Đồng nghiệp được hiểu là những người cùng làm việc trong một tổ chức, một doanh nghiệp, cơ quan… không phân biệt chức vụ nắm giữ. Ở đây, chỉ xin đề cập đến nội dung, vai trò của giao tiếp.
Mô hình 3 chữ E
Nghiên cứu về hơn 50 công ty toàn cầu có hiệu quả SXKD cao của Hoa Kỳ, Towers Watson (2011) đã rút ra nhận xét, VHDN nói chung, văn hóa giao tiếp và ứng xử nói riêng của các cơ quan, tổ chức đều thực hiện 3 chức năng cơ bản là: (1) Gắn bó, (2) Kích hoạt và (3) Truyền năng lượng. Ba chức năng này dịch ra tiếng Anh đều có 3 chữ E đầu: Engaged, Enabled, Energized.
1. Kết nối và gắn bó
Giao tiếp với đồng nghiệp không chỉ là cách làm quen, giới thiệu thông thường mà còn có tác dụng kết nối giữa các cá nhân, nhóm, đơn vị khác nhau và tạo nên sự gắn bó, thống nhất trong một tổ chức. Vậy cái gì tạo nên sự gắn bó trong các tổ chức? Đó chính là nhân tố niềm tin vào giá trị, sự thành công và tương lai tươi sáng của tổ chức và là lòng tin vào con người – các đồng nghiệp và các nguồn lực phát triển của tổ chức đó.
Cách thức để xây dựng niềm tin trước hết là sự dấn thân tiên phong và sự gương mẫu, nhất quán trong nói và làm của người sáng lập và lãnh đạo. Sau đó là năng lực và trách nhiệm truyền bá tư tưởng, triết lý và niềm tin của tổ chức tới từng đơn vị và nhân viên. Muốn làm việc này có hiệu quả thì người lãnh đạo không chỉ nói xuông mà phải kỳ công, đầu tư xây dựng tầng tháp – cấp độ thứ 2 của hệ thống VH tổ chức với các cơ cấu chủ yếu là: Xác định sứ mệnh, tầm nhìn, các giá trị cốt lõi, triết lý hành động và đạo đức làm việc của tổ chức…
Khi các tiêu chí này được hình thành và qua kiểm chứng thực tế sẽ trở thành các quy phạm, chuẩn mực định hướng và đánh giá các hoạt động giao tiếp, ứng xử và hành động của mọi thành viên trong tổ chức, dần dần tạo thành truyền thống của DN, tổ chức. Từ sự kết nối và gắn kết chặt chẽ mà các tổ chức có văn hóa mạnh đã kiến tạo nên một phong cách làm việc, sinh hoạt chung, một bộ gen có bản sắc riêng và thu hút, giữ chân được nhiều người tài làm việc gắn bó lâu dài với tổ chức, công ty.
|
Ảnh minh họa
|
2. Kích hoạt
Kích hoạt là việc bấm nút khởi động niềm tin về một tổ chức sẽ trở thành động lực và sức mạnh trong hoạt động của mỗi thành viên của tổ chức đó. Môi trường giao tiếp và văn hóa tổ chức có thể trở thành động lực, góp phần làm tăng cảm hứng và nhiệt tình cho nhân viên trong công việc khi được động viên và hỗ trợ kịp thời.
Hỗ trợ là việc cơ quan, tổ chức phải đảm bảo cho nhân viên điều kiện và phương tiện làm việc một cách tốt nhất có thể. Ví dụ, nhân viên văn phòng phải có bàn, phương tiện làm việc tố, đủ ánh sáng...
Động viên là vai trò của người lãnh đạo đối với cấp dưới, giúp họ giải quyết khó khăn, vướng mắc và tạo động lực làm việc cho cấp dưới. Ở đây đòi hỏi người lãnh đạo phải coi trọng tinh thần dân chủ và có tác phong sâu sát cấp dưới. Sự động viên là một nguồn vốn xã hội được tạo ra từ việc tổ chức tham dự các lễ hội, liên hoan vui vẻ, từ sự thăm hỏi, chia sẻ những khó khăn, vướng mắc trong cuộc sống gia đình… của các đồng nghiệp.
Nghiên cứu của Adrian Gostick & Chester Elton (2012) đã cho thấy, những tổ chức có môi trường văn hóa giao tiếp nội bộ cởi mở, quản trị theo nguyên tắc công khai, minh bạch và coi trọng nhân viên sẽ có tiềm năng kích hoạt tốt hơn so với các tổ chức quản trị theo phong cách lãnh đạo độc đoán, chuyên quyền và hạn chế thông tin...
3. Tiếp/truyền năng lượng
Như vậy, muốn tạo ra khả năng làm việc tốt của nhân viên thì tổ chức phải tập trung vào việc giải quyết các nhu cầu về tâm sinh lý, nhu cầu về an toàn và nhu cầu về quan hệ xã hội của nhân viên. Và đó là thực chất của cụm từ “tiếp/truyền năng lượng” cho người lao động.
Chìa khóa của việc tiếp năng lượng chính là sự giao tiếp cởi mở trong tổ chức. Chúng ta đã biết, trong một cuộc họp, một nhân viên của FPT đã dám đứng lên nói các sếp của mình dốt. Thay vì bị đuổi ra khỏi phòng họp, anh này đã được phép trình bày đầy đủ quan điểm của mình.Với năng lực và sự thẳng thắn của mình, anh vẫn được thăng tiến rất nhanh và trở thành một lãnh đạo giỏi của Tập đoàn.
Phong cách lãnh đạo mới “người lãnh đạo lý tưởng là người đầy tớ cho nhân viên, chứ không phải là người lãnh đạo muốn nhân viên làm đầy tớ cho mình” (A. Gostck, 2012) không chỉ có ở Mỹ mà còn có cả ở FPT. FPT đã có quy định, trong những ngày lễ, tết, nhân viên không được mang quà đến biếu Lãnh đạo, nếu đi ăn tập thể thì sếp phải là người trả tiền chứ không phải nhân viên…
Hình ảnh về Viettel như một đội quân thống nhất, tuân thủ kỷ luật quân đội sắt đá, song lại có nguồn sức mạnh từ khẩu hiệu “hãy nói theo cách của bạn”, có nền tảng là triết lý và giá trị coi trọng tiếng nói của khách hàng, của mỗi nhân viên với sự khác biệt về nhu cầu và cá tính đơn nhất. Cơ chế đánh giá, khen thưởng, tôn vinh con người một cách công bằng, bình đẳng, công khai, kịp thời và thường xuyên là nguồn năng lượng dồi dào tiếp sức cho nhân viên.
Tóm lại, văn hóa giao tiếp cởi mở, chân thành, chính trực, chia sẻ… là môi trường tạo ra niềm tin, động lực làm việc cho nhân viên thông qua việc thực hiện đồng bộ cả 3 mục tiêu mà đội ngũ cán bộ, lãnh đạo đã khẳng định với nhân viên là: Cam kết – kích hoạt - tiếp năng lượng.