Vừa qua, Giáo sư Diana Buttu, giảng viên Đại học Harvard, thành viên Trung tâm Giải quyết tranh chấp và đàm phán Standford, người đã có nhiều năm kinh nghiệm giảng dạy, tư vấn đàm phán và từng là nhà đàm phán nữ duy nhất trong nhiệm kỳ 5 năm của mình trong các hoạt động giữa Israel và Palestine, đã có chuyến công tác tại Việt Nam và châu Á.
Đây là một hoạt động trong chương trình Diana Speaking Tours do Học viện lãnh đạo và quản lý Singapore LMI và Trung tâm khoa học vân tay GeneCode tổ chức. Giáo sư Diana đã dành cho Doanh Nhân một cuộc trao đổi về nghệ thuật đàm phán và những bí quyết của bà để đạt được thành công trong công việc và cuộc sống.
Để cùng WIN – WIN trong đàm phán
- Bà đánh giá như thế nào về tầm quan trọng của kỹ năng đàm phán trong công việc cũng như cuộc sống?
- Vâng, mỗi ngày chúng ta đều phải đàm phán. Chúng ta thương lượng nhiều hơn chúng ta nghĩ. Hầu hết việc ra quyết định đều có sự tham gia của một vài loại đàm phán. Việc có kĩ năng đàm phán tốt không chỉ giúp cải thiện doanh nghiệp hoặc cách thức vận hành doanh nghiệp mà còn giúp bạn cách thức đàm phán để tăng lương, tăng chức và ngay cả những vấn đề cá nhân như cách thức để có mối quan hệ tốt với những người xung quanh. Nhưng thật không may là các kỹ năng đàm phán lại không được giảng dạy nhiều trong trường học, ngay kể cả với nghề luật sư – chúng tôi sử dụng kỹ năng đàm phán hầu như toàn bộ thời gian, nhưng lại không được học nhiều về kỹ năng này và càng không được chia sẻ nhiều về kỹ năng đàm phán kinh doanh.
- Trên thực tế, rất nhiều người đã học về đàm phán và hiểu về các nguyên tắc cơ bản, nhưng khi bước vào thương thuyết, khi bước vào lại quên mất những nguyên tắc đó. Nên ghi nhớ và học như thế nào?
- Đây là một câu hỏi rất quan trọng. Mọi người thường học về đàm phán nói riêng và mọi thứ trong cuộc sống của mình thông qua sách vở. Ở đại học, sinh viên cũng học thông qua việc đọc sách và nghe các bài giảng. Nhưng đối với lớp của tôi thì không như vậy. Tôi dạy thông qua thực hành. Tôi đưa các sinh viên của mình vào những tình huống đàm phán thực tế mà ở đó họ có thể phạm lỗi. Thông qua việc thực hành, các em sẽ không bao giờ quên được bài học. Các em sẽ có thể phạm lỗi trong lần đầu tiên, lần thứ hai. Nhưng đến lần thứ ba, thì các em đã quen với quy trình và biết cách xử lí vấn đề trong tương lai.
- Đa phần mọi người trước khi bước vào bàn đàm phán đều hướng đến mục tiêu mình sẽ thu lại được điều gì đó, và sau cuộc đàm phán, thường sẽ có một bên được nhiều hơn so với bên còn lại. Vậy mà trong những chia sẻ của mình, bà luôn nhấn mạnh đến nguyên tắc win-win. Tại sao và làm thế nào để đạt được điều đó?
- Nhiều người nghĩ trong đàm phán thì mất mát của tôi là sự gia tăng thêm của bạn và ngược lại. Điều tôi muốn làm trong lớp của mình chính là “nắn chỉnh” cách nghĩ của mọi người, không chỉ trong đàm phán mà là trong tất cả mọi việc. Chúng ta hoàn toàn có thể cùng thắng khi khai thác hết các nguồn lực, kể cả những cơ hội trên bàn thảo luận để đạt được điều 2 bên mong muốn.
- Một trong những yếu tố chi phối rất lớn đến việc đàm phán là cảm xúc, làm thế nào để quản trị cảm xúc, thưa bà?
- Tôi nghĩ chúng ta không thể giả vờ thành robot, gạt bỏ mọi cảm xúc qua một bên được! Nếu cứ kìm nén thì đến một lúc nào đó cảm xúc cũng sẽ bị lộ ra ngoài. Song điều quan trọng là chúng ta biết quản trị cảm xúc. Chúng ta cần hình dung những gì sẽ xảy ra trong cuộc đàm phán và học cách kiểm soát nó, rồi cứ vậy mà tiến lên. Để làm được như vậy thì phải hiểu rõ đối phương. Để tôi kể một minh họa vui mà tôi thường sử dụng trong lớp. Có hai chị em nhưng chỉ có 1 quả cam. Họ đang tìm cách chia quả cam đó: hoặc là mỗi người một nửa, hoặc chỉ một trong hai người được cả. Việc thấu hiểu nhu cầu của đối phương rất quan trọng, nếu như một người thì muốn ăn cam, người còn lại chỉ muốn có vỏ quả cam để làm bánh nướng thì sao? Khi đó, cả hai chị em đều có được cả quả cam như ý họ muốn và không có cuộc cãi vã nào.
- Nếu có thể chia sẻ một chìa khóa quan trọng nhất mà mọi người không thể quên khi tham gia đàm phán thì đó là gì?
- Chính là biết người khác muốn gì và lấy nhu cầu đó kết hợp với nhu cầu của mình sao cho hiệu quả nhất. Trong đàm phán, đừng chỉ tập trung vào mỗi bản thân mình mà cần đặt mình vào tình huống của người khác để giải quyết vấn đề.
Nguyên tắc 80/20 trong đàm phán
- Trong đàm phán, việc đưa ra đề xuất đúng cách và đúng thời điểm cũng là một trong những yếu tố rất quan trọng, nhưng làm thế nào để nhận ra được đúng thời điểm. Bà có thể chia sẻ gì về điều này?
- Điều chính yếu mà tôi cung cấp trong lớp học của mình chính là công tác chuẩn bị. Cơ bản là chúng ta phải dành 80% thời gian để chuẩn bị và 20% để đàm phán. Có những cuộc đàm phán chúng tôi phải dành 99% thời gian để chuẩn bị. Công tác chuẩn bị là vô cùng quan trọng và trong quá trình chuẩn bị bạn sẽ nhận ra đâu là thời điểm thích hợp để đưa ra đề nghị đầu tiên.
- Và chúng ta nên hiểu như thế nào về sự thành công trong đàm phán?
- Thành công trong đàm phán đôi khi là sự tối đa hóa thị phần của bạn trong miếng bánh. Và đôi khi nó lại là việc mở rộng miếng bánh, như ví dụ về hai chị em nêu trên. Nó phụ thuộc vào tình huống thực tế. Tôi không chắc rằng thái độ vui vẻ sau đàm phán đã là thành công hay chưa, nhưng vấn đề then chốt là chúng ta đã gia tăng thêm bao nhiêu lợi ích cho các thành viên và có củng cố được mối quan hệ lâu dài hay không.
- Việc học từ chính những trải nghiệm của mình hẳn là quan trọng hơn rất nhiều so với những gì chỉ học được qua trường lớp, thưa bà?
- Đúng vậy. Đàm phán luôn luôn phải là một tình huống cụ thể. Một điều có thể đúng cho hôm nay nhưng không chắc là vẫn đúng vào ngày mai. Đó là lí do tôi thường nhắc các nhân viên của mình là họ phải biết họ cần gì trong tương lai nữa, chứ không chỉ hôm nay. Trong lớp, tôi lúc nào cũng nêu ra câu hỏi: “Khi nào chúng ta cần kết thúc và kết thúc như thế nào, dựa vào kinh nghiệm cá nhân?”.
- Là người giàu kinh nghiệm, đã từng chia sẻ cho rất nhiều người, bà có gặp phải những thách thức trong cuộc sống và công việc?
- Vâng, tôi là một giảng viên dạy về đàm phán, song thú thực là không phải lúc nào cũng thành công. Trong một số tình huống mình rất cần thì tôi lại nhận ra đàm phán không phải là phương thức đúng cho mọi trường hợp.
- Cám ơn bà về sự chia sẻ!