Theo cách tiếp cận tổng quát, mang tính quy luật, có thể sử dụng mô hình 80/20 giải quyết vấn đề này.
Nguyên lý Pareto - mô hình 80/20
Mô hình 80/20 do nhà kinh tế người Ý - Vilfredo Pareto (1848-1923) nghiên cứu năm 1897 cho rằng, luôn có một sự chênh lệch nội tại/phân bổ bất cân xứng giữa nguyên nhân và kết quả, nỗ lực và thành quả. Thông thường, những nguyên nhân và nỗ lực này có thể chia thành 2 loại: Đa số, có ảnh hưởng rất nhỏ và thiểu số nhưng lại có tác động rất lớn.
Mối quan hệ giữa nguyên nhân, tác động và nỗ lực ở một vế và kết quả thu hoạch hay thành quả ở vế kia là không cân bằng/cân xứng. Khi sự chênh lệch này được tính bằng số học, một tỷ lệ phổ quát cho tình trạng mất cân bằng là 80/20. Nghĩa là, 80% kết quả thu hoạch hay thành quả xuất phát chỉ từ 20% nguyên nhân tác động hay nỗ lực gây ra. Ví dụ, trong thực tế sản xuất, 20% sản phẩm sinh lợi nhiều nhất chiếm tới 80% tổng lợi nhuận của doanh nghiệp. Nếu bạn đã nắm được 80% thông tin về dự án kinh doanh thì nên ra quyết định, thay vì phải tìm kiếm nốt 20% sẽ tốn mất nhiều thời gian và chi phí khác.
Con số 80/20 chỉ là một tỷ lệ khái quát, mức chênh lệch trong thực tế có thể nhiều hơn hoặc ít hơn, song nguyên lý 80/20 khẳng định rằng, trong hầu hết các trường hợp mối quan hệ này có chiều hướng gần với 80/20 hơn là 50/50 hoặc là 90/10.
Nguyên lý 80/20 giúp các lãnh đạo doanh nghiệp và chính phủ biết được tình hình thực trạng và cố gắng đưa ra được những giải pháp hợp lý. Ví dụ, từ góc độ quản lý thời gian, có cơ sở lý thuyết để dự báo, khoảng 80% thời gian làm việc của cán bộ, công chức, viên chức hiện nay là kém hiệu quả/vô bổ, chỉ có khoảng 20% thời gian đạt mức hiệu quả mức trung bình trở lên; khoảng 80% việc làm của chúng ta chỉ đem lại 20% kết quả, trong khi 80% kết quả công việc còn lại xuất phát từ 20% số việc làm hay nhiệm vụ nào đó.
Để tăng hiệu quả hoạt động của tổ chức, cơ quan hay DN, nhiệm vụ quan trọng hàng đầu là tìm ra và ưu tiên, tập trung giải quyết trước hết nhóm 20% công việc, sản phẩm hoặc khách hàng tạo ra được 80% kết quả, doanh thu hoặc lợi nhuận cho doanh nghiệp và giảm bớt những công việc thuộc nhóm chỉ tạo ra 20% kết quả. Muốn giải quyết được tình trạng lãng phí thời gian, hiệu quả thấp thì phải tìm cách cắt giảm những công việc có hiệu quả kinh tế - xã hội kém và giảm bớt số đơn vị thời gian cho việc hoàn thành công vụ. Đồng thời, phải chọn đúng việc cần làm, bố trí đúng người và sử dụng công nghệ tiên tiến/thích hợp.
Nhận biết và loại trừ một số hình thức lãng phí theo phương pháp Nhật Bản
Theo cách tiếp cận của Quản trị tinh gọn (Lean Management), chi phí lãng phí = chi phí lãng phí hữu hình + chi phí lãng phí vô hình. Ở Việt Nam, các chi phí vô hình lớn hơn nhiều lần so với chi phí hữu hình. Lãng phí lớn nhất có lẽ là sai về hoạch định chiến lược, quy hoạch phát triển và quyết định đầu tư.
Ví dụ, việc đầu tư một số nhà máy luyện thép, sản xuất phân đạm, đóng tầu… đã phải chi hàng chục nghìn tỷ đồng, nhưng đã nhiều năm nay chưa thể hoạt động được hoặc “càng sản xuất càng lỗ”, mỗi năm lỗ hàng trăm, nghìn tỷ đồng. Loại lãng phí thứ 2 xuất phát từ việc tuyển chọn và bố trí nhân sự (chủ đầu tư, nhà thầu, cán bộ…) và công nghệ. Một loại lãng phí thứ 3 có thể còn lớn hơn thế nữa là lãng phí thời gian thực hiện sẽ làm tăng thêm các chi phí vô hình và hữu hình khác có liên quan.
Cần học tập tinh thần tiết kiệm và công nghệ cắt giảm chi phí, trước hết là đối với nguồn thời gian không thể tái tạo, của doanh nhân Nhật Bản, theo các phương pháp và công cụ sau đây:
1. 5S: Thực hiện đồng bộ 5 khâu/công việc chính của một quá trình quản trị, bao gồm: 1/Sàng lọc (Seiri): Phân loại và bỏ đi những thứ không cần thiết. 2/Sắp xếp (Seiton): Sắp đặt những thứ cần thiết ngăn nắp, gọn gàng để lấy và cất dễ dàng. 3/Sạch sẽ (Seiso): Làm vệ sinh thường xuyên, giữ nơi làm việc sạch sẽ. 4/Săn sóc (Seiketsu): Duy trì tiêu chuẩn cao nơi làm việc bằng cách giữ mọi thứ đều sạch sẽ, ngăn nắp. 5/Sẵn sàng (Shitsuke): Đào tạo mọi người đều thực hiện 5S một cách tự giác và trở thành một bộ phận trong văn hóa của DN.
2. Kaizen: (Kai: liên tục, Zen: cải tiến) Là một triết lý và phương pháp quản trị thực hiện các cải tiến liên tục, từ nhỏ đến lớn, nhằm tạo ra chất lượng và hiệu quả công việc cao hơn. Mục tiêu chính của Kaizen là cải tiến không ngừng nhằm loại bỏ các lãng phí và nâng cao hiệu quả của doanh nghiệp. Quản trị của Kaizen theo 3 tiêu chí chính: Sự tham gia của tất cả mọi người, tại bất cứ bộ phận nào, vào bất cứ thời điểm nào, nhằm phát huy sức mạnh tập thể, năng lực sáng tạo của mọi người, nuôi dưỡng văn hóa hợp tác, cải tiến để vươn tới sự hoàn hảo.
3. Quản lý trực quan: (Mieruka) là phương pháp quản lý công việc dựa trên các dữ liệu được hiển thị trực quan và công khai bằng hình ảnh, sơ đồ, bảng biểu... dễ nhận biết mục tiêu, tình hình, giải pháp, các kết quả kinh doanh của DN. Trực quan hóa công việc quản trị là một bộ phận của VHDN nhằm thu hút mọi người quan tâm những vấn đề chung của tổ chức, cung cấp thông tin và truyền cảm hứng, cảm xúc vào thực hiện công việc.
Để tiết kiệm thời gian và cắt giảm các chi phí, đạt hiệu quả hoạt động cao, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phải có tầm nhìn và chiến lược đúng, người lãnh đạo cần phải đi đầu, gương mẫu và kiên trì truyền thông, huấn luyện cho cấp dưới thực hiện được mục tiêu, đồng thời kiểm soát chặt quá trình thực thi văn hóa làm việc tiết kiệm, kỷ luật và hiệu quả cao.