Tại sao phải phân công nhiệm vụ?
Dù bạn có ba đầu sáu tay, dù bạn là một cá nhân kiệt xuất cũng không bao giờ bạn có thể hoàn thành công việc của cả bộ phận chỉ với sức của mình. Bạn chỉ có thể hoàn thành được mục tiêu công việc của một nhà quản lý khi bạn biết cách phân công nhiệm vụ cho nhân viên của mình. Các nhà quản lý thành công là người biết và tin tưởng phân công công việc cho thành viên khác.
Việc phân công nhiệm vụ hiệu quả giúp bạn có nhiều thời gian hơn cho những công việc quản lý và hoạch định, tránh việc bạn trở thành “Osin” cho những công việc của nhân viên. Việc tin tưởng phân công nhiệm vụ cho nhân viên cũng sẽ giúp nhân viên của bạn có động lực làm việc và cơ hội để phát triển trong tổ chức. Phân công và ủy thác công việc hiệu quả là con đường thành công của các nhà quản lý “thành công bằng sức của người khác”.
Quy trình phân công công việc
Để phân công và ủy thác công việc hiệu quả, bạn cần tuân thủ theo các bước bao gồm:
- Tính toán trước những tình huống có thể xảy ra khi phân công; - Trao đổi với người có kinh nghiệm và người được phân công; - Xác định các yêu cầu công việc; - Phân công cả những công việc thú vị và không thú vị; - Phân công toàn bộ công việc; - Nêu rõ các kỳ vọng của bạn về công việc và cuối cùng là hãy tin tưởng, hỗ trợ hết mình với người được giao nhiệm vụ.
Việc bạn nêu rõ mục đích, kỳ vọng của bạn về công việc cũng như sự tin tưởng và hỗ trợ của bạn với người được phân công bao nhiêu sẽ giúp bạn thành công bấy nhiêu khi ủy thác công việc.
Hướng dẫn nhân viên phát triển các kỹ năng
Không phải nhân viên nào khi được phân công nhiệm vụ đã có đầy đủ các kỹ năng để hoàn thành công việc được giao. Là nhà quản lý, ngay từ khâu dự trù các tình huống bạn đã cần phải chú ý đến điều này. Khi phân công nhiệm vụ cho nhân viên của mình, bạn cần thảo luận với họ và yêu cầu họ trang bị những kỹ năng cần thiết để hoàn thành công việc. Bạn cũng sẽ là người hỗ trợ và cũng chính là người kèm cặp nhân viên của mình những kỹ năng mà bạn có thế mạnh.
Đánh giá hiệu quả công việc bằng mô hình PERFORM
Phân công nhiệm vụ với mục đích quan trọng nhất để nâng cao hiệu quả công việc của tổ chức. Để đánh giá hiệu quả công việc được giao, bạn có thể áp dụng mô hình PERFORM (tạm dịch: thực hiện nhiệm vụ). Khi đánh giá công việc bạn của một nhân viên được ủy thác bạn cần căn cứ vào:
P: Mục đích công việc được giao
E: Môi trường làm việc của nhân viên
R: Các nguồn lực hỗ trợ nhân viên hoàn thành công việc có đầy đủ không
F: Những phản hồi tích cực và không tích cực mà nhân viên đó nhận được
O: Vai trò của cá nhân đó trong tổ chức có được coi trọng?
R: Bản thân bạn có thường xuyên thực hiện các báo cáo và trao đổi với người được giao nhiệm vụ hay không?
M: Bạn có làm tốt vai trò tạo động lực, vai trò hỗ trợ hoặc công việc bạn phân công có thực sự phù hợp với khả năng người được giao.
Một phương pháp phân công nhiệm vụ hiệu quả, các hướng dẫn phát triển và thực hiện công việc, phương pháp đánh giá phân công công việc hiệu quả sẽ giúp các nhà quản lý làm tốt hơn vai trò của mình. Phân công và ủy thác công việc hiệu quả sẽ giúp bạn trở thành một nhà quản lý thực thụ.