Theo William Treseder – chuyên gia của Hãng tư vấn quản lý kinh doanh BMNT, có 2 thách thức lớn nhất có thể "giết chết" khả năng tập trung của các nhà lãnh đạo:
Thứ nhất là bị phiền nhiễu bởi quá nhiều thiết bị kết nối. Ngày càng nhiều người sử dụng điện thoại thông minh, máy tính bảng, và hiện tại chúng ta dành trung bình hơn 12 tiếng mỗi ngày cho các phương tiện truyền thông xã hội. Sự kết nối liên tục và mọi lúc mọi nơi không cho phép chúng ta tái tạo năng lượng và sự tập trung.
Thứ hai là bị phụ thuộc quá nhiều vào các cuộc họp hành và cho rằng đó là một phương thức mặc định để tương tác với người khác trong công việc. Nhiều nghiên cứu chỉ ra, nhà lãnh đạo dành 35 – 55% thời gian làm việc cho họp hành.
Vượt qua được hai thách thức này, nhà lãnh đạo và cả doanh nghiệp của họ sẽ được hưởng lợi rất nhiều. Cụ thể, họ và cả đội ngũ sẽ tận dụng thời gian tốt hơn, hoàn thành được nhiều việc hơn và cảm thấy hạnh phúc hơn. Để được như vậy, trong một bài viết trên Harvard Business Review (HBR), chuyên gia William Treseder khuyên các nhà lãnh đạo nên thực hiện 5 việc sau đây mỗi ngày:
1. Tập thiền
Sai lầm lớn nhất của hầu hết mọi người nằm ở cách bắt đầu một ngày mới. Lăn qua lăn lại trên giường, sau đó kiểm tra email trên điện thoại là một ý tưởng rất tệ, theo nhà tâm lý học Emma Seppälä – tác giả cuốn The Happiness Track. Bởi vì khi liên tục kết nối với các hành động có thể gây ra stress, chúng ta đang làm suy yếu đi các khả năng liên quan đến nhận thức mà cơ thể rất cần, như khả năng ghi nhớ và chú ý.
Hãy bắt đầu thử thực hành một bài tập thiền đơn giản (như yên lặng hít thở sâu từ 20 – 30 phút) khi thức dậy. Theo Emma Seppälä, thiền là một cách giúp cho hệ thần kinh trở nên bình tĩnh hơn dù phải đối diện với nhiều áp lực trong cuộc sống hằng ngày. Khi bình tĩnh hơn, trí thông minh cảm xúc của mỗi người sẽ tăng lên, từ đó giúp đưa ra các quyết định sáng suốt hơn.
2. Sắp xếp công việc hợp lý
Một sai lầm phổ biến là để cho người khác điền vào lịch làm việc mỗi ngày của bạn, đặc biệt là vào buổi sáng. Bạn phải chắc chắn rằng mình dành đủ thời gian cho các phần việc phức tạp và cần phải phát huy khả năng sáng tạo. Bởi vì để hoàn thành chúng, bạn phải ở trong trạng thái thoải mái, chứ đừng giải quyết chúng trong những phút giải lao giữa các cuộc họp căng thẳng.
Nhiều nhà lãnh đạo nghĩ rằng họ có thể giải quyết hiệu quả cùng lúc nhiều phần việc, nhưng kết quả các cuộc nghiên cứu khoa học đã cho thấy điều ngược lại. Hãy tận dụng nhịp điệu sinh học tự nhiên của cơ thể bằng cách tập trung vào các phần việc phức tạp và đòi hỏi sự sáng tạo trong buổi sáng và sắp xếp các cuộc họp hành có tính chất đơn giản hơn vào buổi chiều.
3. Dọn dẹp mọi thứ
Bàn làm việc, màn hình chính máy tính hoặc smartphone của bạn được sắp xếp hợp lý hay chỉ là một mớ hỗn độn? Tất cả mọi thứ có liên quan đến môi trường xung quanh đều tác động đến năng suất và chất lượng công việc của chúng ta. Điều này đã được chứng minh qua cuốn sách nổi tiếng của tác giả người Nhật Marie Kondo với tựa đề The Life-Changing Magic of Tidying Up (tạm dịch: Phép màu thay đổi cuộc sống từ sự dọn dẹp ngăn nắp).
Hãy giữ cho môi trường làm việc được sạch sẽ và gọn gàng, cả môi trường thực lẫn “môi trường kỹ thuật số”. Trên bàn làm việc, hãy cho mọi thứ vào ngăn kéo. Hãy tạo thư mục hợp lý trên màn hình máy tính để chứa các tập tin con và giữ lại chỉ từ 8 – 12 ứng dụng trên màn hình chính của smartphone. Hãy tắt những thông báo không cần thiết trên điện thoại. Khi không còn bị tác động bởi sự lộn xộn, bạn sẽ duy trì được sự tập trung lâu hơn.
4. Giảm bớt nhân sự cho một cuộc họp
Một nghiên cứu của HBR vào năm 2015 và nhiều nghiên cứu khác sau đó đã cho thấy lợi ích của việc họp hành với lượng nhân sự tham gia tối thiểu. Hãy hạn chế số nhân sự tham gia họp trong khoảng 8 người hoặc ít hơn, trừ những cuộc họp thuần về thông báo thông tin. Hãy chắc chắn rằng mỗi cuộc họp đều đưa ra những phần việc cụ thể, thời hạn hoàn thành và xác định được người chịu trách nhiệm chính.
Chọn ra cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp chính là “thủ thuật” mà Hãng công nghệ Apple đã sử dụng để quản lý hiệu quả lượng nhân sự khổng lồ.
5. Bảo toàn “vùng đệm”
Một lý do khiến nhiều người khó tập trung là vì không có những “khoảng thời gian đệm”. Bạn không thể tập trung tối đa khi phải liên tục tham gia hết cuộc họp này đến cuộc họp khác. Chuyển đổi từ phần việc này sang phần việc kia không phải là nhiệm vụ dễ dàng cho bộ não, và khả năng này còn suy giảm dần trong suốt một ngày dài. Đối với những nhà quản lý bận rộn, sự thiếu tập trung vì lý do này có thể khiến họ lãng phí đến 70% thời gian làm việc.
Nếu muốn tránh lãng phí thời gian và để bộ não không bị quá tải, hãy cộng thêm những khoảng thời gian đệm giữa những cuộc họp. Đối với mỗi cuộc họp kéo dài 45 – 60 phút, hãy cộng thêm cho mình 15 phút để xử lý và tiếp nhận thông tin. Điều này còn mang đến lợi ích cho cả những thuộc cấp của bạn, vì họ cũng sẽ được cộng thêm cùng một khoảng thời gian như vậy để tư duy hiệu quả hơn.