Một lỗi đánh máy nhỏ trong email có thể không dễ bị phát hiện, tuy nhiên nếu bạn gửi nhầm một bức thư chẳng liên quan vào hòm thư của cả văn phòng thì nó không còn là chuyện nhỏ nữa. Có những lỗi gửi mail thường gặp khác thực sự gây khó chịu cho người nhận, nhất là khi bạn đang cố tạo ấn tượng tốt trong lần đầu trao đổi hoặc trong thư ứng tuyển việc làm.
Bạn nên làm gì nếu chẳng may là “thủ phạm" của những lỗi gửi mail này?
Business Insider đã tham vấn những nhà tuyển dụng và các chuyên gia về những tình huống sai sót, nhầm lẫn tệ nhất khi gửi thư bạn có thể gặp và cách khắc phục kể cả khi “chuyện đã rồi".
1. Ấn nhầm “trả lời tất cả”
Thay vì trả lời từng người một, bạn vô tình ấn “gửi tất cả” cho đồng nghiệp về việc mình sẽ tham gia sự kiện, hay ý tưởng về một sự kiện chung sắp tới. Những bức thư nhầm địa chỉ là điều dễ gây khó chịu nhất đối với nhiều người, vì thế khi nhận ra vấn đề, hãy gửi một mail khác để xin lỗi vì bạn không cố ý “gửi tất cả" và dừng lại tại đó.
Tuy nhiên, nếu bạn làm trong một tổ chức có quy mô lớn, việc gửi nhầm sẽ để lại hậu quả khôn lường. Tháng 11 năm 2016, một nhân viên của NHS không may đã gửi một bức thư “trả lời tất cả" cho 1.2 triệu nhân viên ở nơi làm việc. Khi nhận được thư, một cơ số người đã email ngược lại hỏi rằng có chuyện gì đang xảy ra, và việc đó đã gây sập hệ thống thư của công ty.
2. Viết nhầm tên
Viết sai tên trong email là một lỗi “chết người”. Theo Emily Gorton, Trợ lý phụ trách nhân sự ở Công ty du lịch Powder Byrne thì không lý do gì có thể bao biện cho sự nhầm lẫn này, nhất là khi tên cá nhân đấy đã xuất hiện trong thư trước đấy.
“Đối với tôi, đây là biểu hiện của sự cẩu thả. Nó có thể gây ra nhiều hậu quả nghiêm trọng hơn bạn nghĩ”. Gordon chia sẻ với Business Insider - “Việc này thậm chí có thể thay đổi góc nhìn của tôi đối với một người”.
Điều tốt nhất bạn có thể làm lúc này là đứng ra xin lỗi càng sớm càng tốt, Gorton chia sẻ, kể cả việc đấy buộc bạn phải gửi thêm một email nữa ngay lập tức.
Nigel Parslow, Giám đốc Điều hành của công ty tuyển dụng Harvey Nash chia sẻ: “Luôn luôn phải đọc lại nội dung, kiểm tra ngữ pháp toàn email một lượt và xem lại thông tin người nhận trước khi gửi".
3. Ấn gửi lúc còn chưa soạn xong email
Việc gửi mail lúc chưa soạn xong nội dung có thể xảy ra với bất kỳ ai trong chúng ta. Đôi khi người nhận có thể hiểu được rằng bạn bị lỡ tay gửi sớm, nhưng trong nhiều trường hợp khác một email dở dang lại cực kỳ ngớ ngẩn.
Theo Parslow, việc bấm nút gửi sớm là hậu quả của việc bạn đang vội vã. Điều này thường xảy ra khi bạn đang di chuyển, đang gửi mail bằng điện thoại khi đi trên phương tiện công cộng… và cố gắng hoàn thành nó trước khi xuống bến.
Nếu điều này xảy ra với bạn, Gorton khuyên rằng bạn nên gửi càng ít thư sau đó càng tốt.
“Thay vì gửi tổng cộng 3 thư - một cái viết dở, một cái xin lỗi, và một cái tiếp tục trình bày vấn đề - bạn chỉ nên gửi thêm một lần nữa sau khi đã nhỡ bấm gửi sớm email đầu tiên.”
Khi bạn nhận được hàng trăm bức thư một ngày, việc nhận được 3, 4 bức thư liên tục là một điều vô cùng khó chịu.
Một cách hạn chế lỗi này, đó chính là để tên mình là người nhận cho đến khi bức thư sẵn sàng được gửi đi.
4. Sai lỗi chính tả do hệ thống “tự động chỉnh sửa” (auto correct)
Gorton khuyên hãy nhanh chóng xin lỗi khi bạn nhận ra lỗi chính tả hoặc có từ bị thay đổi do hệ thống tự động chỉnh sửa.
“Dưới góc nhìn của một nhà tuyển dụng, tôi luôn khuyên ứng cử viên của mình hạn chế gửi mail bằng điện thoại” – Gorton nói. “Việc bạn gửi mail bằng điện thoại thể hiện bạn không đầu tư thời gian và công sức cho lá đơn hoặc có thể không tập trung khi viết.” Đối với cô, đó không phải một ấn tượng tốt vì một lá đơn chất lượng là lá đơn được đầu tư thời gian.
Việc gửi mail mà không kiểm tra lại chính tả, ngữ pháp cũng là một biểu hiện của việc cẩu thả.
5. Sử dụng những diễn đạt dễ gây hiểu nhầm trong email
Một lần nữa, việc này có thể tránh được nếu bạn dừng lại vài phút và đọc lại ít nhất là 2 lần trước khi gửi thư.
“Độ chính xác và chất lượng là sự thách thức đối với những người đang vội”. Parslow nói. “Dành một vài phút để cân nhắc lại nội dung, cách diễn đạt trong bức thư, nội dung đọc lên nghe ra sao… là một sự đầu tư hoàn toàn xứng đáng, bởi một khi được gửi đi, nó sẽ thể hiện với nhà tuyển dụng con người bạn là ai.”
“Nếu bạn nhận thức được mail đã bị gửi đi ngoài ý muốn thì cách tốt nhất là xin lỗi, rút lại mail và sửa lại”.
6. Gửi cho sếp một “nụ hôn” (:x)
Điều này thực sự tùy thuộc vào môi trường làm việc của bạn và độ thân thiết của bạn với cấp trên của mình. Đôi khi nó hoàn toàn hợp lý. Trong những trường hợp khác nó thực sự… lố bịch.
Tuy nhiên, một bài báo ở Telepgraph gợi ý bạn nên vui vẻ bỏ qua nó đi hoặc vờ như chuyện đấy chưa từng xảy ra nếu có lỡ làm điều này. Mọi người ai cũng có đôi lúc dùng "emoji" nụ hôn, vậy nên khả năng CEO của bạn cảm thấy bị thiếu tôn trọng nếu họ để ý tới chi tiết này cũng là không cao lắm.
Nếu họ trả lời lại bằng một “nụ hôn” tương tự thì tốt nhất là bỏ qua nó đi trừ khi bạn đang “thả thính” họ. Trong trường hợp đó, bạn cũng nên cân nhắc về những giới hạn của chúng.
“Một bức thư kiểu thế này sẽ dễ dàng bị phát tán đến những người không liên quan và có thể hủy hoại danh tiếng và độ tín nhiệm của bạn”. Parslow chia sẻ.
7. Gửi nhầm tệp đính kèm
Những người có thói quen không sửa tên file hẳn là sẽ “thấm thía” điều này nhất. Năm 2015, người phụ nữ vô tình gửi ông chủ tương lai của mình công thức làm món “Bò ướp ớt” của Jamie Oliver thay vì CV chỉ vì cô ấy lưu sai tên tệp.
Cách bạn xử lý việc này tùy thuộc vào mức độ gây “xấu hổ" của nội dung thư đính kèm. Nó là một tệp chứa nội dung vô hại hay là một bức ảnh nóng bỏng của bạn? Một lời xin lỗi qua email là đủ trừ khi nội dung bạn đính kèm trong email quá khủng khiếp. Trong trường hợp đó, thì một cú điện thoại giải thích ngay lập tức sẽ hợp lý hơn cả.
“Cách tốt nhất để xử lý tình huống này là gửi một email hoặc trường hợp khẩn cấp có thể là một cuộc điện thoại để giải thích càng sớm càng tốt” – Gorton nói. “ Vào tháng 2 hàng năm, chúng tôi thuê hơn 100 nhân viên làm việc ở khu nghỉ dưỡng trượt tuyết và một lỗi nhỏ thôi có thể khiến đơn nộp của họ bị từ chối. Những điều họ viết trên CV đều sẽ bị để ý từng chi tiết và điều đó có nghĩa không có gì có thể lọt qua được mắt nhà tuyển dụng”.
8. Nộp đơn vào vị trí không tồn tại
Theo Gorton, nhiều người thường có thói quen “rải CV” trong thời gian tìm việc. Điều đó đồng nghĩa với việc, một lúc nào đấy, họ vô tình nộp vào nơi mà vị trí không tồn tại. Nếu bạn gửi thư mà đến cái tên của vị trí mình xin việc còn không rõ tức là bạn đã bị loại.
“Lời khuyên của tôi là hãy kiểm tra thật cẩn thận - ít nhất 2 lần trước khi gửi mail” – Emily Gorton nói. “Dành thời gian trau chuốt bức thư cũng là một cách thể hiện với nhà tuyển dụng bạn là người cẩn thận và mẫn cán. Tất nhiên, ai cũng có thể mắc lỗi. Nhưng khi nhận ra lỗi lầm, hãy thành thật và đừng bao giờ tái phạm.”
Nếu bạn đủ nhanh, thì có thể ấn nút undo (hủy gửi) trên Gmail nếu nhận ra lỗi của mình trong vòng 30 giây kể từ khi thư được gửi. Mắc lỗi không phải chuyện tồi tệ nhất và sẽ tốt hơn nếu bạn thành thực nhận trách nhiệm thay vì lờ nó đi.
“Tôi nghĩ bạn không nên bỏ qua bất kì lỗi nào khi gửi mail xin việc đến công ty mới". Gorton khuyên: “Nếu bạn vờ như nó không xảy ra, tức là bạn không nhận ra bạn đã mắc lỗi và để lại ấn tượng xấu, chỉ cần như thế thôi, đơn xin việc của bạn sẽ bị từ chối ngay lập tức”.