Nếu có thì đã đến lúc bạn cần dừng lại và áp dụng ngay những quy tắc làm việc hiệu quả. Điều bạn cần làm đầu tiên là bỏ bớt những việc vô nghĩa để tập trung làm những việc quan trọng, nâng cao hiệu suất của mình.
Nói thì dễ nhưng làm sao để bắt tay vào việc cắt giảm những công việc vô nghĩa, sau đây là 6 câu hỏi bạn cần trả lời khi bắt tay vào để có một ngày làm việc hiệu quả.
1. Nếu bạn bị dí súng vào đầu và bị bắt phải dừng 4/5 những hoạt động tiêu tốn thời gian hiện tại của mình, bạn sẽ bỏ đi những hoạt động nào?
Sự giản tiện đòi hỏi phải tàn nhẫn. Nếu bạn ngừng 4/5 những hành động đòi hỏi nhiều thời gian: Email, điện thoại, những cuộc nói chuyện, công văn giấy tờ, những cuộc họp, công việc quảng cáo, khách hàng, nhà cung cấp, sản phẩm, dịch vụ... bạn sẽ bỏ đi những hoạt động nào để giảm thiểu tới mức nhỏ nhất những ảnh hưởng bất lợi đến thu nhập? Dù bạn chỉ sử dụng tới nó một lần mỗi tháng, chỉ riêng câu hỏi này có thể giúp bạn đi đúng hướng.
2. Ba hành động đầu tiên mà tôi thường làm trong thời gian trống để thấy mình vẫn còn hữu ích là gì?
Đó là những việc dùng để trì hoãn những công việc quan trọng hơn (những công việc thường không lấy gì làm dễ chịu vì có thể gặp thất bại hay bị từ chối). Hãy thành thật với bản thân, vì chúng ta chỉ thỉnh thoảng mới đặt ra câu hỏi này. Những tấm bình phong của bạn là gì?
3. Hãy học cách đặt ra câu hỏi: "Nếu đây là việc duy nhất tôi làm được trong ngày, liệu tôi có hài lòng với ngày hôm nay hay không?"
Đừng bao giờ đến văn phòng hay tới trước máy vi tính mà không có một danh sách những việc cần làm rõ ràng. Bạn sẽ chỉ đọc những bức email lộn xộn và tự xáo trộn đầu óc của mình. Chậm nhất là trong tối nay, hãy soạn ra danh sách những việc cần làm vào ngày mai.
Bạn đang nghĩ sẽ sử dụng phần mềm Outlook hay những bản liệt kê trên máy tính, bởi vì bạn có thể phải thêm vào đó rất nhiều khoản mục. Thay vào đó hãy dùng một tờ giấy gấp làm ba, kích thước còn khoảng 5,08cm x 8,89cm. Tờ giấy này vừa để bỏ vào túi và giới hạn cho bạn một vài vấn đề thiết yếu.
Không bao giờ nên đặt ra quá 2 nhiệm vụ quan trọng cần hoàn thành mỗi ngày. Đừng bao giờ cả. Điều này đơn giản là không cần thiết nếu những việc đó thực sự có ảnh hưởng lớn.
Nếu bạn bị mắc kẹt trong việc cố gắng ra quyết định giữa hàng tá việc mà việc nào cũng có vẻ quan trọng (một vấn đề mà đa số chúng ta thường gặp phải) thì hãy xem xét từng vấn đề một và tự hỏi bản thân: "Nếu đây là việc duy nhất mình làm được trong ngày thì liệu tôi có thấy hài lòng với ngày hôm nay không?"
Để giải quyết những vấn đề có vẻ khẩn cấp, hãy tự hỏi bản thân: "Điều gì sẽ xảy ra nếu tôi không làm việc này và liệu có đáng để dừng những việc quan trọng khác để hoàn thành việc này hay không?".
Nếu bạn vẫn chưa hoàn thành xong ít nhất là một nhiệm vụ quan trọng trong ngày thì đừng dùng nốt giờ làm việc cuối cùng đem trả lại một chiếc DVD để tránh phải trả 5 USD cuối cùng. Hãy làm xong công việc quan trọng và chấp nhận trả 5 USD tiền phạt thì hơn.
4. Hãy gắn một mảnh giấy nhắc việc lên màn hình máy tính hay đặt chế độ Outlook nhắc nhở để cảnh báo bản thân ít nhất 3 lần mỗi ngày với câu hỏi: "Liệu bạn có đang tự tạo ra những thứ vặt vãnh để trốn tránh những công việc quan trọng hay không?"
5. Đừng làm nhiều nhiệm vụ cùng một lúc
Bạn từng cố gắng vừa đánh răng, vừa nói chuyện điện thoại và trả lời email cùng một lúc không? Hay vừa ăn lại vừa lướt web tìm kiếm thông tin và chat cùng một lúc nhằm tiết kiệm thời gian? Nhưng điều này có thực sự hiệu quả?
Nếu bạn biết cách ưu tiên công việc hợp lý, bạn sẽ không cần phải thực hiện nhiều nhiệm vụ một lúc. Thực hiện nhiều việc hơn để cảm thấy hiệu quả trong khi thực tế lại kém hiệu quả hơn chính là một triệu chứng của thói "bóp méo nhiệm vụ".
Hãy thực hiện từng mục tiêu riêng biệt, liên tục từ khi bắt đầu tới khi kết thúc. Sự xao nhãng sẽ gây ra nhiều gián đoạn hơn, làm giảm tập trung, kết quả thực kém đi, và sự hài lòng về công việc cũng giảm sút.
6. Hãy áp dụng quy Quy luật Parkinson trên cả tầm vĩ mô và vi mô
Hãy sử dụng quy Quy luật Parkinson để đạt được nhiều thành tựu hơn trong thời gian ngắn hơn. Rút ngắn lịch trình làm việc và giới hạn thời gian để thúc đẩy hành động có trọng tâm và tránh những trì hoãn không đáng có.
Trên tầm vĩ mô hàng ngày và hàng tuần, cố gắng rời công sở lúc 4 giờ chiều và nghỉ làm vào thứ Hai hoặc thứ Sáu. Điều này sẽ hướng bạn tập trung vào các vấn đề ưu tiên và phát triển đời sống xã hội.
Dưới tầm vi mô của từng nhiệm vụ, hãy giới hạn số mục trong bản danh sách những việc cần làm của bạn và dùng những hạn định ngắn không tưởng để thúc đẩy hành động khẩn cấp, đồng thời bỏ qua những việc vặt vãnh.