David Allen, tác giả cuốn sách Nghệ thuật làm việc năng suất, đưa ra một số lời khuyên giúp bạn tránh lãng phí thời gian trong công sở và tập trung làm việc:
Hạn chế làm nhiều việc cùng lúc
Thay vì vừa đọc tài liệu, vừa nói chuyện với khách hàng, hãy tập trung hoàn thành từng việc một. Nhiều người lầm tưởng rằng làm nhiều việc cùng lúc sẽ tiết kiệm thời gian nhưng thực tế lại ngược lại bởi sự thiếu tập trung sẽ khiến chất lượng công việc giảm sút.
Hạn chế kiểm tra hòm thư
Bạn không nên kiểm tra email liên tục, trừ trường hợp công việc của bạn yêu cầu phải tương tác liên tục qua email. Hãy tính xem, mỗi lần báo thư đến, bạn kiểm tra và trả lời thư sẽ rất lãng phí thời gian. Với vài lần như vậy trong ngày, bạn sẽ lãng phí tới cả một giờ làm việc. Thay vào đó, hãy dành một khoảng thời gian nhất định trong ngày để kiểm tra và trả lời thư.
Thư thái đầu óc
Hãy dành vài lần trong ngày làm việc, mỗi lần vài phút để thư giãn đầu óc. Chỉ cần đi dạo quanh văn phòng hoặc tránh xa màn hình máy tính, bạn sẽ lấy lại sự tập trung và minh mẫn để tiếp tục công việc.
Loại bỏ những cuộc họp không cần thiết
Đôi khi những cuộc trao đổi qua email, điện thoại vẫn có thể giải quyết công việc hiệu quả mà không cần phải gặp mặt trực tiếp và ngược lại. Bạn cần xác định được tính chất, tầm quan trọng của vấn đề mà có hình thức trao đổi phù hợp, tránh những cuộc họp không cần thiết và tốn thời gian.
![](/userfile/VH/User/thuvantcdl/2013/3/quanlythoigian.jpg)
Loại bỏ những hoạt động không cần thiết sẽ giúp tiết kiệm được nhiều thời gian
|
Học cách từ chối
Khi đồng nghiệp nhờ giúp đỡ trong khi bạn cũng đang rất bận rộn, hãy lịch sự nói "không". Và ngay cả với sếp, khi sếp giao thêm việc trong khi bạn còn quá nhiều việc chưa hoàn thành, hãy nói chuyện thẳng thắn với sếp.
Nói "không" với mạng xã hội
Nếu không dùng trong công việc, hãy lên các trang mạng xã hội như Facebook, Twitter... khi ở nhà. Đừng nghĩ rằng mình chỉ lên kiểm tra tin nhắn, bạn có thể click vào những đường link hấp dẫn, xem ảnh của người này đến người khác. Và như vậy bạn sẽ không còn thời gian để làm việc.
Lập danh sách
Ghi chép là biện pháp hữu ích không chỉ với những người hay quên. Nó giúp bạn không bỏ sót những nhiệm vụ quan trọng. Bạn nên có 2 danh sách: Những việc cần làm trong ngắn hạn và dài hạn. Đừng bắt đầu 1 ngày mới mà không biết cần làm gì và những nhiệm vụ nào cần ưu tiên.
Dọn dẹp bàn làm việc
Hãy dành 5 - 10 phút cuối ngày làm việc để dọn dẹp lại bàn làm việc của mình. Loại bỏ những gì không cần dùng nữa và chuẩn bị tài liệu cho ngày hôm sau.