Vừa đi vừa họp
Đó là cách họp độc đáo được Giám đốc điều hành của các hãng công nghệ nổi tiếng như sếp Twitter - Jack Dorsey, hay ông chủ Facebook - Mark Zuckerberg lựa chọn. Hình thức họp này nhận được sự đồng thuận cao của những nhà quản lý và cả những người lao động trực tiếp. Từ ý tưởng đó, đã bùng lên một trào lưu mới về tổ chức họp hành: Thay vì ngồi “chết dí” quanh bàn, mọi người đi dạo và háo hức tìm kiếm giải pháp mới. Việc đi dạo trong lúc họp không chỉ tốt cho sức khỏe mà còn gợi mở sự sáng tạo, khuyến khích nhân viên cùng tư duy, giải quyết những vấn đề vướng mắc mà không bị mất tập trung vì các thiết bị điện tử.
Không gian thoáng đãng ngoài trời cũng tạo tâm lý thoải mái hơn. Các ý kiến xây dựng sẽ dễ được đề xuất hơn mà không bị gò bó bởi hệ thống phân chia cấp bậc, ngôi thứ trong Công ty. Hơn nữa, mọi người sẽ tập trung hơn vào những vấn đề quan trọng, thay vì sa đà vào những chuyện vụn vặt.
Kết quả nghiên cứu cũng cho thấy, kiểu “đi - họp” này rất hiệu quả. Một thử nghiệm được tiến hành năm 2014 với 176 sinh viên Trường Đại học Stanford cho kết quả như sau: Trong các bài kiểm tra về mức độ tư duy sáng tạo, các sinh viên hay đi dạo thường đưa ra các câu trả lời hấp dẫn hơn những người ngồi lỳ. "Khi đi bộ, mọi người cảm thấy thoải mái hơn, do đó việc trao đổi sẽ đạt kết quả tốt hơn," Phil Jones, Giám đốc điều hành Công ty Brother UK Ltd – hãng chuyên cung cấp các thiết bị văn phòng nói. Ông bắt đầu áp dụng họp kiểu này từ một năm trước.
Nhược điểm của kiểu họp này là với nhóm đông người, người ta có thể không nghe hết được các thông tin trong lúc đi. Các phương tiện nghe nhìn được dùng trong các buổi họp thông thường lại không thể dùng được trong các buổi “đi - họp”. Vì vậy, không nên chọn cách “đi - họp” khi muốn bàn về các khái niệm mới, phức tạp và đông người tham gia.
|
Ảnh minh họa
|
Hạn chế slide và quy mô họp nhỏ gọn
Đó là quan điểm của Steve Jobs, ông trùm hãng công nghệ Apple. Một câu chuyện được nhân viên của ông nhớ mãi khi Jobs bắt đầu cuộc họp hàng tuần với các đại lý quảng cáo của Apple. Khi vào phòng họp và phát hiện một người mới, ông hỏi “Cô là ai?”Cô ấy bình tĩnh giải thích rằng mình được yêu cầu tới họp vì đang làm trong một phần liên quan tới những dự án tiếp thị. Jobs lắng nghe và sau đó yêu cầu một cách lịch sự “Tôi nghĩ rằng chúng tôi không cần bạn trong cuộc họp này, Lorrie! Cảm ơn”. Steve Jobs cũng làm điều “tàn nhẫn” tương tự với chính mình. Khi tổng thống Barack Obama mời ông tham gia một cuộc họp nhỏ với những ông trùm công nghệ, Jobs đã từ chối. Theo ông danh sách khách mời này quá dài.
Jobs cũng ghét những bài thuyết trình cứng nhắc, khuôn mẫu. Ông yêu thích sự tự do khi đối mặt với các cuộc họp. Mỗi buổi chiều thứ Tư hàng tuần, ông có một chương trình họp với nhóm tiếp thị và quảng cáo của mình. Những trình chiếu slide bị cấm sử dụng bởi Jobs muốn nhân viên của mình tranh luận một cách nhiệt tình và suy nghĩ thấu đáo, không cần dựa vào công nghệ. "Mọi người sẽ đối đầu với một vấn đề bằng cách tạo ra một bài thuyết trình. Tôi muốn họ tham gia, “băm nhỏ” mọi thứ trên bàn, thay vì hiển thị một loạt các trang slide buồn tẻ. Mọi người sẽ hiểu hơn những gì họ đang nói mà không cần PowerPoint" - Jobs nói.
Không họp vào ngày thứ Sáu
Cuối tuần là khoảng thời gian để tổng hợp các công việc quan trọng nhất đã hoàn thành. Hãy dừng các cuộc họp diễn ra vào ngày thứ Sáu để có một ngày làm việc hiệu quả. “Cho dù bạn đang tập trung vào các dự án, báo cáo, công việc sáng tạo thì hãy yên tâm là bạn có cả một ngày dành cho các nhiệm vụ quan trọng khác đáng để bạn bỏ thời gian ra làm” – Đó là chia sẻ của những nhân viên của Facebook khi nói về chuyện họp hành của Tập đoàn này. Đặc biệt tại hãng này, những cuộc họp trưng cầu ý kiến cho một vấn đề dường như đã được quyết định trước không bao giờ xảy ra. Thay vì tổ chức những buổi họp rắc rối, Facebook tiết kiệm thời gian cho mọi nhân viên bằng cách thông báo qua e-mail, thư nội bộ hay trên bảng thông tin của Công ty.
Gảm bớt họp, đồng thời cũng tạo cho nhà kinh doanh (chủ doanh nghiệp) có nhiều thời gian tiếp xúc trao đổi, trò chuyện với nhân viên. Ngoài những cuộc họp nếu người chủ có dịp tiếp xúc trao đổi ý kiến với nhân viên cũng có tác dụng tích cực động viên mọi người suy nghĩ, nhiều khi vì thế làm cho hai bên thông cảm hơn, từ đó, vấn đề dễ được giải quyết. Theo nhà phát minh Thomas Edison : "Bận rộn không có nghĩa là vì công việc thật sự". Thay vào đó, ông đã nói: "Mục tiêu của mọi công việc là hiệu quả công việc chứ không phải tưởng như đã làm nhưng lại chưa làm. Hiệu quả chính là làm thế nào để đạt đến mục tiêu, chứ không phải là bạn đã bận rộn đến mức nào”.