Áp dụng công nghệ
Để quản lý nhân sự từ xa hiệu quả, người lãnh đạo, quản lý cần linh hoạt sử dụng công nghệ như, kết hợp sử dụng Skype, Viber, Hangouts… để trao đổi công việc cũng như chia sẻ các “chỉ thị” điều động, quản trị nhân sự. Google Drive và Dropbox cũng là những công cụ quản lý hỗ trợ tuyệt vời, giúp bạn dễ dàng trao đổi tài liệu, đánh giá kết quả thực hiện công việc của cấp dưới. Tuy nhiên, các nhà quản lý cũng nên sắp xếp những buổi gặp gỡ định kì để mọi người dễ dàng trao đổi, hiểu rõ nhau hơn, từ đó, làm việc hiệu quả hơn và càng gắn bó với nhau nhiều hơn.
Làm rõ vai trò và mục tiêu của từng nhân viên
Song song với việc ứng dụng các thành tựu KHCN vào lĩnh vực quản lý, người lãnh đạo cũng cần chủ động xây dựng phong cách làm việc khoa học, đảm bảo quản lý từ xa các nhân viên của mình một cách hiệu quả, dễ dàng. Thứ nhất, cần đưa ra các mục đích cụ thể của từng công việc, tạo thuận lợi cho nhân viên làm việc từ xa có thể dễ hiểu, dễ nắm bắt, người lãnh đạo, quản lý cũng dễ dàng đánh giá hiệu quả công việc cũng như năng lực của nhân viên. Các mục tiêu này cần phải rất cụ thể và cần được trao đổi kỹ với nhân viên thông qua các cuộc họp online hoặc các văn bản chính thức.
Thứ 2, giao việc cho các nhân viên làm việc online cần phải rõ ràng theo thời gian biểu cụ thể. Đây được xem là một trong những nguyên tắc “vàng”, không chỉ giúp cấp dưới dễ dàng nắm bắt công việc mà còn giúp người lãnh đạo, quản lý dễ dàng hơn trong việc đánh giá năng lực của nhân viên, từ đó có kế hoạch điều chỉnh, sắp xếp cho phù hợp.
Biết tin tưởng nhân viên
Nguyên tắc quan trọng để quản lý nhân viên từ xa là hãy tin tưởng vào nhân viên của mình.
Bạn nên dành cho nhân viên những không gian riêng, tập trung hoàn thành công việc. Đôi khi, bạn cần lên lịch cho những cuộc họp online và báo trước cho mọi người sắp xếp công việc. Tại cuộc họp, bạn có thể nêu ra những việc trọng tâm, mọi người cần người lưu ý. Các cuộc họp online cũng là cách để người lãnh đạo giải đáp các thắc mắc của nhân viên và lắng nghe ý kiến của họ. Công việc của họ có phải đang quá tải hay không? Họ đang gặp khó khăn gì? Những kỹ năng nào họ muốn bổ sung? Tại những cuộc họp như vậy, nhân viên sẽ cảm thấy thoải mái hơn nhiều khi được đặt câu hỏi và cũng dễ dàng chia sẻ hơn.
Kiểm tra, giám sát một cách linh hoạt
Quản lý từ xa không đơn thuần là quản lý thời gian làm việc mà quan trọng hơn hết là hiệu quả công việc. Do đó, các nhà lãnh đạo, quản lý không nên quá cứng nhắc trong việc giám sát, không nên yêu cầu nhân viên báo cáo tiến độ công việc liên tục, bởi điều này có thể khiến họ cảm thấy căng thẳng. Nếu bạn thưởng xuyên nhắn tin hay gọi điện hỏi nhân viên của mình xem họ đang làm gì, tiến độ công việc của họ đã làm đến đâu, họ có đang tập trung cho công việc không thì hãy dừng ngay hành động đó lại... Thực tế bạn đang làm giảm năng suất và sự tập trung của nhân viên. Thay vào đó, hãy cho họ sự linh động bằng cách yêu cầu nhân viên báo cáo công việc vào cuối mỗi ngày hoặc cuối mỗi tuần với kết quả cụ thể đạt được.
Coi trọng sự tương tác giữa các cá nhân
Nhiều lãnh đạo không quen với hình thức quản lý mới nên có thể cảm thấy khó khăn khi phải theo dõi hoạt động của các nhóm nhân viên. Trong trường hợp này, họ lại càng có xu hướng tập trung thái quá vào công việc mà quên đi việc quản lý các mối quan hệ. Là người lãnh đạo, bạn hãy là người chủ động và là người gắn kết các thành viên trong nhóm. Hãy phân bổ công việc hợp lý và đảm bảo rằng, thông tin được chia sẻ đến toàn bộ thành viên trong nhóm; lên lịch họp online, khi mọi người có thể nói chuyện “mặt đối mặt” khả năng tương tác và kết nối giữa các thành viên sẽ được nâng lên.
Khen thưởng, kỷ luật rõ ràng, nghiêm minh
Cùng với biện pháp kiểm tra, giám sát linh hoạt, người lãnh đạo, quản lý cũng cần đưa ra các tiêu chí đánh giá khen thưởng và kỉ luật rõ ràng, công minh, có thể quản các nhân viên từ xa hiệu quả nhất. Các quy định xử phạt phải thật cụ thể cho từng trường hợp, nếu có vi phạm và bị xử lý họ cũng sẽ “tâm phục khẩu phục” và đảm bảo không tái phạm. Tương tự, các tiêu chí khen thưởng cũng cần có sự rõ ràng, chi tiết và đảm bảo tính khách quan, tạo sự thống nhất, đoàn kết trong nội bộ cũng như góp phần nâng cao tinh thần làm việc cho các nhân viên.
Bên cạnh đó, người lãnh đạo, quản lý cũng cần chủ động xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các nhân viên. Cụ thể, tích cực thăm hỏi, lắng nghe ý kiến của cấp dưới về những khó khăn trong công việc và sẵn sàng hỗ trợ, giúp đỡ họ khi cần thiết. Đặc biệt, người lãnh đạo, quản lý phải làm cho nhân viên của mình thấy, bạn luôn quan tâm và tin tưởng họ, từ đó, họ có thêm động lực phấn đấu trở thành những trợ thủ đắc lực trong công việc.