Quá dài đồng nghĩa với “không đọc”
Các CEO có rất nhiều mối bận tâm và một trong số đó là thời gian quý báu của họ. Dù cho họ đang vận hành một công ty trong nhóm Fortune 500, hay chỉ đơn giản là công ty khởi nghiệp nhỏ, thì những con người đó luôn có nhiều việc cần làm ngay, vì họ biết thời gian trôi qua sẽ lấy đi của họ rất nhiều cơ hội.
Andrew Torba, nhà sáng lập các công ty quảng cáo trực tuyến Advertise AI và Automate Ads, cho biết vào lần đầu tiên tập tành khởi nghiệp, anh viết email cho các thành viên khác trong nhóm của mình với độ dài cứ như là một cuốn tiểu thuyết. Sau một chuỗi các email khiến anh mất khá nhiều thời gian, Andrew nhanh chóng nhận ra sai lầm và kết thúc điều đó. Thay vì ghi hết các chi tiết không cần thiết, anh lọc bỏ chúng và chỉ tập trung vào một hoặc hai điểm quan trọng nhất.
Hãy viết súc tích
Việc dành nhiều thời gian viết email không hiệu quả tí nào; thậm chí, dành thời gian cho việc viết email trên điện thoại còn mất thời gian hơn. Cá nhân Andrew chỉ có vài năm trên cương vị CEO nhưng anh có lợi thế khi các thành viên Hội đồng quản trị của anh có tổng cộng hơn 30 năm kinh nghiệm kinh doanh quốc tế trên cương vị CEO hay lãnh đạo cao cấp. Qua giao tiếp với họ, anh đã nhanh chóng thay đổi và “chuyển hóa” email trở nên ngắn gọn hơn, đôi khi là những email chỉ với vỏn vẹn một từ.
Dưới đây là một ví dụ của Andrew làm thế nào để lược bỏ những “hoa lá” không cần thiết…
Này Andrew, tôi email vì tôi muốn cho bạn biết về một cơ hội thú vị. (Chú ý: Đừng loay hoay ám chỉ những gì bạn sắp nói, chỉ việc nói chúng ra thôi. Đừng dùng từ "Này" vì đây đâu phải là Messenger.)
Thật tuyệt khi được gặp các bạn, tôi tên là John Smith đến từ ABC Inc. (Tôi đang nói chuyện với một người chưa từng gặp nhau chăng?)
Tôi đã dành rất nhiều thời gian theo dõi công việc của bạn và tôi thực sự nghĩ rằng chúng ta có thể hợp tác với nhau. (Chú ý: Không ai thích một kẻ nịnh bợ và lãng phí thời gian của mình, tôi đã bỏ ra 5 giây vào email này và bây giờ thì tôi đang nghĩ tới việc xóa nó.)
Công ty chúng tôi đến từ New York và chúng tôi được cấp vốn bởi x, y, z. (Chú ý: Xin lỗi nhưng điều đó không quan trọng, hãy nói những gì bạn muốn làm cho tôi?)
Chúng tôi đang cố gắng để làm chuyện X. (Đó có phải điều cuối cùng chưa?)
Chúng tôi làm chuyện ấy tốt hơn Facebook vì 1,2,3 điều sau. (Chú ý: Tôi sẽ là người tự xem xét điều đó.)
Tôi biết rất nhiều người nói điều Y, nhưng ngược lại, chúng tôi tin điều Z. (Chú ý: Hãy chú ý vào chuyện làm thế nào bạn có thể giúp tôi, hoặc tôi có thể làm những gì cho bạn?)
Tôi muốn một cuộc gọi với bạn. (Có lẽ điều này sẽ không xảy ra.)
Thay vào đó, hãy giao tiếp như một CEO:
Andrew,
Tôi muốn giúp bạn giải quyết vấn đề X. Tôi đang làm điều Y và anh Z gợi ý chúng ta có thể liên kết với nhau. Bạn có rảnh để trò chuyện trong tuần này không?
Theo Andrew thì đây là một ví dụ tốt: Dẫn dắt vấn đề trực tiếp, ngắn gọn, giải quyết đúng trọng tâm các vấn đề mà người nhận đang gặp phải.
Một cách hữu ích để thực hành cách viết email như một CEO đó là giả vờ thiết lập giới hạn ký tự cho email của bạn giống như Twitter vậy. Bạn càng thực hành nhiều thì bạn sẽ làm chuyên nghiệp hơn trong việc lựa chọn từ ngữ, và tiết kiệm nhiều giờ mỗi tuần thay vì trả lời những email dài ngoằng.
Nếu bạn nghĩ rằng mình cần gửi một email nói chuyện đi sâu vào chi tiết, hãy tính đến việc sắp xếp một cuộc gọi. Bạn có thể dễ dàng hẹn trước một cuộc gọi kéo dài không quá 5-10 phút. Nếu cần kéo dài hơn 5-10 phút, hãy dành thời gian thời gian để gặp họ trong giờ ăn trưa.
Từ đây, hãy học cách bước lên các bậc thang giao tiếp một cách bình tĩnh, càng chậm càng tốt. Bạn có thực sự cần một cuộc gọi 10 phút, hay bạn có thể đặt vấn đề ngay trong một vài tin nhắn ngắn gọn? Hãy tự thách thức chính mình để suy nghĩ nghiêm túc và có hiệu quả khi kết nối thông qua email hoặc bất kỳ hình thức giao tiếp nào khác.
Cho dù bạn đang là một CEO tìm cách để tiết kiệm thời gian hay là một người thất nghiệp đang cố nắm bắt sự chú ý của CEO, bạn sẽ sớm tìm thấy tỷ lệ nhận phản hồi email của mình được cải thiện, và thời gian tiết kiệm được sẽ tăng theo cấp số nhân.