|
Mỗi ngày Bill Gates phải xử lý hơn 100 email - Ảnh sưu tầm.
|
Cách Bill Gates kiểm soát email và cuộc sống của mình
Trong cuộc nói chuyện năm 2006 với nhân viên, Bill Gates, lúc đó vẫn còn là chủ tịch, CEO và kĩ sư trưởng bộ phận phần mềm tại Microsoft đã chia sẻ cách quản lí email rất đơn giản. Vào thời điểm đó, mỗi ngày Bill Gates phải xử lí hơn 100 email bao gồm công việc từ thiện trên cương vị đồng sáng lập quỹ Bill và Melinda Gates, hoạt động xã hội cũng như chức cố vấn kĩ thuật cho Microsoft.
Với một màn hình chỉ hiển thị email đến, một màn hình là email hiện thời đang xử lí và một màn hình hiển thị desktop, ông có thể làm việc đa nhiệm mà không mất tập trung. Bằng cách hiển thị công việc và email đang làm việc trên một màn hình, Gates chỉ cho mỗi email đủ sự chú ý cần thiết. Đây là một cách mà các nhà kinh doanh trẻ có thể áp dụng trong cuộc sống của mình.
Hàng năm, Bill Gates có một tuần “ThinkWeek” khi ông đến căn nhà gỗ trong rừng để hoàn toàn không bị phân tán tư tưởng khi xử lí một đống giấy tờ và đọc sách. Bằng cách đó, ông có thể thoát khỏi hoàn toàn những thứ phù phiếm gây mất tập trung, dồn toàn bộ sức lực vào việc đọc sách và tư duy một tuần.
Trong tuần này, ông sẽ lên các kế hoạch, rà soát lại tình hình các công ty và tổ chức đối tác, tự kiểm điểm lại những việc làm vừa qua. Think Week giúp Bill Gates đạt được hiệu quả công việc tối đa. Bill Gates cho rằng, thực tế mỗi người đều có khả năng vô cùng lớn cần được khám phá. Không người nào khởi đầu đã được đào tạo thành nhân viên đa nhiệm, hầu hết phải qua quá trình thực tế làm việc, va chạm, yêu cầu của công việc, mỗi nhân viên mới có cơ hội thể hiện khả năng của mình.
Ở Microsoft, nhân viên không bắt buộc phải đa nhiệm nhưng một số trường hợp nhân viên được Bill Gates trao cơ hội làm nhiều việc để thử thách, khẳng định bản thân.
|
Ellon Musk luôn cố gắng đa nhiệm, mọi nơi với sự tập trung cao độ - Ảnh sưu tầm.
|
Ellon Musk đa nhiệm mọi lúc, mọi nơi
Với chức CEO của 3 công ty (SpaceX, Tesla Motors và SolarCity), bố của 5 đứa trẻ với một tầm nhìn tương lai dị thường, khó có thể tin được người đàn ông 44 tuổi Ellon Musk có thời gian ngủ trung bình 6 - 6,5 tiếng một đêm như ông đã tâm sự.
Ngoài việc chia đều tuần của mình cho công việc tại SpaceX và Tesla Motors, Musk còn là một “nghệ nhân” trong làm việc đa nhiệm: Ông trả lời email trong khi đang đọc các báo cáo, tổ chức họp báo và nghe điện thoại cùng lúc, thậm chí trả lời tin nhắn công việc trong khi con đang ngồi trong lòng mình...
Mặc dù không chính thức làm việc nhiều hơn 15 giờ ở văn phòng, Musk vẫn nói rằng, ông không bao giờ dừng làm việc. Với những trách nhiệm 24/7 này, cách tốt nhất để tiết kiệm thời gian có lẽ là làm mọi việc cùng một lúc.
Theo Elon Musk, bí quyết quan trọng nhất để đa nhiệm lại nằm ở khả năng tập trung cao độ. Elon Musk không nhảy cóc từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác mà áp dụng các phương pháp làm việc hết sức khoa học, vượt qua từng vấn đề một và đạt được hiệu quả công việc tối ưu. Đừng nên đóng khung sự tập trung của mình vào một công việc duy nhất và khiến nó trở thành rào cản trong sự nghiệp của bạn.
Con người là một động vật đặc biệt, khi đã đưa khả năng của mình trong một lĩnh vực lên mức cao nhất, con người lại có thể học hỏi và trang bị thêm một kỹ năng khác cho mình. Tương tự như khi chúng ta còn là những đứa trẻ, ban đầu chỉ học đi và nói, dần lớn lên khi những điều này trở thành bản năng, ta mới có thể học hỏi thêm nhiều điều mới và nhanh chóng trưởng thành.
Vì sao làm được như vậy?
Giáo sư Strayer thuộc bộ môn tâm lý học của Đại học Utah (Mỹ) nhận định, ở các vị trí cao, bạn giỏi một chuyên môn trong lĩnh vực nào đó là rất tốt nhưng không phải là yếu tố quyết định thành công của bạn trong lãnh đạo. Thay vào đó, bạn cần được trau dồi những kỹ năng tổng hợp như quản trị nhân sự, sắp xếp công việc, nắm rõ về tài chính, kiểm tra, giám sát, đào tạo... là những yếu tố giúp bạn thành công trong công việc. Nói cách khác, nếu bạn là một nhân sự đa nhiệm, cơ hội để bạn bước lên nấc thang cao hơn trong sự nghiệp cũng nhiều hơn. Nhưng làm thế nào để trở thành nhân sự đa nhiệm thành công?
Thứ nhất, đừng đóng khung mình ở bất kỳ công việc cố định nào. Khả năng của mỗi người là vô hạn, hãy tìm cho mình chìa khóa để mở kho năng lực của bản thân. Đừng nghĩ tôi học kế toán, tôi chỉ làm kế toán thôi; đừng nghĩ tôi học báo chí, hàng ngày tôi chỉ ngồi viết bài; ai bảo tôi chỉ xin được vào vị trí lễ tân, trợ lý… mà tôi không thể xây dựng kế hoạch kinh doanh?
Thứ hai, tập trung cao độ vào công việc được giao. Không tránh khỏi việc được giao nhiều việc cùng một lúc sẽ dễ làm bạn phân tâm, không tập trung. Lời khuyên cho bạn là, hãy tập trung vào từng đầu việc một, đừng nhảy cóc việc này sang việc khác. Một ngày, một tuần, một tháng... có thể số lượng đầu việc của bạn không nhỏ, nhưng điều kiện tiên quyết để giải quyết là hãy tập trung cao độ và giải quyết lần lượt từng việc một, hết việc này đến việc khác, không bỏ sót cũng như không để việc nào dở dang.
Cuối cùng, bạn nên thực hiện đa nhiệm một cách khoa học. Để bắt đầu xây dựng sự nghiệp, việc thành thạo một chuyên môn nhất định là yêu cầu tối quan trọng phải đạt được. Trong giai đoạn này, bạn cần học cách tập trung tối đa vào công việc của mình và tuyệt đối tránh xa tư duy lan man, đa nhiệm không chủ đích.
Khi đã trở thành chuyên gia trong lĩnh vực chuyên môn, bạn nên bắt đầu mở rộng năng lực của mình bằng những kỹ năng và vai trò khác như kinh doanh, quản lý và lãnh đạo. Hãy đa nhiệm một cách khoa học và luôn nhớ rõ, các doanh nhân trên thế giới trước khi trở thành tỷ phú hàng đầu cũng chỉ là những nhân viên đa nhiệm rất bình thường.