1. Luôn đúng giờ
Đúng giờ là một yếu tố cần thiết khi tham dự những cuộc họp chính thức và mang tính quan trọng. Sự chậm trễ không chỉ thể hiện sự thiếu lịch sự, thiếu nghiêm túc và tôn trọng tập thể mà còn làm mất hình ảnh chuyên nghiệp, hiện đại mà chúng ta đang dày công xây dựng.
2. Trang phục phù hợp
Trang phục phải phù hợp với tính chất cuộc họp, đặc biệt với các cuộc họp quan trọng, bởi đây là cách gián tiếp thể hiện sự tôn trọng tập thể, đối tác, sự kiện, thể hiện tính chuyên nghiệp và văn hóa của người dự họp.
3. Chuẩn bị nội dung cuộc họp kỹ càng
Tìm hiểu trước nội dung, địa điểm, thời gian, thành phần, mục đích cuộc họp một cách chính xác nhất có thể để tránh những tình huống phát sinh không đáng có.
Mọi cuộc họp đều có chương trình thảo luận và đóng góp ý kiến. Chúng ta có thể là người trả lời câu hỏi, phát biểu hoặc là người đưa ra câu hỏi. Dù ở bất cứ cương vị nào cũng cần có một sự chuẩn bị kỹ các nội dung, tránh tình trạng ngồi không. Chúng ta không nên lãng phí thời gian của người khác bằng những câu trả lời loanh quanh, mơ hồ. Chỉ nói đến chủ đề liên quan với những câu trả lời ngắn, đơn giản nhưng đầy đủ ý theo nội dung cuộc họp. Luôn phải đem theo giấy bút hoặc các tài liệu cần thiết để trình bày và ghi chép các nội dung quan trọng của cuộc họp.
4. Ứng xử văn hóa trong cuộc họp
Không ồn ào, không đọc báo, lướt mạng, chơi game trong thời gian họp, không gây tiếng động và điện thoại di động phải chuyển sang chế độ rung/ im lặng hoặc nên tắt máy nếu là cuộc họp có tính chất quan trọng. Không nên để điện thoại trên bàn vì có thể chúng ta làm phiền đến không khí cuộc họp.
Luôn chú ý lắng nghe người khác nói, không ngắt lời người khác khi đang phát biểu hoặc thuyết trình. Trong cuộc họp có thể xảy ra những tranh luận, những ý kiến trái chiều. Tuy nhiên, thái độ tôn trọng, bình tĩnh và phát biểu từ tốn là điều chúng ta nên làm và cần thiết phải làm.
Khi đặt câu hỏi nên giơ tay và chờ chủ tọa gọi để phát biểu. Tuân theo sự điều hành của chủ tọa.
Khi đặt câu hỏi cần phải ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề.
Tham dự cuộc họp từ đầu đến cuối. Chỉ rời hội trường khi cuộc họp chấm dứt.