Chỉ cần một câu nói hớ hoặc một sơ suất nhỏ có thể làm ảnh hưởng đến bản hợp đồng hoặc đơn giản là gây ra nhiều rắc rối cho người khác. Do đó, khi phần lớn các doanh nghiệp hiện nay đều kết nối mạng internet thì việc biết các nghi thức email công sở thực sự rất quan trọng và cần thiết bởi nó quyết định sự sống còn của các mối quan hệ không chỉ giữa các cá nhân trong công ty mà đặc biệt là với khách hàng.
|
.jpg)
Ảnh minh họa
|
Dưới đây là 10 mẹo cần nhớ:
1. Từ ngữ
Bạn nên cẩn trọng trong cách sử dụng ngôn từ để đảm bảo rằng người nhận phải thực sự hiểu ý của bạn. Đặc biệt là trong quan giao dịch với đối tác, tránh viết tắt, tránh những từ biểu cảm suồng sã (như trong chat), tránh viết tiếng Việt không dấu để không làm người nhận hiểu sai ý của bạn (nếu cẩn thận hơn bạn có thể gửi file đính kèm).
2. Hồi âm
Tránh có những phản hồi tiêu cực hoặc chỉ trích bởi email không phải là nơi để cho bạn than phiền hoặc trách móc ai đó. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, nếu bạn ngại phải đối mặt với tin xấu thì bạn có thể sử dụng email, song cũng phải chú ý đến những cảm nhận của người đọc nó để chắc rằng họ không khó chịu khi tiếp nhận phản hồi từ bạn.
3. Tránh bị coi là “spam”
Khi gửi một email không được yêu cầu, hãy chắc rằng chúng phải có giá trị đối với người nhận. Nếu không, họ có thể coi đó là “spam” (thư rác) và xóa chúng ngay lập tức. Do đó, hãy gửi thư điện tử khi được sự đồng ý của người nhận hoặc ít nhất bạn cũng phải để họ biết rằng, sắp tới họ sẽ nhận được một email từ bạn.
4. Không có gì là riêng tư
Có một điều bạn luôn luôn nhớ là mọi thứ không thể riêng tư một cách tuyệt đối. Mặc dù bạn đã xóa các email rồi nhưng hiện có rất nhiều phần mềm máy tính và các dịch vụ trực tuyến có thể tra tìm thông tin gửi đi của bạn một cách dễ dàng. Vì thế, trước khi “click send” hãy cân nhắc đến việc liệu điều gì sẽ xảy ra nếu các thông tin cá nhân đó của bạn đến tay sếp.
5. “Attachment” ở mức tối thiểu
Các dữ liệu được đính kèm càng nhiều thì tốc độ download càng chậm. Do vậy, bạn nên chú ý đến dung lượng của dữ liệu và số lượng các tài liệu đính kèm. Rất khó gửi nếu bạn có quá nhiều tài liệu đính kèm cùng lúc, do đó bạn có thể gửi lần lượt để đảm bảo chúng đến hết được tay người nhận.
6. Cẩn thận với CC và “reply to all”
Nếu không cẩn thận, bạn có thể gặp “tai nạn” khi CC hoặc “reply to all”. Chẳng hạn bạn và đồng nghiệp đang bàn về một vấn đề nào đó và bạn không quên CC cho vài người nữa. Khi cuộc tranh luận giữa hai người trở nên gay gắt mà bạn lại thẳng tay “reply to all”, chắc chắn là rất khó để bạn chữa ngượng.
7. Nếu thư không cần đáp lại hãy để cho khách hàng biết điều đó
Nếu thông điệp của bạn không cần thiết phải được đáp lại thì có thể viết ghi chú ở cuối thư hoặc mở ngoặc ở tiêu đề của thư để tiết kiệm thời gian cho người đọc cũng như cho cả bạn.
8. Đừng gửi email với một từ đơn giản là “Cảm ơn”
Một email mà chỉ nói “ok” thôi thì cũng chẳng khác gì “spam” cả. Do đó, trong thời buổi “thời gian là vàng” này thì một lá thư cảm ơn được gửi cụ thể đến một người nào đó sẽ luôn làm cho họ cảm thấy hài lòng.