1. Thay đổi suy nghĩ
Nếu đang chuẩn bị cho một cuộc trò chuyện được gắn mác "khó nhằn", chắc hẳn bạn sẽ có cảm giác lo lắng và khó chịu. Tuy nhiên, theo lời khuyên của chuyên gia, bạn nên thử suy nghĩ vấn đề theo hướng tích cực và đơn giản.
Ví dụ, thay vì đưa ra những phản hồi tiêu cực, bạn có thể dẫn dắt câu chuyện theo hướng xây dựng, phát triển. Đừng nói "không" với sếp mà hãy đưa ra giải pháp thay thế. Một cuộc nói chuyện khó nhằn sẽ trở nên dễ chịu hơn nếu bạn xem nó như một buổi trò chuyện bình thường.
2. Hít thở sâu
Càng bình tĩnh và tập trung thì bạn sẽ càng giải quyết vấn đề tốt hơn. Việc để đầu óc nghỉ ngơi thường xuyên sẽ giúp bạn luyện khả năng tập trung và xử lý tình huống.
Nếu bạn sắp có buổi trao đổi với đồng nghiệp - người có quan điểm bất đồng với mình, hãy uống một tách cà phê hoặc tản bộ quanh phòng để suy nghĩ vấn đề một cách thấu đáo trước khi bước vào cuộc tranh luận.
3. Lập kế hoạch nhưng đừng viết kịch bản chi tiết
Việc ghi chép nhanh những luận điểm quan trọng hoặc những điều muốn nói ra sẽ rất có ích trước khi cuộc trò chuyện bắt đầu. Tuy nhiên nếu bạn định lên kế hoạch tất tần tật những điều định nói lại là việc lãng phí thời gian, bởi mọi chuyện không phải lúc nào cũng diễn ra theo đúng ý bạn. Nếu đối phương vượt quá giới hạn mà bạn tự đặt ra cho họ, bạn sẽ bắt đầu bối rối, mất động lực tiếp tục và khiến buổi nói chuyện trở nên giả tạo.
Nên áp dụng chiến lược linh hoạt và phản hồi tuần tự các câu hỏi có thể, hãy sử dụng ngôn ngữ đơn giản, rõ ràng, trực tiếp và trung lập.
4. Công nhận quan điểm của đối phương
Đừng khiến không khí trò chuyện trở nên căng thẳng bằng việc liên tục bác bỏ quan điểm của người khác. Trước khi đề cập đến chủ đề này, bạn nên tự hỏi "Vấn đề ở đây là gì?", "Liệu những người còn lại có nghĩ đó cũng là vấn đề không?". Nếu bạn không chắc chắn về quan điểm của người khác, cứ thừa nhận rằng bạn không biết và hỏi lại họ.
Hãy cho người khác thấy rằng bạn cũng đang quan tâm đến vấn đề đó. Thể hiện sự quan tâm bằng việc tìm hiểu cảm nhận của họ, dành thời gian suy ngẫm về những lời họ nói và để ý tông giọng của họ. Một khi đã hiểu ra vấn đề, bước tiếp theo là bạn nên tìm ra điểm chung về quan điểm giữa hai bên.
5. Thông cảm
Kinh nghiệm đã chỉ ra rằng những cuộc trò chuyện khó khăn thường khiến mối quan hệ làm việc trở nên căng thẳng. Do đó, việc tỏ ra đồng cảm với những đề tài nhạy cảm là hành động khôn ngoan. Hãy thông cảm, quan tâm tới mọi người.
Bạn không nhất thiết phải làm hài lòng người khác, nhưng vẫn nên biết cách kiểm soát tình hình để truyền tải thông tin theo cách công bằng, trung thực và dũng cảm. Đồng thời, tại thời điểm đó, đừng nên bộc lộ cảm xúc thái quá.
Sai lầm tệ nhất mà bạn dễ mắc phải là mong chờ đối phương có thiện cảm với mình. Đừng nói những câu đại loại như: "Tôi cảm thấy rất buồn khi phải nói điều này...", hoặc, "Thực sự rất khó khăn với tôi khi phải làm việc này...".
6. Giảm nhịp độ trò chuyện, và lắng nghe
Để không khí bớt căng thẳng, nên cố gắng làm giảm nhịp độ của cuộc trò chuyện lại. Việc làm chậm tiến trình và tạm ngưng trước khi phản hồi ý kiến là cơ hội giúp bạn tìm từ ngữ diễn tả thích hợp và có thể xoa dịu cảm xúc tiêu cực từ đối phương.
Nếu lắng nghe người khác nói, bạn sẽ nhanh chóng nhận ra đúng vấn đề và kết thúc cuộc tranh luận theo chiều hướng tốt hơn.
Ngoài ra, hãy đảm bảo hành động của bạn sẽ củng cố cho những lời bạn vừa nói. Việc vừa trả lời "Tôi đang nghe anh nói đây", nhưng mắt thì dán vào chiếc điện thoại trên tay là một hành động xúc phạm.
7. Cho lại thứ gì đó
Nếu bạn đang lao vào một cuộc nói chuyện - dự báo sẽ đặt người khác vào một tình thế khó khăn hay lấy thứ gì đó khỏi họ thì trước hết, hãy tự hỏi bản thân rằng: "Tôi có thể giúp được họ điều gì không?".
Ví dụ, nếu bạn sắp sa thải một nhân viên đã làm việc với mình trong thời gian dài, bạn có thể viết cho họ một lá thư giới thiệu họ với công ty mới với nhiều lời khen ngợi; hoặc nếu bạn phải thông báo với sếp rằng mình không thể hoàn thành công việc được giao, nên đề nghị một giải pháp thay thế.
Hãy giải quyết vấn đề theo hướng xây dựng bởi không ai muốn gặp rắc rối. Việc đưa ra những lựa chọn mới có thể mở ra lối thoát cho người khác và cũng là một tín hiệu thể hiện sự tôn trọng của bạn dành cho họ.
8. Quan sát và học hỏi
Việc tham gia những cuộc trò chuyện khó nhằn giúp bạn có cơ hội quan sát, phân tích nhiều thứ và tự rút ra bài học kinh nghiệm cho mình. Hãy nghĩ về lý do tại sao bạn lại có những phản ứng kiên định như thế và những điều khác biệt mà bạn đã nói.
Nên học cách quan sát những người khác đương đầu với những tình huống này thành công như thế nào và học hỏi họ.