|
(Ảnh minh họa)
|
Các thành viên cần nắm được thông tin, tài liệu trước khi bước vào cuộc họp
Tất cả các cuộc họp đều có một chủ đề để thảo luận và để những người tham dự tham gia một cách hiệu quả thì họ cần nắm được chủ đề thảo luận. Thông thường, chủ đề sẽ được trình bày trên Power point kết hợp với một số tài liệu bổ sung.
Đáng tiếc là một lượng lớn thời gian thường được dành để mọi người đọc tài liệu, giải thích những điểm trọng tâm, đặt câu hỏi, tìm hiểu thêm thông tin trước khi thực sự đi vào giải quyết vấn đề một cách hiệu quả.
Vậy, nguyên tắc đầu tiên là người tham dự cuộc họp cần có sự chuẩn bị trước. Tài liệu cần được phát một ngày trước khi cuộc họp bắt đầu (hoặc ít nhất một tiếng đối với những cuộc họp được thông báo dưới 24h trước khi bắt đầu). Những câu hỏi và thông tin liên quan cần được trả lời và cung cấp trước khi mọi người bước vào phòng họp.
Đưa ra mục đích rõ ràng
Mục đích của cuộc họp cũng cần phải rõ ràng. Cuộc họp cần phải được chuẩn bị về chủ đề, cụ thể người chịu trách nhiệm điều hành từng vấn đề thảo luận. Nhiều nghiên cứu cho thấy có đến 1/3 hoặc một nửa những cuộc họp không thực hiện được việc này. Đây đơn giản chỉ là vấn đề tuân thủ nguyên tắc, không cần đòi hỏi kĩ thuật hay phương pháp gì. Đơn giản chỉ là có làm hay không.
Ghi biên bản
Việc viết biên bản cuộc họp bao gồm kế hoạch công việc đã được thống nhất, hạn chót cho việc thực hiện những công việc đó, người chịu trách nhiệm...
Việc viết biên bản thường được giao cho người mới vào với sự đồng ý của người chủ trì cuộc họp. Một trong những lợi ích của cách làm này là khuyến khích những người làm việc lâu năm giao tiếp với người mới nhiều hơn, cho phép họ tiếp cận với việc đưa ra một quyết định trong những công việc khó khăn, đồng thời có cơ hội hiểu rõ về công ty hơn.
Và theo nguyên tắc, biên bản cần được phát cho tất cả các thành viên tham dự trong vòng 24 giờ sau khi kết thúc cuộc họp. Trong tất cả các cuộc họp với cùng một chủ đề sau đó, biên bản cuộc họp trước sẽ được sử dụng như là khung cơ bản.
Nghiêm túc hơn trong việc tổ chức một cuộc họp, có chuẩn bị, có biên bản, không điện thoại di động, không thư điện tử trong cuộc họp, và một cuộc họp chỉ nên kéo dài 45 phút… hiệu quả sẽ tăng lên rất nhiều.