|
Muốn giao dịch khách hàng hiệu quả cần rèn luyện kỹ năng viết thư chuyên nghiệp (ảnh minh họa)
|
Nhiều người cho rằng viết một bức thư bán hàng là việc làm đơn giản và không tốn nhiều thời gian. Tuy nhiên, phần lớn người làm kinh doanh không phải là những chuyên gia thành thạo trong việc viết lách, nên đây thực sự là một trở ngại lớn đối với họ. Các lỗi phổ biến dễ mắc phải khi viết thư là bố cục chưa hợp lý, nội dung khô khan, câu chữ lủng củng... làm cho bức thư trở nên nhàm chán, không cuốn hút người đọc, dẫn đến việc khách hàng dễ "bỏ qua". Dù chỉ là một bức thư nhưng cũng ảnh hưởng không nhỏ tới hình ảnh về thương hiệu, về sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.
Trên thực tế, cả những người chuyên nghiệp cũng phải tốn không ít thời gian để soạn thảo một bức thư hiệu quả. Để có kỹ năng viết thư chuyên nghiệp, nhanh chóng, trợ giúp đắc lực cho công việc, bạn nên triển khai theo 6 hướng sau đây:
1. Cá nhân hoá bức thư của bạn
Mặc dù nội dung chính của bức thư liên quan tới hoạt động kinh doanh, nhưng để được tự nhiên, thu hút hơn, bạn nên đưa vào trong thư yếu tố cá nhân. Ví dụ, một vài lời hỏi thăm xã giao, giải thích rõ công ty hay sản phẩm, dịch vụ của bạn sẽ đáp ứng các nhu cầu cụ thể của khách hàng như thế nào…
Phần lớn các bức thư bán hàng được gửi đi sau khi đã có những trao đổi trực tiếp, hoặc đã có những giao dịch, vì vậy, ngay tại thời điểm có những giao dịch đó, bạn nên thu thập đầy đủ các thông tin vè khách hàng để có được bức thư phù hợp với từng người cụ thể. Hãy cẩn trọng với những lời chào hỏi, tốt nhất nên sử dụng những lời chào xã giao.
2. Tập trung vào các lợi ích
Để đạt hiệu quả, bức thư bán hàng phải tập trung vào lợi ích mà người nhận sẽ có được khi sử dụng dịch vụ hay mua sắm sản phẩm của bạn.
Một bức thư bán hàng hiệu quả sẽ bao quát được các lợi ích cụ thể khách hàng nhận được ngay trong đoạn văn đầu tiên. Phần tiếp theo, cần đề cập đến các đặc điểm của công ty và sản phẩm, dịch vụ để giải thích rõ hơn về các lợi ích đã nhắc đến ở trên. Phần cuối cùng của bức thư cần chốt lại những lợi ích quan trọng nhất cho khách hàng.
3. Viết trên quan điểm, suy nghĩ của khách hàng
Trong những bức thư bán hàng, bạn không nên diễn đạt theo kiểu “chúng tôi cung cấp...” mà thay vào đó, hãy viết “quý vị sẽ nhận được...”. Bạn hãy thay thế thói quen sử dụng các từ “tôi” hay “chúng tôi” bằng từ “bạn” hay “quý vị”. Bởi lẽ, khách hàng sẽ không quan tâm nhiều đến việc bạn làm những gì, làm như thế nào hay cung cấp những gì. Điều họ muốn biết là sản phẩm, dịch vụ của bạn sẽ đem lại lợi ích gì, đáp ứng nhu cầu của họ như thế nào. Nội dung thư bán hàng phải được viết trên quan điểm, suy nghĩ của khách hàng.
4. Đưa ra lộ trình khả thi
Các nhà tiếp thị thông minh biết rằng sẽ sai lầm khi mong đợi các khách hàng tiềm năng chủ động hành động ở giai đoạn tiếp theo. Vì lẽ đó, bức thư cần đưa ra lộ trình ngắn gọn và giải thích chính xác bạn có kế hoạch thực hiện tiếp theo như thế nào và đảm bảo rằng sẽ làm đúng như vậy. Từ đó, làm tăng hiệu quả của bức thư qua việc mang đến cho khách hàng tiềm năng một cơ hội hấp dẫn, khiến họ muốn liên lạc lại với bạn.
5. Viết tái bút
Nhiều người cho rằng, tái bút có thể không thích hợp với những bức thư giao dịch trong kinh doanh, song trên thực tế, đây vẫn là một chiến thuật hiệu quả để thu hút sự chú ý của người đọc. Chúng thực sự có tác dụng khi hầu hết người đọc thường có xu hướng đọc lời mở đầu, sau đó lướt qua và dừng lại ở đoạn tái bút, trước khi bắt đầu đọc lại nội dung bức thư. Vì vậy, bạn hãy coi tái bút là một thành tố cấu thành nên bức thư và đưa những lợi ích chính yếu hay một lời chào mời đặc biệt nào đó vào đoạn này để khích lệ người đọc dành nhiều thời gian hơn cho bức thư của bạn.
6. Bố cục chuyên nghiệp - ngôn ngữ dễ hiểu
Bố cục và thiết kế bức thư là điều bạn đặc biệt phải lưu ý. Trên thực tế, bạn không cần làm điều gì quá đặc biệt. Bạn chỉ cần đảm bảo bức thư đơn giản và chuyên nghiệp, tránh những màu sắc rườm rà.
Hình ảnh bố cục bức thư của bạn phải phù hợp với nội dung. Ngôn ngữ bức thư thân thiện nhưng cần trang trọng, không nên quá suồng sã. Tránh việc sử dụng quá nhiều dấu cảm thán và các chữ viết hoa, vì như vậy sẽ khiến người đọc đôi khi khó đọc và hiểu nhầm nội dung.