- Các thành viên trong nhóm hiếm khi đi họp, và nếu có đi, thì họ cũng rất uể oải và thiếu năng lượng. Điều này làm cho cuộc họp trở nên vô ích vì không giải quyết được vấn đề.
- Nhóm của bạn không tìm ra được những ý tưởng hay giải pháp nào mới mẻ, thú vị để thay thế. Nhóm thiếu đi tư duy phản biện. Và điều này làm giảm đi hiệu quả công việc.
- Trong suốt buổi họp hay thảo luận, có một số thành viên luôn luôn im lặng, họ hầu như không nói gì cả. Nếu có, thì họ chỉ nói những vấn đề chung chung và không cụ thể. Điều này đồng nghĩa với việc khi có vấn đề nảy sinh thì nhóm không giải quyết được, đồng thời làm ảnh hưởng tới chức năng của nhóm.
- Nếu bạn muốn biết các thành viên có đồng ý với một việc gì đó hay không, bạn sẽ thấy có một số thành viên không thực sự hài lòng. Đây có thể là một vấn đề nếu những thành viên này đang có những ý tưởng lớn.
Những vấn đề này sẽ không giảm bớt, mà nó thường sẽ chuyển sang những vấn đề tương tự. Và khi nhận biết được vấn đề thì chúng mới có thể được giải quyết.
Vấn đề là, cả nhóm của bạn đang thiếu: Sự an toàn về mặt tâm lý
Sự an toàn về mặt tâm lý là gì?
Sự an toàn về mặt tâm lý là niềm tin ở bối cảnh mà cả nhóm sẽ cảm thấy đủ an toàn để họ mạo hiểm. Các thành viên trong nhóm sẵn sàng chia sẻ ý tưởng, nói chuyện cởi mở mà không bị cười nhạo hay chỉ trích.
Nhiều năm trước, Google bắt đầu dự án có tên Aristotle, nhằm xác định xem kĩ sư nào làm việc hiệu quả nhất trong nhóm. Google đã dành nhiều năm để nghiên cứu trên 180 nhóm khác nhau. Nghiên cứu của họ chi tiết đến mức họ có thể nói số lần các thành viên trong nhóm đi ăn cùng nhau.
Trong dự án này, Google nhận thấy rất nhiều điều về cách làm việc nhóm hiệu quả. Có một điều đáng chú ý, đó cũng là chìa khoá dẫn đến thành công của hầu hết các nhóm, chính là môi trường mà ở đó họ có được sự an toàn về mặt tâm lý.
Khi mỗi thành viên trong nhóm đều có thể thoải mái chia sẻ và đóng góp, họ có thêm hàng ngàn ý tưởng. Các thành viên trong nhóm cũng gắn kết nhau hơn, và đương nhiên họ sẽ dễ đạt được thành công hơn. Tất cả là nhờ vào sự an toàn về mặt tâm lý.
Lợi ích của sự an toàn về mặt tâm lý
Lợi ích cơ bản nhất là giúp gắn kết và tăng sự tương tác giữa các thành viên trong nhóm. Ban đầu, bạn sẽ cảm thấy rất khó để nói ra ý tưởng của bạn. Ai đó cũng có thể nghĩ ra những ý tưởng tuyệt vời nhưng họ sợ và xấu hổ nên họ không thể trình bày ý tưởng đó.
Nếu nhóm bạn là nơi mà tất cả mọi người đều cảm thấy thoải mái để phát biểu ý kiến, họ sẽ dần phát hiện ra nhiều ý tưởng hơn. Có một vài ý tưởng sẽ hay hơn những cái khác, nhưng ngay cả những ý tưởng không hay cũng giúp nhóm phát triển hơn. 10 ý tưởng bình thường, thậm chí là không hay thì vẫn tốt hơn là không có ý tưởng nào.
Trong một nhóm đạt được sự an toàn về mặt tâm lý, các thành viên sẽ không còn sợ sai. Và khi họ mắc sai lầm, họ cũng sẽ tự học hỏi và rút kinh nghiệm cho những lần sau.
Bạn có bao giờ thắc mắc tại sao phương pháp động não (brainstorming) lại phổ biến đến như vậy? Bởi vì phương pháp này tạo nên một môi trường an toàn về mặt tâm lý.
Nếu có được một chuỗi những ý tưởng hay, mỗi thành viên trong nhóm đều phải đóng góp. Và bạn sẽ sớm nhận ra có hàng chục ý tưởng hay kế hoạch mới, mặc dù không phải tất cả chúng đều có thể áp dụng được, nhưng chúng góp phần làm cho mỗi thành viên đều cảm thấy họ đã đóng góp được gì đó cho cả nhóm, và họ là một phần của nhóm.
Tuy nhiên, nếu có một thành viên đưa ra ý tưởng không hay và bị chỉ trích quá nhiều thì rất có thể họ sẽ không bao giờ phát biểu ý kiến nào nữa, kể cả khi họ có một ý tưởng khả thi. Vì vậy, rất khó mắc lỗi khi làm việc chung với một nhóm có sự an toàn về mặt tâm lý.
Con người luôn muốn có cảm giác mình được đưa ra ý kiến, nói lên ý tưởng của mình. Ai cũng mong muốn làm việc cho một nhóm mà ở đó họ cảm thấy mình là một phần của nhóm, mình đang góp phần hình thành nên nhóm đó.
Và rất có thể ý tưởng của họ đưa ra sẽ mang lại hiệu quả cho công việc hay tạo nên thành công cho nhóm. Nhưng phải bắt đầu từ đâu?
Mọi thứ xuất phát từ chính bạn. Sự an toàn về mặt tâm lý không tự xuất hiện.
Nếu không khí làm việc của cả nhóm không đảm bảo sự an toàn về mặt tâm lý, thì người nhóm trưởng cần phải nỗ lực để thay đổi điều đó. Bạn có thể tham khảo một vài lời khuyên sau đây:
Hãy làm ví dụ điển hình
Hãy tự mình làm gương cho các thành viên trong nhóm. Và nếu mọi người im lặng, hãy hỏi họ điều gì đó, giữ bầu không khí thân thiện, cởi mở cho cả nhóm.
Nếu không họ sẽ chỉ nói những gì họ nghĩ bạn cần họ nói mà thôi. Hãy đặt nhiều câu hỏi cho tất cả các thành viên.
Đừng ngắt lời người khác
Nếu có một thành viên đang nói, hoặc vài người đang thảo luận, hãy để họ tiếp tục. Ngắt lời họ sẽ khiến họ có cảm giác không được nói một cách tự do, thoải mái.
Tóm lược lại những gì người khác nói theo cách bạn hiểu, và hỏi lại họ về những gì bạn chưa hiểu rõ. Việc này thể hiện rằng bạn đang lắng nghe và quan tâm tới những gì họ nói.
Đừng phán xét
Khi ai đó cảm thấy bạn đang chỉ trích họ, họ sẽ không bao giờ nói điều gì nữa. Và như vậy bầu không khí trở nên căng thẳng và không thoải mái.
Đừng trở thành kẻ chuyên quyền
Mắc lỗi là chuyện hết sức bình thường đối với tất cả mọi người. Bạn chỉ cần nói một câu đơn giản như :“Xin lỗi, tôi vừa bỏ lỡ điều gì vậy?”, có thể xây dựng sự gắn kết giữa các thành viên trong nhóm hơn là bạn lạm dụng quyền lực của trưởng nhóm. Mọi thứ sẽ chấm dứt hoàn toàn nếu các thành viên trong nhóm trở nên tức giận, hay bất mãn.