Thức dậy sớm hơn
Cách này thực sự không có gì là cao siêu cả. Dậy sớm hơn thường lệ 15 phút. Nếu bạn là một người bình thường, có lẽ bạn sẽ cảm thấy buổi sáng lúc nào cũng rất bận rộn: Cố gắng chui ra khỏi giường, tắm gội vội vàng, kịp ăn sáng nếu bạn may mắn, chăm sóc bọn trẻ/chồng/vợ, và vội vã chạy đi làm. Chỉ cần dậy sớm hơn một chút thôi, bạn sẽ cảm thấy dễ thở hơn nhiều. Có thể bạn sẽ có thêm thời gian thực sự ngồi xuống và thưởng thức bữa sáng của mình lần đầu tiên trong đời. Có thể bạn sẽ dùng 15 phút quý báu đó để đọc cuốn sách hay tạp chí mà bạn vẫn mong có thời gian để đọc.
Lập kế hoạch
Khởi đầu ngày làm việc, trước khi bạn kiểm tra đống email, hãy lên kế hoạch cho ngày làm việc của mình. Ghi lại 3 công việc quan trọng nhất mà mình phải hoàn thành trong ngày và đặt một ngôi sao thật to bên cạnh nhiệm vụ quan trọng nhất. Bây giờ, hãy bắt đầu ngay vào việc quan trọng nhất đó và cố gắng hoàn thành nó trước khi bạn vùi đầu vào đống công việc bận rộn gửi và nhận email, photocopy, hay dọn dẹp chỗ làm việc Điều đáng ngạc nhiên là rất ít người dành thời gian để lên kế hoạch làm việc trong ngày của mình, và kết quả là họ bị cuốn đi với hàng loạt những công việc không thực sự quan trọng mà quên mất nhiệm vụ quan trọng nhất trong ngày.
Tập hợp các công việc vào thành nhóm
Khi bạn thực hiện những công việc trong ngày, hãy cố gắng thực hiện một loạt những công việc tương tự. Khi bạn chuyển từ việc này sang việc khác, đầu óc của bạn sẽ mất vài phút để có thể theo kịp và tập trung vào công việc mới. Chính vì vậy, thường xuyên chuyển từ việc trả lời email sang viết báo cáo và dọn dẹp bàn làm việc làm cho bạn không thể theo sát được những công việc khác làm đến đâu rồi. Bạn có thể cảm thấy mình đang làm việc một cách ‘cực kỳ’ hiệu quả (bởi vì đầu óc của bạn cố gắng nghĩ về nhiều việc cùng một lúc), nhưng thực ra là bạn đang lãng phí thời gian của mình đấy. Nếu bạn cần phải viết email, hãy viết luôn tất cả số email bạn cần trả lời. Tương tự đối với các cuộc gọi điện thoại, sắp xếp tài liệu, hoặc các công việc khác.
Dành thời gian cho những việc quan trọng
Bạn có những kế hoạch lớn muốn thực hiện? Có thể là viết một cuốn tiểu thuyết, khởi đầu một công việc kinh doanh, hay sửa sang nhà cửa … bất kể mục tiêu lớn đó là gì, bạn vẫn chưa thể dành thời gian thực hiện được. Cách tốt nhất để triển khai và thực hiện những kế hoạch lớn như vậy là ‘cưỡng chế’ chúng vào lịch làm việc của bạn. Thời gian rảnh rỗi không tự nhiên xuất hiện, bạn cần phải cố gắng để tạo ra khoảng thời gian đó cho chính mình. Ví dụ, hãy để riêng ra một buổi chiều cuối tuần (nói với gia đình và bạn bè là bạn sẽ bận vào khoảng thời gian đó) và hãy bắt tay ngay vào việc triển khai thực hiện dự án. Tin tôi đi, bạn sẽ cảm thấy thực sự tuyệt vời vì đã dự án đã bắt đầu tiến triển.
Đừng làm nhiều việc cùng một lúc
Cố gắng thực hiện nhiều việc cùng một lúc sẽ làm bạn cảm thấy mình đang làm việc hiệu quả - vì bạn cảm thấy bận rộn – thực ra lại đang lãng phí thời gian của bạn. Bằng cách chú trọng làm từng việc một, bạn sẽ tập trung hơn và sẽ đạt kết quả làm việc tốt nhất: thật là không hiệu quả khi cố gắng làm nhanh cho xong một loạt công việc và sau đó phải làm lại chính những việc này.
Tập trung
Khi bạn đang làm một công việc gì đó, hãy thực sự cố gắng để tập trung vào công việc này. Tất nhiên, bạn sẽ có những ý nghĩ khác như có lẽ mình nên kiểm tra email hay là cái bàn này thực sự cần dọn dẹp cho gọn gàng hơn. Bạn chỉ cần nhớ rằng những ý nghĩ đấy sẽ luôn luôn xuất hiện, nhưng như thế không có nghĩa là bạn phải làm theo. Nếu bạn nhớ ra việc gì đó khi bạn đang thực hiện một việc khác, ví dụ như mình phải gọi điện cho Joe, thì hãy ghi lại việc cần làm đó vào một mẩu giấy hoặc nhật ký của mình để bạn không quên mất, - và tiếp tục thực hiện công việc đang làm. Bạn sẽ hoàn thành được nhiều việc hơn bằng cách tập trung vào một công việc thay vì nhảy từ việc này sang việc khác ngay khi các ý nghĩ chợt nảy ra trong đầu.
Hoàn thành công việc đúng giờ
Cuối cùng, một trong số những cách hiệu quả nhất để có thêm thời gian cho bạn là hoàn thành công việc đúng giờ. Nếu bạn làm cho một công ty nào đó, hãy cố gắng ra về đúng giờ - ít nhất một vài ngày trong tuần (Tôi biết việc này sẽ rất khó nếu chỗ làm của bạn có thói quen ở lại làm việc muộn). Nếu làm việc tại nhà, bạn cần phải có tinh thần kỷ luật cao hơn nhiều khi luôn có cảm giác có thể bắt đầu công việc của mình bất cứ khi nào bạn muốn. Một cách hay là hãy tách phòng làm việc ra xa phòng ngủ hay phòng nghỉ ngơi của mình. Bạn cũng có thể lên lịch cho các hoạt động khác vào buổi tối (ví dụ: gặp gỡ bạn bè để uống cà phê) để có thể tập trung tâm trí cho công việc của mình vào ban ngày …