việc sắp xếp thời gian để thư giãn và nạp lại năng lượng cho bản thân. Hãy lên kế hoạch tự thưởng cho mình mỗi khi hoàn thành 1 việc nào đấy. Cụ thể như, thưởng cho mình 1 ly cà phê khi hoàn thành bản báo cáo chi tiết kỹ thuật, hay lên kế hoạch 1 kỳ nghỉ thú vị khi 1 sản phẩm được tung ra.