|
Tham gia đóng góp ý kiến tại cuộc họp để trở thành nhân tố tích cực (ảnh minh họa)
|
Không ít người khi tham dự nhiều cuộc họp trong đầu đã sẵn một ý tưởng sáng giá, nhưng có thể sếp có thói quen chủ động điều hành cho đến cuối buổi họp, cũng có thể các đồng nghiệp khác quá “hăng hái” phát biểu làm họ không biết phải “xen ngang” thế nào để có cơ hội nói ra ý tưởng của mình. Nên bắt đầu với những câu nói và cách ứng xử thế nào để có thể tự tin trình bày quan điểm của mình trong những cuộc họp hay thảo luận nhóm, mà không gây khó chịu cho nhiều người.
Bạn có ý tưởng mới và muốn đóng góp
Hầu hết nhiều người không chịu lên tiếng vì nhiều lý do: Không tự tin về những điều mình nói ra, hoặc ủng hộ những ý kiến không có nhiều sự đồng thuận,... Một cách hiệu quả là bạn nên đặt ra câu hỏi cho những người dự họp. Trong trường hợp bạn cho rằng, mình có một ý tưởng hay, song lại chưa thật sự tự tin về tính khả thi của ý tưởng đó, hãy mạnh dạn đứng lên đề xuất bắt đầu với những cụm từ như:
- Chúng ta đã có ai nghĩ đến chuyện...?
- Đã có ai ở đây đề cập tới...? Theo như tôi nhớ thì…
- Chúng ta cũng có thể cân nhắc chuyện...
- Có nên xem lại... ?
Ý nghĩa đằng sau những cụm từ đó là giúp bạn khẳng định những đề xuất của bạn nhằm đóng góp ý tưởng cho cuộc thảo luận và tạo thêm giá trị cho những người tham dự, chứ không có ý định khẳng định “cái tôi”, hay tạo thêm giá trị cá nhân nào ở đây và càng không cố ý làm gián đoạn quá trình thảo luận. Khi sử dụng những câu hỏi hoặc lời lưu ý mang sắc thái hơi suồng sã đó, bạn vừa có thể nói lên tiếng nói của mình lại vừa không bị gò bó quá nhiều vào trách nhiệm về ý kiến đã nêu.
Không đồng ý và muốn thảo luận
Thật khó khi tuy không đồng ý với ai đó mà vẫn phải tỏ ra nhã nhặn. Khi cuộc thảo luận đang diễn biến theo chiều hướng mà bạn không tán thành, bạn khó lòng ngồi im lặng được. Dĩ nhiên, bạn có quyền, thậm chí là nghĩa vụ phải lên tiếng khi bạn có ý kiến ngược lại. Tuy nhiên, vấn đề ở đây là bạn phải trình bày quan điểm một cách khéo léo, tế nhị sao cho sau khi phát biểu, bạn trở thành nhân tố tích cực hơn là “kẻ gây chuyện”. Có 3 sắc thái ứng xử sau đây:
- Thẳng thắn: Tôi xin có ý kiến ngược lại với nhận xét đó, hoặc: Theo kinh nghiệm cá nhân tôi...
- Thận trọng: Tôi xin phép đặt ra một giả định ngược lại ở đây, hoặc chuyện gì sẽ xảy ra nếu chúng ta... làm theo cách khác, thay vì chỉ hoàn toàn dựa vào…?
- Khuyến khích người khác: Ở đây, tôi muốn đánh lạc hướng một chút..., hoặc, kiểm chứng lại giả thiết của chúng ta rằng chúng ta phải thực hiện…
Cảm thấy khó hiểu
Trường hợp tệ nhất là khi bạn tham dự một cuộc họp mà không hề biết mọi người đang nói về điều gì? Có thể là bạn tới muộn, mất tập trung vào đúng lúc cần phải theo dõi, hay chỉ đơn giản là bạn không hiểu nhiều về chủ đề đang được nêu ra - và thế là bạn thấy mình càng nghe càng như "người mộng du". Dù lý do nào đi nữa, thì nếu càng chần chừ không chịu yêu cầu người khác giải thích, bạn càng khó hòa nhập trở lại vào cuộc họp. Dưới đây là một số cách diễn đạt bạn có thể sử dụng trong những tình huống này:
- Xin lỗi, nhưng tôi vẫn chưa rõ lắm về... mà các bạn...
- Có lẽ tôi chưa theo kịp được những gì anh nói. Anh có thể tóm tắt qua một chút những gì anh vừa đề cập về... không?
- Lẽ ra tôi phải có thông tin này rồi, nhưng...?
- Tôi xin lỗi nếu đặt ra một câu hỏi thừa ở đây, nhưng…
Suy cho cùng thì bản thân bạn sẽ có lợi nếu bạn nói lên tiếng nói của mình trong các cuộc họp - dù là để giới thiệu một ý tưởng mới, đính chính một thông tin sai, hay chỉ đơn giản là để bạn hiểu và cập nhật hơn về diễn biến cuộc họp. Đóng góp hết khả năng của mình - đó là trách nhiệm của bạn đối với bản thân mình và các đồng nghiệp khác trong cuộc họp.