Ba bước ban đầu thực hiện 5S

Bước 1: Sàng lọc

Bạn hãy lôi tất cả mọi thứ của bạn tại nơi làm việc ra và bắt đầu điểm danh chúng. Những vật gì không cần thiết thì kiên quyết “gởi” vào thùng rác. Chỉ có thế thôi, nhưng khi thực hiện thì lại khó khăn vô cùng, vì bạn luôn bị lúng túng khi quyết định thứ gì sẽ ra đi. Sự tiếc rẻ sẽ là kẻ thù lớn nhất mà bạn phải tranh đấu. Thông thường nếu làm tốt bước S1, thì quá bán hoặc hầu như tất cả mọi thứ trên bàn của bạn sẽ biến mất, trừ cái điện thoại, đồ cắm bút và bình hoa hoặc khung ảnh gia đình. Cái thời phải có một đống tài liệu to như núi trên bàn để chứng minh "tôi quan trọng" hoặc "tôi bận rộn" đã qua rồi.
 
Bước 2: Sắp xếp

Với bước hai, công việc của bạn là sắp xếp chúng cho khoa học.
 
Những nguyên tắc được sử dụng thường xuyên trong bước 2 là:

•  Cái gì sử dụng thường xuyên thì để gần, ít dùng để xa

•  Cái gì cũng phải có tên gọi và địa chỉ. Nếu bạn không biết gọi một vật dụng là cái gì, bạn sẽ khó mà tìm thấy nó hoặc nhờ người khác tìm nó.

•  Hãy dùng cách đánh số nhà chung cư để tổ chức địa chỉ cho mọi vật dụng. Bạn có thể bắt đầu bằng "lô A", "lô B", sau đó là "tầng 1, tầng 2", tiếp đến là số phòng (tức là các ngăn tủ)

•  Dùng màu sắc để đánh dấu và đạt được tốc độ tìm kiếm cao nhất...
 
Tài liệu sau khi phân loại bỏ vào folder và đánh số. Sau đó làm mục lục tra cứu cho các folder dán lên giá kệ. Hãy tưởng tượng mỗi khi cần tìm tài liệu, bạn chỉ cần tra mục lục. Lướt mắt nhìn dãy folder đã được đánh số và sẽ tìm thấy chúng rất nhanh

Bạn hãy mua hộp chia nhiều ngăn đựng văn phòng phẩm. Sau đó,dán nhãn có ghi tên vật dụng ở đáy ngăn. Ví dụ: ”Kéo” dán ở đáy ngăn đựng kéo... Vậy, nếu một sáng đẹp trời bạn mở hộp, mà đánh vần được chữ Kéo bạn hiểu mình đã thiếu vật gì ngay, bởi ngày thường đồ vật để lên che khuất bạn có thấy chữ này đâu..
 
Bước 3. Sạch sẽ

Việc vệ sinh hàng ngày chỉ mất vài phút nhưng nó giúp có một khu vực làm việc sạch sẽ, thơm tho. Thực chất bước này cũng là bước kiểm soát cho bước 2, xem mọi thứ có đúng ở vị trí qui định hay không. Khi mọi việc được ngăn nắp sạch sẽ thì tư duy cũng thông thoáng hơn.
 
Hiệu quả hơn, thành công hơn

Ba bước trình bày ở trên đã khiến cho khu vực làm việc trở thành ngôi nhà thứ hai ấm cúng, gọn gàng với dấu ấn cá nhân của bạn trong mắt sếp và khách hàng rồi đó. Ai mà chẳng muốn trao cơ hội cho một người luôn chu đáo.
 
Người Nhật không dừng sự thoả mãn ở đây. Họ tiếp tục đưa ra 2 bước củng cố để luôn đảm bảo cam kết, luôn cải tiến loại bỏ thao tác dư thừa để tiết kiệm thời gian hơn nữa.
 
Bước 4: Săn sóc

Đây là bước nhằm chuẩn hoá, quy trình hoá những điều đã đạt được ở ba bước trên. Hãy tưởng tượng nếu không quy trình hoá, thì tất cả mọi người sẽ làm lộn tùng phèo mọi thứ: Một người dẹp, người kia bày... Tất cả chỉ là do không thống nhất về thời gian, quy định chung...
 
Bước 5: Sẵn sàng

Khi tất cả đã có quy trình rồi, thì việc cải tiến nó nhằm không ngừng loại bỏ thao tác thừa, giúp nơi làm việc luôn đạt  độ linh hoạt cao theo sự thay đổi công việc... sẽ giúp cho bạn luôn ở tư thế làm chủ mọi thay đổi.
 
Cuộc sống của chúng ta vốn luôn bận rộn với bao mối quan tâm khác nhau. Nếu bạn không muốn hao phí thời gian cho việc lục tìm một thứ gì đó cả ngày trời và hết ngày này qua ngày khác, thì hãy thực hiện 5S ngay hôm nay, bạn nhé.