Mời đúng đối tượng
Có những người được mời đến họp mà không hiểu mình có mặt để làm gì? Về chuyên môn của họ không thể đóng góp được cho việc cần bàn. Hơn nữa, những thông tin vừa cập nhật chẳng liên quan đến bộ phận công tác của họ.
Vì thế, để đảm bảo hiệu quả của cuộc họp, cần mời đúng thành phần tham dự, những thành phần thực sự liên quan và thích hợp. Cố gắng duy trì nhóm họp trong khoảng từ 5 đến 7 người sẽ có hiệu quả tốt nhất. Bởi khi số lượng người tham dự quá đông thì khả năng sẽ có vài thành viên bắt đầu trở thành khán giả bất đắc dĩ, họ không đóng góp thêm được điều gì có lợi, đồng thời các luồng thảo luận dễ rơi vào tình trạng lan man, xa chủ đề và khó kiểm soát.
Bắt đầu và kết thúc đúng giờ
Đừng bao giờ đến họp muộn và cũng không phải chờ người đến muộn. Nên đóng cửa phòng họp và bắt đầu “vào việc” ngay theo đúng thời gian ghi trong giấy mời, để những người đến đúng giờ cảm thấy được tôn trọng và những ai đến muộn, tự phải rút kinh nghiệm.
Bắt đầu họp đúng giờ quan trọng như thế nào thì kết thúc đúng giờ cũng quan trọng như vậy. Đừng dễ dãi với suy nghĩ “kéo dài thêm nửa tiếng cũng không ảnh hưởng gì” và thường xuyên biến nó thành thói quen. Cần chủ động kiểm soát thời gian, điều phối sự tương tác lúc cuộc họp diễn ra.
Lên chương trình làm việc và nghiêm túc thực hiện
Chương trình làm việc cần được chi tiết hóa, giới hạn thời gian cho việc đặt câu hỏi và trả lời. Mỗi đầu việc trên chương trình cần được giải thích rõ ràng và được phân định một khoảng thời gian cụ thể. Có thể bỏ qua một đầu việc trong chương trình, nhưng không nên thêm đầu việc vào chương trình khi đang họp, trừ khi đó là việc quan trọng, đột xuất cần giải quyết ngay.
|
Ảnh minh họa
|
Thảo luận đúng trọng tâm
Khi thông báo họp, yêu cầu những người tham gia phải chuẩn bị trước tài liệu, ý kiến đúng nội dung chương trình để tránh những ý kiến trái ngược gây mất thời gian mà không giải quyết được vấn đề. Nếu những người tham gia không xác định được mục đích thì sẽ không có cách nào để định hướng tiến đến mục tiêu.
Mỗi người có trách nhiệm của riêng mình
Cần giao trách nhiệm cụ thể cho mỗi nhân viên (giao cho một số việc trong chương trình mà họ phải chịu trách nhiệm trong buổi họp). Bằng cách này, mỗi nhân viên sẽ có trách nhiệm hơn khi tham gia cuộc họp.
Khuyến khích các thành viên đóng góp ý kiến
Một cuộc họp không có các ý kiến từ những thành viên tham gia được coi là một buổi họp thất bại. Bởi mục tiêu của cuộc họp là ghi nhận ý kiến của mọi người cho công việc chung.
Phân công cụ thể
Đây là điểm khác biệt giữa cuộc họp hiệu quả và cuộc họp không hiệu quả. Trong cuộc họp đúng nghĩa, cần đưa ra những vấn đề, nhiệm vụ phải hoàn thành tiếp theo và phân công trách nhiệm cho từng thành viên tham dự. Ngoài ra, cần công bố thời hạn hoàn thành công việc, giúp mỗi người có định hướng rõ ràng và không rơi vào trạng thái trì trệ.
Cử thư ký cuộc họp
Thư ký là người ghi lại những nội dung đã diễn ra trong cuộc họp, những vấn đề quan trọng. Điều này sẽ giúp cho không chỉ những người tham gia mà cả những thành viên vắng mặt nắm một cách rõ ràng nội dung chi tiết của cuộc họp. Bên cạnh đó, thư ký còn là người nhắc nhở các thành viên báo cáo các công việc còn tồn đọng hay công việc cần giải quyết.
Thiết lập cơ chế thưởng phạt
Nên ban hành một số quy tắc và kỷ luật nhỏ trong buổi họp. Cụ thể, nếu có một người đi họp muộn thì sẽ bị chịu một hình thức kỷ luật nào đó vì làm mất thời gian chờ đợi của nhiều người. Việc này nhằm tránh lãng phí thời gian và công việc của những người có mặt, cũng trực tiếp tăng tính hiệu quả của buổi họp lên rất nhiều.
Để một cuộc họp diễn ra suôn sẻ và hiệu quả không quá khó. Quan trọng là vai trò của người điều hành và thái độ của các thành viên tham gia. Không nên lãng phí thời gian vô bổ vào những buổi họp nhàm chán, cần phải phát huy vai trò hiệu quả của các cuộc họp.