Bạn làm việc chăm chỉ, cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng, rồi sau đó lại phải chạy theo họ hàng tháng trời để chờ đợi được thanh toán. Nếu vậy, hãy thử những cách đơn giản sau, khách hàng sẽ nhanh chóng trả tiền cho bạn.
1. Liên hệ với khách hàng ngay lập tức
Hãy liên hệ với khách hàng khi quá hạn thanh toán. Cố gắng không sử dụng email, một cuộc điện thoại hoặc gặp mặt trực tiếp sẽ hiệu quả hơn. Nội dung cuộc trò chuyện bạn nên đề cập tới:
– Hỏi xem dịch vụ bạn cung cấp có vấn đề gì không?
– Nói rằng bạn chưa được thanh toán và hỏi rõ lý do
– Hỏi khi nào họ sẽ thanh toán và thống nhất một ngày cố định. Nếu họ chưa quyết định được, hãy nói rõ rằng bạn sẽ gọi lại vào hôm sau để có câu trả lời.
Cố gắng lịch sự để giữ mối quan hệ lâu dài. Trong nhiều trường hợp, khách hàng chỉ đơn giản vô tình quên kỳ hạn thanh toán.
2. Tác động thường xuyên hơn
Nếu bạn vẫn chưa được trả tiền, hãy liên lạc trực tiếp với người chịu trách nhiệm việc thanh toán hóa đơn. Gọi điện và họ sẽ tiếp nhận yêu cầu. Đây cũng là cơ hội tốt để bạn tạo mối quan hệ với một người khác trong công ty của khách hàng. Cố gắng kiên nhẫn và bền bỉ, khách hàng sẽ thấy bối rối với các cuộc gọi ngày càng thường xuyên hơn.
Nếu quá chậm trễ, bạn hãy gửi một văn bản chính thức đề cập tới phí thanh toán muộn và lãi suất. Nêu rõ những căn cứ pháp lý để làm cơ sở. Lãi suất ở Mỹ dao động từ 6-10% còn ở Anh là 8%. Tốt nhất khi làm hợp đồng, bạn nên đưa những điều khoản này vào để tránh giải thích lằng nhằng về sau.
3. Trường hợp xấu nhất
Nếu đàm phán bị thất bại, hãy gửi tới họ văn bản thông báo việc vi phạm hợp đồng, có thể điều này sẽ khiến họ thêm động lực trả tiền. Bạn cũng cần chuẩn bị các thủ tục tố tụng pháp lý mặc dù sẽ mất nhiều thời gian và tiền bạc.
4. Những điều không nên làm…
Đừng bao giờ phàn nàn về việc thanh toán chậm của khách hàng với những người khác, đặc biệt là trên mạng xã hội. Hãy cư xử chuyên nghiệp, bạn sẽ dễ dàng nhận được các kết quả tích cực hơn.
Nếu bạn đang cung cấp dịch vụ quản trị web cho khách hàng, đừng làm điều gì tổn hại tới họ. Vì như vậy, bạn có thể kết thúc một mối quan hệ mà vẫn không giải quyết được việc thanh toán. Trong một số trường hợp, hành động này có thể là vi phạm hợp đồng và là lý do để khách hàng chống lại bạn.
Tạm kết
Hãy đối mặt với các khách hàng chậm thanh toán một cách trực tiếp, chủ động, có trình tự theo cách chuyên nghiệp nhất. Họ sẽ nhanh chóng trả tiền cho bạn hoặc ít nhất sẽ đưa ra những lý do chính đáng để bạn yên tâm hơn.