Ngược lại, khi các kênh giao tiếp và thông tin nội bộ bị “nghẽn mạch”, nhân viên luôn cảm thấy họ dường như bị bỏ rơi, coi thường, bị đẩy ra ngoài dòng chảy của các hoạt động chung. Họ không còn cảm thấy hứng thú với công việc của mình, kéo theo năng suất làm việc cũng suy giảm. Dần dần, họ sẽ đánh mất niềm tin vào doanh nghiệp, thậm chí, doanh nghiệp có thể phải chuẩn bị đối phó với những cuộc bãi công, đình công của các nhân viên bất mãn với lý do không nhận được thông tin đầy đủ từ phía lãnh đạo, hoặc không được tạo cơ hội để nói lên tâm tư, nguyện vọng của mình.
Nhiều chủ doanh nghiệp tin rằng họ sẵn sàng tiếp thu ý tưởng và những lời phàn nàn từ phía nhân viên. Lại có những vị lãnh đạo đề ra cái gọi là “chính sách mở cửa” cho phép và khuyến khích nhân viên gặp gỡ, nói chuyện, chia sẻ khúc mắc hoặc tìm kiếm thông tin. Liệu những điều đó có thực sự phát huy tác dụng? Phải làm gì để đảm bảo cho thông tin nội bộ được xuyên suốt và hiệu quả?
Trước tiên, hãy tự hỏi rằng liệu nhân viên có cảm thấy thoải mái khi nói chuyện với lãnh đạo không? Cách tốt nhất để xác minh điều này là nhìn vào số người dừng lại ở cửa văn phòng của lãnh đạo. Họ là những nhân viên thuộc đủ mọi cấp bậc trong công ty? Họ đến có thường xuyên không? Có phải chỉ những nhân viên trụ cột hoặc các cán bộ mới “dám” xuất đầu lộ diện không? Nếu đúng như vậy thì quả thực đã có điều gì đó không ổn - bằng cách này hay cách khác, đã có một thông điệp rằng lãnh đạo chỉ muốn tiếp đón một số người nhất định.
Sau đó, trong trường hợp chỉ có một nhóm người được ưu tiên "ghé thăm", hãy nhìn vào tỷ lệ của những đánh giá tích cực và tiêu cực, vào những câu hỏi mà họ đặt ra. Nếu như tất cả, hoặc hầu hết những cuộc trao đổi đều là tích cực, nhà lãnh đạo phải tự hỏi mình và những người khác xem, liệu môi trường làm việc và văn hoá công ty có cho phép tồn tại những thắc mắc hay ý kiến bất đồng không. Liệu những người tham gia trao đổi có tin rằng họ sẽ không phải nhận lãnh hậu quả xấu, nếu họ đặt ra những câu hỏi cứng rắn và thảo luận những vấn đề mang tính thách thức hay không?
Hãng tư vấn nguồn nhân lực Rightcoutts đã đưa ra một kết quả đáng ngạc nhiên về mức độ ít tiếp xúc giữa cấp trên và cấp dưới ở nơi làm việc. Theo một khảo sát do hãng này tiến hành, thì trong số 2000 nhân viên làm việc tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ đã có đến gần ½ chưa từng một lần tiếp xúc với giám đốc điều hành. Đôi khi nhà lãnh đạo tưởng rằng chính sách nhân sự của mình có thể khuyến khích các nhân viên bày tỏ ý kiến và khi nhân viên im lặng, thì họ coi đó là biểu hiện của sự đồng tình. Tuy nhiên, có một hiện tượng gọi là “group think” (tạm dịch là suy nghĩ của tập thể) xảy ra khi các nhân viên không bày tỏ thái độ phản ứng. Lãnh đạo cho rằng mọi thứ đều ổn, mặc dù thực tế không phải như vậy. Hiện tượng này làm tăng tính tự tôn của nhà lãnh đạo, những người luôn tự hào về phong cách lãnh đạo của mình. Khi không nhận thấy những “lời đáp” tiêu cực từ phía nhân viên, nhà lãnh đạo sẽ cho rằng đường lối của mình được mọi người ủng hộ, rằng mình luôn luôn đúng.
Dù vô tình hay cố ý thì nhà lãnh đạo vẫn bị hạn chế trong việc giao tiếp cởi mở với nhân viên. Vậy nên làm gì để có thể giao tiếp nhiều hơn với nhân viên, và quan trọng hơn cả là làm cho nhân viên tin rằng cả thông điệp tích cực lẫn tiêu cực đều được phép trao đổi?
Hãy mời ngẫu nhiên một nhóm người thuộc các phòng ban khác nhau và ở những cấp bậc khác nhau đến văn phòng, phòng họp hay một không gian rộng rãi nào đó, tự đề ra những nội dung chính cho những buổi họp này và đề nghị những người được mời đóng góp thông tin, hay tổ chức các buổi họp mở để cho nhân viên thảo luận những chủ đề mà họ lựa chọn và đặt câu hỏi cho lãnh đạo. Hoặc, hướng chủ đề chính của các buổi họp vào những vấn đề quen thuộc như tinh thần làm việc, lương bổng, năng suất, lợi ích, cơ hội nghề nghiệp và những điều tương tự như vậy. Cho dù với chủ đề nào và lối tiếp cận nào, cũng đừng quên phục vụ một cái gì đó (đơn giản thôi) để … ăn và uống. Chi tiết này không chỉ tạo ra sự thân mật và cởi mở, mà còn làm cho nhân viên hiểu rằng họ luôn được chào đón. Một ý tưởng khác là tổ chức những buổi gặp mặt lớn hơn vào mỗi tháng hay mỗi quý với toàn bộ nhân viên trong công ty tham gia. Các câu hỏi được đặt trực tiếp hoặc viết ra giấy và gửi trước (dạng câu hỏi này có thể được ưu tiên khi nhân viên muốn giấu tên).
Chỉ cần bỏ chút thời gian để thường xuyên gặp gỡ nhân viên, lắng nghe thắc mắc và đánh giá của họ, sau đó đáp lại với một sự trân trọng, sẽ xây dựng được một không khí thân thiện mang thông điệp: “Tôi thích thú với những gì các bạn nói” và “Bạn có thể tin rằng tôi là một nhà quản lý luôn biết lắng nghe những mối bận tâm của các bạn và sẽ giải quyết chúng đến nơi đến chốn”.