Tặng quà trong giao tiếp thương mại là cả một nghệ thuật, vì nếu biết tặng đúng cách thì món quà sẽ góp phần giúp bạn xây dựng và duy trì mối liên hệ lâu dài. Còn như tặng quà không đúng cách thì lắm khi lại có thể gây tổn hại cho mối quan hệ mà bạn đã dày công vun đắp.
Nhìn trên bình diện quốc tế, có hai thái cực trong việc tặng quà: Doanh nhân ở Mỹ, Canada, Úc và châu Âu hầu như không để ý đến. Trong khi đó, đối với người Nhật thì việc tặng quà là một điều rất quan trọng. Tại các nước châu Á nói chung thì thông lệ tặng quà nằm giữa hai thái cực này và có chiều hơi thiên về phong cách Nhật Bản.
Tặng quà thế nào mới được xem là thành công? Có lẽ định nghĩa hợp lý nhất của chữ thành công ở đây là khi người nhận vẫn còn nhớ đến bạn và công ty của bạn thật lâu sau khi đã nhận được món quà!
Có ba yếu tố quan trọng trong việc tặng quà là:
- Món quà ấy thích hợp ra sao với người nhận.
- Thời điểm trao quà.
- Cách trao quà.
Một số lưu ý quan trọng để tránh mắc lỗi khi tặng quà:
1. Trước khi tặng quà, nhất là khi người nhận là nhân viên của một công ty lớn hoặc công ty nước ngoài, bạn nên tìm hiểu xem công ty ấy có những quy định gì về việc nhận quà biếu hay không. Nhiều công ty đa quốc gia và nhất là những công ty Mỹ, thường rất gắt gao về việc tặng và nhận quà biếu. Họ thường hạn chế giá tiền món đồ mà nhân viên có thể tặng hoặc nhận của khách hàng vì tránh không muốn biến thông lệ quà cáp thành một hình thức hối lộ. Lại có một số công ty hoàn toàn cấm việc quà cáp, trong trường hợp này bạn nên tôn trọng và không nên tặng biếu gì khiến người bạn mình phải gửi trả lại mà như vậy thì sẽ... mất mặt cho cả hai bên.
2. Trước khi chọn một món quà, bạn hãy trả lời ba câu hỏi: "Người nhận có thích món quà này không?", "Họ sẽ làm gì với món quà này - nếu là vật lưu niệm thì sẽ chưng ở đâu và nếu là thứ khác thì sẽ sử dụng như thế nào?", "Món quà này sẽ khiến người nhận có tăng cảm tình đối với bạn và công ty của bạn không?"
3. Một món quà "chung chung", nghĩa là mang ra tặng ai cũng được, thì dĩ nhiên sẽ không hiệu quả bằng một món quà đặc biệt mà bạn đã chịu khó lựa chọn riêng cho cá nhân người nhận. Do đó, bạn nên cố gắng nghĩ ra những món quà độc đáo. Cách tốt nhất là nên giữ một sổ ghi nhớ về những người mà bạn có ý định sẽ tặng quà, đặc biệt với những trường hợp mà bạn nghĩ là sẽ khó chọn quà. Nên hỏi thăm bạn bè và người thân của đối tượng về sở thích, hoặc nên ghi nhớ vài chi tiết đặc biệt về họ qua những lần gặp trước đây.
4. Về món quà thì bạn nên chọn những thứ thật "giá trị", tuy nhiên cũng không nên nghĩ rằng giá trị có nghĩa là đắt tiền. Nếu biết cách chọn thì bạn cũng có thể tìm mua dược những món quà rất giá trị mà không phải tốn kém nhiều. Lấy ví dụ qua câu chuyện với một người bạn làm ăn, bạn để ý là người ấy say mê thơ Đường. Thế là trong một chuyến du lịch ngước ngoài, bạn ghé một tiệm sách tìm mua một quyển sách thật đẹp về thơ Đường để tặng. "Của một đồng, công một nén", quyển sách ấy không làm bạn cháy túi, nhưng sẽ là một món quà rất "giá trị" và cam đoan là bạn sẽ được nhớ đến mỗi lần người ấy nhìn lại quyển sách bạn tặng.
5. Thời điểm tặng quà cũng là yếu tố rất quan trọng, do đó bạn nên tặng quà đúng lúc. Chẳng hạn như nên gửi một món quà tặng cho khách hàng ngay sau khi vừa ký xong một hợp đồng, hoặc gửi một món quà cám ơn ngay sau khi ai đó làm một việc gì hết sức đặc biệt để giúp bạn.
6. Thường thì bạn nên trao quà trực tiếp cho người nhận kèm theo vài lời khen ngợi, cám ơn hoặc khuyến khích chân tình vì như thế sẽ tăng giá trị của món quà rất nhiều. Tuy nhiên, dù phải gửi quà hay trao quà trực tiếp thì bạn cũng nên kèm theo một lá thư ngắn với những dòng chữ thân tình để món quà trở nên "thắm thiết" hơn.
7. Sau cùng là việc gói quà cũng cần được lưu ý vì tuy đây là một chi tiết nhỏ nhưng cũng là dấu hiệu chứng tỏ bạn để ý đến người nhận.
Những điều cần nhớ:
Ở nước ngoài thì những món quà giao tế thương mại thông dụng nhất là:
- Quà lưu niệm của công ty
- Sản phẩm điện tử
- Hoa
- Vé xem thể thao hoặc trình diễn văn nghệ
- Thức ăn
- Rượu
- Những vật cần dùng khi đi du lịch
- Đồ trang trí trên bàn làm việc
(Với những món quà lưu niệm của công ty thì logo nên được giữ kín đáo một chút nếu bạn muốn chưng nơi bàn làm việc).
Nên tránh việc "chở gỗ về rừng", nghĩa là tặng những món quà quá quen thuộc với người nhận, chẳng hạn như tặng rượu vang cho người bạn Pháp, tặng bia cho người Đức, tặng chocolat cho người Thụy Sĩ, trà cho người Tàu và cà phê cho bạn hàng vùng... Buôn Mê Thuột!
Với những đối tác mà bạn muốn tặng quà nhiều lần thì bạn nên chịu khó ghi sổ để nhớ là trước đây mình đã tặng họ những gì. Tặng lại cho ai cùng một món quà thì người ấy sẽ cho rằng mình coi thường họ và dĩ nhiên là bạn sẽ bị "bớt điểm" ngay.
Nên để ý tránh không nên tặng những món quà không thích hợp với giá trị văn hóa hay tôn giáo của người nhận. Thí dụ như tặng tượng Phật cho người bạn Thiên Chúa giáo hay ngược lại, hoặc tặng rượu mạnh cho một người bạn Hồi giáo,...
Nên tránh tặng những đồ dùng cá nhân, chẳng hạn như tặng cà vạt là một điều rất khó, vì ta không thể nào đoán được sở thích người nhận.
Đối với khách viếng thăm từ nước ngoài thì một bức sơn mài, một tấm tranh tượng, đồ gốm của nghệ nhân Việt Nam (với mẫu mã và chất lượng cao), sách bìa dày tiếng Anh với nhiều hình ảnh về Việt Nam để chưng ở bàn, đều là những món quà có ý nghĩa và rất được ưa chuộng. Tuy nhiên, nên để ý tránh những vật quá nặng, cồng kềnh và dễ bể vì rất phiền toái cho khách khi phải mang về nước