Ông Nguyễn Xuân Huy - Giám đốc Điện lực Đắk Mil, Công ty Điện lực Đăk Nông: Cần phân công nhiệm vụ phù hợp
Trong môi trường kinh doanh, thời gian là vàng bạc, vì thế cần phải sắp xếp công việc thế nào cho thuận lợi, hợp lý và hiệu quả nhất. Để tiết kiệm thời gian làm việc, Lãnh đạo cần hiểu rõ nhân viên của mình, hiểu rõ trình độ chuyên môn, năng lực cá nhân để sắp xếp công việc phù hợp. Đồng thời, cần đảm bảo mỗi nhân viên nắm rõ và nhận thức về công việc được giao. Nếu nhân viên được giao những công việc quá nhẹ nhàng, thời gian rảnh rỗi sẽ nhiều, lâu dần tạo thành thói quen lãng phí thời gian. Nếu giao việc quá sức, nhân viên sẽ lo lắng, loay hoay với công việc và ảnh hưởng chung đến kết quả làm việc của tập thể.
Lãnh đạo phải hình dung được nội dung cụ thể từng công việc, từ đó bố trí, phân công nhiệm vụ phù hợp, tránh chồng chéo, lặp lại giữa các bộ phận, nhóm. Khi giao việc cần có kế hoạch cụ thể và tạo mọi điều kiện cho nhân viên phát huy hết năng lực sáng tạo.
Anh Bùi Đình Long - Phòng Tài chính Kế toán, Công ty CP Nhiệt điện Quảng Ninh: Cần lập kế hoạch, sắp xếp công việc khoa học
Để đảm bảo hiệu quả công việc, tôi thường ưu tiên thực hiện mọi việc theo danh sách “Các việc cần làm trong ngày” dựa trên mức độ quan trọng A, B, C. Điều này cho phép lựa chọn những công việc cần phải hoàn thành trong ngày hôm đó và loại bỏ các công việc có thể hoàn thành vào các ngày khác.
Ngoài ra, có rất nhiều những “yếu tố gây phiền hà” như những cuộc tám chuyện giữa giờ, những cú điện thoại dài dòng, sự hấp dẫn của mạng xã hội… Vì thế, cần phải tập trung và tuân thủ những nguyên tắc khi làm việc, hạn chế những việc chen ngang, đảm bảo công việc hoàn thành đúng định mức và tiến độ. Sử dụng thời gian nơi công sở có hợp lý hay không phụ thuộc vào ý thức mỗi người. Khi biết lập kế hoạch, đặt ra quy tắc trong công việc và biết sắp xếp công việc khoa học thì chắc chắn hiệu quả công việc thu được sẽ tốt hơn rất nhiều.
Ông Phùng Văn Lợi - Trưởng phòng Kinh doanh, Công ty Điện lực Phú Thọ: Cần có kỷ luật và phải thực hiện nghiêm túc
Tiết kiệm thời gian làm việc có nghĩa là mọi người làm việc đúng giờ quy định với hiệu quả công việc cao nhất. Làm quản lý, tôi luôn mong muốn có môi trường làm việc thân thiện, rõ ràng và đúng nguyên tắc. Đối với những công việc mà nhân viên chưa nắm rõ, phải hướng dẫn cụ thể, kết hợp với kiểm tra quá trình thực hiện, giúp nhân viên hoàn thành công việc đúng tiến độ. Để quản lý thời gian làm việc mà không tạo áp lực cho nhân viên, cần tạo điều kiện để nhân viên hiểu rõ bản thân và phát huy khả năng tốt nhất bằng cách giao việc phù hợp, giúp đỡ, động viên khuyến khích họ. Khi đánh giá hiệu quả công việc cần phải nghiêm túc, thẳng thắn, rút kinh nghiệm cho lần sau.
Người quản lý cần tạo được sự tin tưởng cho nhân viên, để khi có sự vướng mắc trong công việc, họ không ngần ngại trao đổi, bàn bạc về những khó khăn, để lãnh đạo có thể hỗ trợ kịp thời, giúp công việc không bị tắc.
Bên cạnh đó, để không lãng phí thời gian làm việc thì cũng rất cần xây dựng và thực hiện nghiêm túc quy chế nội bộ, có khen thưởng, kỷ luật rõ ràng, đồng thời tạo điều kiện cho nhân viên tự sắp xếp công việc hợp lý, khoa học.
Trong mỗi phòng, ban, cần phân cấp giải quyết công việc cho các cấp phó phụ trách theo từng lĩnh vực. Khi được phân quyền rõ ràng, mỗi người sẽ chủ động hơn trong công việc và tự chịu trách nhiệm về quyết định của mình và ngày càng trưởng thành. Khi có những nhân viên làm việc hiệu quả thì công việc sẽ trôi chảy và người quản lý sẽ dành nhiều thời gian hơn cho hoạch định chiến lược phát triển đơn vị.