Giới truyền thông giữ một vị trí quan trọng trong xã hội hiện đại nói chung và với doanh nghiệp nói riêng. Mọi thông tin về đời sống kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội… đều được phản ánh thông qua những phương tiện truyền tin của giới truyền thông như là tiếng nói đại diện cho công chúng. Vì lẽ đó, xây dựng mối quan hệ với giới truyền thông là một trong những chiến lược quan trọng của mỗi doanh nghiệp.
Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp lúng túng không biết ứng xử với giới truyền thông như thế nào, nhất là khi doanh nghiệp gặp “sự cố”. Bài viết này chia sẻ một số suy nghĩ trong ứng xử với giới truyền thông cho doanh nghiệp trong nền kinh tế cạnh tranh nhằm giúp doanh nghiệp giữ vững thương hiệu và phát triển bền vững.
|
(Ảnh minh họa)
|
Một là, doanh nghiệp cần xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với giới truyền thông. Lãnh đạo doanh nghiệp nên xác định rõ giới truyền thông như là đối tác quan trọng – chiến lược của doanh nghiệp và cộng tác, kết hợp chặt chẽ với giới truyền thông trên nhiều lĩnh vực.
Đây là quan hệ hai chiều giữa một bên muốn có thông tin về doanh nghiệp để cung cấp cho công chúng và một bên muốn cung cấp thông tin nhằm giới thiệu, quảng cáo những sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp với khách hàng. Đôi khi, giới truyền thông còn giúp doanh nghiệp truyền tải thông điệp hữu hiệu đến khách hàng khi có những “sự cố” xảy ra ngoài mong muốn với doanh nghiệp.
Hai là, doanh nghiệp cần biết thường xuyên trao đổi thông tin với giới truyền thông. Việc làm này mang lại nhiều lợi ích trong doanh nghiệp nhất là trong nền kinh tế cạnh tranh, bởi nó không phải chỉ là hình thức PR cho doanh nghiệp mà doanh nghiệp còn góp sức trong việc thúc đẩy sự tiến bộ xã hội khi có môi trường kinh doanh minh bạch về thông tin. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng những thông tin cung cấp với giới truyền thông là hoàn toàn xác thực về sản phẩm, dịch vụ hay trước sự kiện nào đó và không làm phương hại đến uy tín, thương hiệu của bất cứ cá nhân hay tổ chức nào.
Bà là, doanh nghiệp cần nhất quán khi cung cấp thông tin với giới truyền thông. Lãnh đạo cao nhất trong doanh nghiệp cần lựa chọn và giao nhiệm vụ cho một cá nhân trong doanh nghiệp như là đại diện cho doanh nghiệp để phát ngôn với giới truyền thông. Những cá nhân khác trong doanh nghiệp khi không được giao nhiệm vụ thì không nên cung cấp thông tin cho giới truyền thông tránh những tổn hại không đáng có cho bản thân và doanh nghiệp sau này. Tuy nhiên, những người đã, đang làm việc tại đơn vị đều có quyền phát biểu ý kiến của mình với báo giới, họ được coi là những người phát ngôn không chính thức của doanh nghiệp. Vì thế, doanh nghiệp cần xác định truyền thông nội bộ là yếu tố đầu tiên phải thực hiện tốt, trước khi truyền thông ra bên ngoài.
Bốn là, doanh nghiệp cần cử phát ngôn viên tham dự các khóa đào tạo về kỹ năng giao tiếp - ứng xử và những thủ thuật, cách thức trả lời giới truyền thông. Nếu không được đào tạo, phát ngôn viên của doanh nghiệp rất dễ mắc phải những lỗi thông thường như dùng những cụm từ đa nghĩa, diễn đạt vòng vo dễ gây hiểu lầm hay cung cấp thông tin thiếu xác thực… hoặc không biết cách kiềm chế cảm xúc tiêu cực khi tiếp xúc với giới truyền thông; không biết từ chối trả lời những câu hỏi khó của giới truyền thông; lúng túng, mất tự chủ…
Năm là, trong những tình huống đặc biệt, khi doanh nghiệp gặp “sự cố”, nếu không có sự bàn bạc và ủy quyền của cấp trên cho phát ngôn viên của doanh nghiệp tiếp xúc với giới truyền thông thì ngay cả phát ngôn viên cũng không được phép cung cấp thông tin với giới truyền thông dưới bất cứ hình thức nào, bởi nếu không thận trọng, doanh nghiệp rất khó tránh khỏi những thông tin đa chiều từ dư luận xã hội làm ảnh hưởng đến sự phát triển của doanh nghiệp.
Sáu là, khi tiếp xúc với giới truyền thông trong mọi tình huống dù chủ động hay bị động, phát ngôn viên của doanh nghiệp cần cẩn trọng trước những câu hỏi của báo giới. Nên ghi âm lại cuộc trao đổi để làm căn cứ khi cần thiết. Chỉ cung cấp những thông tin khi được cấp trên cho phép và đảm bảo tính trung thực của thông tin khi cung cấp với giới truyền thông.
Bảy là, cách ứng xử trước phản ứng của dư luận về “sự cố” của doanh nghiệp qua các phương tiện truyền thông tuyệt vời nhất đó là sự trung thực và tính hợp lí. Phát ngôn viên của doanh nghiệp không nên ngụy biện mà nên lập luận có tình, có lí với những minh chứng khéo léo, rõ ràng nhằm tìm thấy sự đồng cảm từ dư luận xã hội, thậm chí là cả những giải pháp khắc phục “sự cố” rất cụ thể khi được sự cho phép và thống nhất từ người lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp.
Tóm lại, giao tiếp - ứng xử với giới truyền thông vừa là khoa học vừa là nghệ thuật của doanh nghiệp. Doanh nghiệp luôn sẵn sàng hợp tác với giới truyền thông với sự trung thực, chân thành, lòng nhiệt tình và sự “tỉnh táo” sẽ giúp doanh nghiệp thành công trước dư luận xã hội đa chiều và tạo cơ hội cho doanh nghiệp khẳng định thương hiệu trên thị trường.