Từ những tồn tại…
Trong giai đoạn từ năm 2012 trở về trước, hầu hết các Điện lực trong toàn Công ty Điện lực Thừa Thiên - Huế đều có những sai sót liên quan đến HĐMBĐ. Tại Điện lực Hương Thủy, đa phần các hợp đồng đều theo mẫu cũ, hồ sơ bị thất lạc, không đầy đủ. Thậm chí có hợp đồng đã hết hạn, nhưng chưa được gia hạn, khách hàng thay đổi thông tin cũng không được cập nhật hoặc cập nhật không kịp thời. Điều đó kéo theo những khó khăn cho các bộ phận khác, khiến công tác kinh doanh không thể diễn ra suôn sẻ.
Bên cạnh đó, công tác sắp xếp, lưu trữ cũng chưa được thực hiện tốt, tốn rất nhiều thời gian khi cần tìm kiếm hợp đồng. Do đó, công tác quản lý và kiểm tra HĐMBĐ hầu như không thể thực hiện đươc.
Sau thời kỳ xóa bỏ bán tổng, khối lượng khách hàng mua điện tiếp nhận thêm từ các Hợp tác xã bán buôn chiếm một phần không nhỏ, thời gian thực hiện lại gấp nên càng phát sinh nhiều thiếu sót, khiến việc khắc phục tồn tại khó khăn thêm chồng chất.
|
CBCNV Điện lực đến tận nhà khách hàng hướng dẫn việc ký hợp đồng và bổ sung các giấy tờ mua điện cần thiết
|
…Đến quyết tâm khắc phục toàn diện
Nhận thấy không thể để tình trạng này tiếp tục kéo dài, Lãnh đạo cùng các CBCNV kinh doanh của Điện lực Hương Thủy quyết tâm bổ sung đầy đủ hồ sơ mua bán điện của khách hàng, đảm bảo tính chặt chẽ của HĐMBĐ. Đồng thời đối với các khách hàng mới, hồ sơ mua điện phải đảm bảo đầy đủ, chính xác, không để xảy ra sai sót như trước đây.
Công việc trước tiên là thống kê toàn bộ những hợp đồng đã lỗi thời, hết hạn và chất lượng không đảm bảo; từ đó lập danh sách theo từng lộ trình, từng khu vực phường xã để có kế hoạch mời khách hàng ký lại hợp đồng. Bên cạnh đó, để việc ký lại được tiến hành nhanh chóng, khách hàng không phải chờ đợi lâu; tất cả các giấy tờ và hồ sơ với đầy đủ các mục được sắp xếp theo thứ tự. Khách hàng đến giao dịch chỉ cần cung cấp bổ sung các thông tin cá nhân như số CMND, số điện thoại,… chứ không phải điền thêm bất cứ thông tin nào.
Khách hàng tại từng lộ trình ở khu vực phường Phú Bài được mời đến văn phòng Điện lực để ký lại hợp đồng trong 3 ngày đầu tuần, các ngày còn lại phục vụ cho việc kiểm tra rà soát số lượng khách hàng chưa đến để tiếp tục có kế hoạch mời lần 2, lần 3. Tại các khu vực phường, xã ở xa Điện lực như Thủy Thanh, Phú Sơn, Dương Hòa, Thủy Phương, Thủy Dương,… Điện lực phối hợp cùng các đại lý bán lẻ thông báo mời khách hàng đến các địa điểm như Hội trường UBND xã, Nhà họp thôn, Nhà sinh hoạt cộng đồng,… ký hợp đồng tập trung.
|
Hợp đồng mua bán điện được lưu trữ gọn gàng trên kệ, đảm bảo tiêu chí “Dễ lấy - Dễ thấy - Dễ tìm”
|
Với quyết tâm đảm bảo tất cả khách hàng mua điện đều có hợp đồng hoàn thiện và đúng quy định, Điện lực tiếp tục cử cán bộ đến tận nhà để hướng dẫn việc ký hợp đồng, sử dụng điện thoại hoặc máy ảnh để chủ động chụp lại các giấy tờ cần thiết như hộ khẩu, các giấy tờ nhà đất liên quan… Việc bổ sung hồ sơ mua điện được thực hiện dễ dàng, nhanh chóng và thuận tiện, tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất cho khách hàng.
Song song với việc ký lại hợp đồng, Điện lực cũng tiếp nhận và giải quyết rất nhiều trường hợp thay đổi thông tin khách hàng, như sai tên, thiếu tên đệm, chủ cũ đã bỏ đi hoặc đã mất,… địa chỉ khách hàng cũng được cập nhật, kiểm tra lại theo số nhà, tên đường phố hoặc tổ dân phố một cách cụ thể và chính xác hơn.
Bên cạnh việc ký lại hợp đồng, sự đổi mới trong phương pháp lưu trữ sao cho khoa học, thuận tiện trong quản lý tiếp tục là bài toán được Điện lực giải quyết triệt để. Với phương châm lưu trữ phải đảm bảo “Dễ lấy - Dễ thấy - Dễ tìm”, các hợp đồng điện sinh hoạt được đánh số thứ tự và lưu trữ trên kệ theo từng lộ trình, danh sách khách hàng của mỗi lộ trình được quản lý trên máy tính, thuận tiện tìm kiếm khi cần.
Các hợp đồng điện ngoài mục đích sinh hoạt cũng được quản lý bằng máy tính và được lưu trữ trên kệ theo số hợp đồng. Bên cạnh đó, các thông tin về chủ thể hợp đồng, số điện thoại liên hệ, ngày hết hạn hợp đồng, địa chỉ mua điện, mục đích sử dụng điện, trạm biến áp đấu nối… cũng được thể hiện rõ trong phần mềm máy tính, đảm bảo thuận tiện cho quản lý thông tin khách hàng và việc ký gia hạn được thực hiện đúng thời gian.
Trong vòng khoảng hai năm, từ xấp xỉ 3.000 hợp đồng điện sinh hoạt và 550 hợp đồng ngoài sinh hoạt ban đầu, số lượng HĐMBĐ mà Điện lực ký hoàn thiện đã tăng lên đến hơn 22.000 hợp đồng điện sinh hoạt và hơn 1.500 hợp đồng ngoài sinh hoạt, đảm bảo tất cả khách hàng mua điện đều có hợp đồng theo đúng quy định. Không chỉ hoàn thiện về số lượng, chất lượng của hợp đồng cũng đã được đảm bảo, thể hiện tâm huyết và công sức của từ Lãnh đạo đến toàn thể CBCNV làm công tác kinh doanh của đơn vị.
Sự ổn định về chất lượng trong việc ký kết và quản lý hồ sơ HĐMBĐ đã thực sự mang đến một diện mạo mới trong kinh doanh và dịch vụ khách hàng của Điện lực Hương Thủy. Sự ngăn nắp, gọn gàng cộng với phong cách phục vụ, chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp đã được thể hiện trong mỗi CBCNV kinh doanh. Mặc dù vẫn còn nhiều việc phải làm và kết quả mới chỉ là bước đầu, nhưng CBCNV Điện lực Hương Thủy đều quyết tâm và giữ vững tinh thần lạc quan, nỗ lực hết mình để công việc kinh doanh ngày càng hiệu quả.