Gửi bạn Lê Minh Quang,
Lời xin lỗi luôn được đánh giá cao khi chúng được nói ra bằng sự chân thành. Ban có thể tham khảo một số cách nhận lỗi trong công việc một cách hiệu quả dưới đây:
- Nói lời xin lỗi qua đâu? Hãy xem xét mọi phương án phù hợp với từng tình huống để nói lời xin lỗi. Một số lời xin lỗi cần phải được nói trực tiếp. Nếu cảm thấy không thoải mái khi phải đối mặt trực tiếp với những tình huống này hoặc nếu bạn lo ngại rằng có thể một hành động của mình cũng khiến đối phương trở nên khó chịu hay bạn sẽ nói điều gì đó không chính xác, bạn có thể xin lỗi bằng cách gửi email hoặc gọi điện thoại hỏi người đó xem họ có muốn gặp trực tiếp để thảo luận thêm hay không.
- Nhận lỗi sớm nhất có thể. Hãy nói xin lỗi sớm nhất có thể, bằng cách nhanh chóng nhận lỗi. Hãy thể hiện rằng bạn đang thừa nhận rằng sai lầm và thực sự hối hận về điều đó. Với những vi phạm nhỏ, chẳng hạn như tới trễ giờ làm năm phút do kẹt xe hay để mọi người trong thang máy phải chờ, một lời xin lỗi sẽ được chấp nhận nhanh chóng. Tuy nhiên, khi xin lỗi về một hành vi vi phạm đặc biệt nghiêm trọng, bạn có thể sẽ phải đợi một vài giờ hoặc thậm chí một ngày để những người có liên quan xử lý tình huống chấp nhận lời xin lỗi.
- Không vòng vo, biện hộ. Bào chữa cho sai lầm của mình, người khác sẽ nghĩ bạn đang chối bỏ trách nhiệm. Hãy nói lời xin lỗi để bày tỏ sự hối hận của bạn một cách rõ ràng.
- Chịu trách nhiệm cho hành động của mình: Sau khi nói lời xin lỗi, hãy thừa nhận rõ ràng và ngắn gọn những gì bạn đã làm sai. Ví dụ, bạn có thể nói “Chính vì sự chậm trễ của tôi đã khiến tiến độ dự án của cả nhóm bị ngưng trệ, đó là lỗi của tôi”. Thừa nhận quy tắc hoặc tiêu chuẩn mà bạn đã vi phạm để chịu trách nhiệm về sai lầm cụ thể của mình.
- Nói bạn sẽ sửa sai như thế nào: Ngoài việc nói lý do tại sao bạn xin lỗi, hãy giải thích cách bạn sẽ ngăn chặn vấn đề. Hãy giải thích với đồng nghiệp rằng bạn đã sắp xếp thời gian biểu của mình để việc này không tiếp diễn trong tương lai. Chỉ nói với người khác rằng sai lầm đó sẽ không lặp lại là không đủ, trừ khi bạn nói cụ thể các bước thực hiện để đảm bảo nó không tái diễn. Có thể cân nhắc hỏi người mà bạn đang xin lỗi cách để làm bất cứ điều gì giúp khắc phục tình hình.
- Bù đắp bằng những hành động nhỏ: Nếu cảm thấy quá khó để nói trực tiếp bằng lời, bạn có thể dùng những tin nhắn để tỏ bày thành ý. Có nhiều sự lựa chọn cho bạn trong trường hợp này, chẳng hạn như gửi lời xin lỗi của bạn qua email, hay qua khung chat của phần mềm giao tiếp nội bộ công ty, hoặc gửi tin nhắn trực tiếp qua số điện thoại và mạng xã hội để giải quyết các mâu thuẫn với đồng nghiệp đó.
Chuyên gia Võ Bá Đức, nguyên giảng viên môn Văn hóa ứng xử và giao tiếp - Trường Nghiệp vụ du lịch và khách sạn TP. Hồ Chí Minh.