Bạn gửi email cho người càng quan trọng và bận rộn, thì càng khó để nhận được thư trả lời của họ. Quy tắc quan trọng nhất là phải thật rõ ràng và đừng lãng phí thời gian của người khác với một email dài dằng dặc. Hãy đi thẳng vào vấn đề thay vì vòng vèo giới thiệu. Kể cả khi bạn có nhiều đề nghị quan trọng, cũng đừng nhét tất cả vào trong 1 email quá tải.
Một khi đã viết email, hầu như ai cũng muốn nhận được phản hồi, nếu không muốn nói là phản hồi càng sớm càng tốt. Làm thế nào để thúc đẩy người nhận nhấn vào nút Reply, đặc biệt là với một người quan trọng và bận rộn. Làm sao để lá thư của bạn không bị nằm yên trong hộp thư đầy ắp? Chuyên gia truyền thông Zak Slayback đưa ra một vài “chiêu” để giúp bạn có thêm nhiều cơ hội được phản hồi email.
Đừng lãng phí thời gian!
Đây là yêu cầu tiên quyết nếu bạn muốn email của mình không bị xếp xó. Bạn cần nhớ là những người quan trọng đương nhiên là rất bận rộn. Nếu họ cảm thấy phải mất nhiều thời gian và công sức để trả lời email của bạn, nhiều khả năng họ sẽ để email của bạn ở tình trạng “để sau”, hoặc rất có thể là quên đi mãi mãi.
Bí quyết: Hãy nói ra đề nghị của bạn thật rõ ràng.
Khoan đã, tôi đã đưa ra lời đề nghị cụ thể rồi cơ mà.
Bạn có thể nghĩ ngay như vậy. “Rõ ràng là tôi đã nêu ra những yêu cầu rất rõ ràng trong email”. Nhưng thực tế, bạn không trình bày cụ thể như bạn nghĩ. Những cụm từ nhắc nhở, kiểu như “Chờ đợi phản hồi từ bạn”, hay “Hãy kết nối” không phải là những yêu cầu rõ ràng. Chúng sẽ được người nhận dán nhãn ngay là “Mất thời gian”.
Vì vậy, bí quyết thành công trong việc nhận thư phản hồi, không chỉ là làm rõ yêu cầu của bạn, mà còn phải làm nó trở nên đơn giản để xử lý. Hãy xem ví dụ sau:
Thay vì gõ nội dung kiểu như: Tôi rất mong có được thông tin từ anh và tìm hiểu thêm về việc theo đuổi sự nghiệp trong lĩnh vực kỹ thuật. Liệu chúng ta có thể lên lịch để trò chuyện không?
Thì bạn nên viết: Tôi đang cố gắng tìm hiểu thêm về nghề nghiệp này và rất mong được anh cho biết: Đâu là kỹ năng then chốt mà anh nghĩ rằng ta cần phải có để thành công trong lĩnh vực kỹ thuật?
Bạn đã thấy sự khác biệt chưa? Người bận rộn có thể trả lời câu hỏi thứ 2 chỉ bằng 1 từ nếu anh ta muốn, thay vì việc phải xem xét bạn là ai, kiểm tra lịch làm việc và quyết định bạn có đáng để anh ta dành thời gian nói chuyện thêm hay không?
Nhưng còn những thứ khác mà tôi muốn hỏi thì sao?
Bạn hẳn đang nghĩ rằng, tôi còn muốn nhiều hơn từ người đó thay vì một email đơn giản.
Khi bạn cảm thấy muốn liên lạc với một ai đó, bạn có xu hướng nghĩ rằng, mình cần phải cài cắm nhiều thứ vào trong 1 bức thư. Tuy nhiên, điều đó thực sự là cách tiếp cận tồi tệ nhất.
Cuộc sống của một người bận rộn đòi hỏi sự quản lý những công việc gấp gáp và quan trọng. Email của bạn có thể chẳng là gì với họ, vì vậy bạn có thể phải trả giá bằng sự im lặng.
Đơn giản, bạn cần phải bắt đầu một cách thẳng thắn và dễ dàng. Một khi có phản hồi, bạn có thể tiếp tục xây dựng mối quan hệ. Hãy yên tâm, mọi thứ không cần phải xuất hiện cùng một lúc.