Bạn muốn đạt được nhiều thứ trong cuộc sống ư? Với quỹ thời gian vốn dĩ đã ít ỏi, không có cách nào tốt hơn bằng việc tối ưu hóa thời gian để làm nhiều việc nhất có thể. Bạn sẽ cảm thấy mình “bất khả chiến bại” sau một ngày làm việc với năng suất cực kỳ hiệu quả.
Với cách tiếp cận phù hợp, bạn có thể dễ dàng thực hiện điều này hằng ngày. Bạn không cần phải làm việc lâu hơn hoặc thúc ép mình phải chăm chỉ hơn, bạn chỉ cần làm việc một cách thông minh hơn. Những cá nhân “siêu năng suất” biết rất rõ điều này. Khi làm việc, họ dựa vào những bí quyết dưới đây để làm việc một cách hiệu quả:
1. Không bao giờ đụng tay vào một việc 2 lần
Những người có năng suất cao không bao giờ làm thế, bởi vì việc này gây lãng phí thời gian rất lớn. Việc gì bạn có thể làm được thì hãy làm ngay, đừng trì hoãn. Ngay khi một công việc nào đó khiến bạn chú ý, bạn nên thực hiện nó ngay và luôn.
2. Trước khi rời khỏi văn phòng, họ đã sẵn sàng mọi thứ cho ngày mai
Những người có năng suất lao động cao luôn kết thúc một ngày làm việc bằng cách chuẩn bị ổn thoả mọi thứ cho ngày tiếp theo. Điều này cho phép họ “nhất tiễn hạ song điêu”.
Thứ nhất, nó giúp họ nhìn nhận và củng cố những gì đã làm được trong ngày; thứ hai, việc chuẩn bị như thế giúp đảm bảo năng suất lao động tối đa cho ngày hôm sau.
Làm điều này chỉ tốn ít thời gian nhưng lại vô cùng hiệu quả. Vậy tại sao bạn lại không thử?
3. Áp dụng nguyên tắc “Ăn ếch” của Mark Twain
Nhà văn Mỹ Mark Twain có lần đã nói: “Nếu công việc yêu cầu bạn phải nuốt chửng một con ếch, bạn nên nuốt nó ngay vào buổi sáng. Còn nếu yêu cầu phải nuốt 2 con ếch, thì tốt nhất bạn nên nuốt con to nhất trước”.
Phương pháp “Ăn ếch” chính là liều thuốc giải hoàn hảo cho căn bệnh thích trì hoãn, và những người “siêu năng suất” luôn bắt đầu mỗi buổi sáng với món "tráng miệng" khó nhằn này. Nói cách khác, việc nào khó họ sẽ ưu tiên giải quyết chúng trước, sau đó họ sẽ có thể ung dụng thực hiện những công việc khiến họ cảm thấy hưng phấn.
4. Không bị chi phối bởi những vấn đề khẩn cấp
Có rất nhiều việc nhỏ nhặt được gắn mác “khẩn cấp” nhưng thực ra mang lại tác động không đáng kể. Nếu bạn không kháng cự được trước những việc như thế, bạn sẽ thấy mình đang để mất rất nhiều ngày, thậm chí nhiều tuần mà không chạm tay vào nổi những việc quan trọng.
Người “siêu năng suất” rất giỏi trong việc sắp xếp thứ tự công việc; họ sẵn sàng phớt lờ hoặc giao phó những việc “khẩn cấp” kiểu như vậy.
5. Tuân thủ theo lịch họp
Họp hành lúc nào cũng tốn cực kỳ nhiều thời gian. Những người làm việc hiệu quả biết rằng các cuộc họp sẽ dài lê thê và chán ngắt nếu họ để cho nó kéo dài mà không có điểm dừng, do vậy, họ thông báo với mọi người tham dự họp ngay từ đầu rằng họ sẽ tuân thủ theo đúng lịch trình đã định. Việc này sẽ đặt ra giới hạn, buộc mọi người phải tập trung và làm việc hiệu quả hơn.
6. Biết cách nói “Không”
“Không” là một từ đầy quyền lực mà những người “siêu năng suất” không e ngại phải sử dụng. Hãy dứt khoát “không là không", tránh sử dụng những cụm từ như "Tôi không nghĩ tôi có thể", “Tôi không chắc”,...
Dám nói “Không” với một công việc mới được giao nghĩa là bạn tôn trọng và mong muốn hoàn thành công việc hiện đang làm. Nghiên cứu của Đại học California ở San Francisco cho thấy, bạn càng cảm thấy khó nói “Không” bao nhiêu thì khả năng bạn phải trải qua sự căng thẳng, kiệt sức và thậm chí tuyệt vọng càng cao bấy nhiêu. Hãy học nói “Không” và việc này sẽ giúp cải thiện tâm trạng cũng như năng suất của bạn.
7. Chỉ kiểm tra email vào thời gian đã định
Những người “siêu năng suất” không cho phép email trở thành “kẻ phá rối”. Bên cạnh việc kiểm tra email theo khung giờ đã định, họ biết cách sắp xếp và chọn lọc những email quan trọng nhất tùy theo người gửi là ai. Một số người thậm chí còn cài đặt chế độ tự trả lời nhằm thông báo cho người gửi biết thời điểm họ sẽ kiểm tra email.
8. Không cố làm nhiều việc cùng lúc
Người “siêu năng suất” biết rằng việc đa nhiệm (multitasking) là kẻ thù thực sự của năng suất. Kết quả nghiên cứu của Đại học Stanford cho thấy, thói quen ôm đồm nhiều việc khiến năng suất giảm so với chỉ thực hiện một nhiệm vụ vào một thời điểm. Các nhà nghiên cứu nhận thấy những người thường xuyên bị tấn công tới tấp bởi quá nhiều thông tin điện tử sẽ không thể tập trung được, hay nói cách khác là mất tập trung.
Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu một vài người thực sự có khả năng làm nhiều việc cùng lúc? Các nhà nghiên cứu của Đại học Stanford đã so sánh nhiều nhóm người khác nhau dựa vào mức độ đa nhiệm của những người này cũng như niềm tin của họ về tính hiệu quả của đa nhiệm. Kết quả là những người nào càng tin vào đa nhiệm và càng hay đa nhiệm thì lại càng kém hiệu quả hơn so với những người thích tập trung vào một việc.
Nguyên nhân là do người đa nhiệm gặp khó khăn hơn trong việc tổ chức ý tưởng cũng như sàng lọc thông tin, và họ cũng chậm chạp hơn trong việc chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác.
Đa nhiệm làm giảm hiệu suất của bạn vì bộ não con người chỉ có thể tập trung vào một việc vào một thời điểm. Khi bạn cố làm cùng lúc hai việc, bộ não không thể thực hiện thành công cả hai được.
9. Biết cách kiểm soát việc liên lạc
Đừng sợ phải thoát ra khỏi mạng lưới liên lạc khi cần thiết. Hãy đưa cho một người mà bạn tin cậy số điện thoại để liên lạc trong trường hợp khẩn cấp và hãy để người này kiểm duyệt thông tin cho bạn.
Mọi việc sẽ phải thông qua họ và bất kỳ việc gì họ thấy chưa cần phải gọi tới bạn sẽ phải chờ. Đây là một cách rất tốt để bạn có thời gian thực hiện các dự án được ưu tiên cao độ.
10. Giao phó công việc
Người “siêu năng suất” chấp nhận sự thật rằng họ không phải là người duy nhất thông minh và tài năng trong tổ chức của mình. Họ tin rằng người khác có thể làm tốt những công việc được giao phó, do đó họ có thể tập trung vào nhiệm vụ của bản thân.
11. Biến công nghệ thành người phục vụ đắc lực
Các thiết bị công nghệ thường bị đánh giá là dễ gây xao nhãng, nhưng chúng cũng có thể giúp bạn tập trung. Những người “siêu năng suất” biết cách bắt công nghệ phục vụ họ.
Ngoài việc thiết lập bộ lọc trong hệ thống email để phân loại và sắp đặt ưu tiên, họ còn cài đặt các ứng dụng để nhắc nhở họ về những việc quan trọng. Nhờ vào những công nghệ này, khi giá chứng khoán kịch trần hoặc khách hàng “sộp” gửi email cho bạn, bạn sẽ biết ngay lập tức. Do đó, bạn sẽ chẳng cần phải giữ điện thoại khư khư trên người và kiểm tra liên tục.