Thử thách đầu tiên dành cho bạn là phải quyết định từ chối cuộc họp nào. Có một nguyên tắc nhỏ nhưng sẽ mang đến thành công lâu dài đó là thiết lập bộ tiêu chí tham gia và làm theo đó.
Hãy bắt đầu từ việc xem xét giá trị của cuộc họp. Cuộc họp đó quan trọng, kịp thời và có giá trị? Cuộc họp được tổ chức với mục tiêu rõ ràng và có danh sách vấn đề cần bàn luận (agenda) cụ thể? Thư mời họp đã cung cấp trước thông tin liên quan cần thiết cho người tham gia một cách đầy đủ? Những người được mời có thích hợp để mang lại kết quả?
Nếu lời mời không cho thấy giá trị của cuộc họp, hãy trả lời email với các câu hỏi sau để làm rõ trước khi ra quyết định:
“Anh/chị có thể vui lòng cung cấp thêm một số thông tin về các vấn đề sẽ thảo luận?”
“Chúng ta bàn luận về chủ đề này nhằm ra quyết định cho việc gì?”
“Tôi cần chuẩn bị gì thêm cho cuộc họp này?”
Nếu ý nghĩa của cuộc họp đã rất rõ ràng, câu hỏi tiếp theo của bạn chính là “tôi có đúng là người cần dự họp” không. Những vấn đề bàn luận có thuộc phạm vi quản lý và trách nhiệm của bạn? Bạn có đủ chuyên môn để đưa ra góp ý? Bạn có thiếu hoặc thừa năng lực so với mức độ của vấn đề cần quyết định. Nếu bạn đang đặt câu hỏi tại sao mình được mời, hãy liên lạc với người tổ chức họp trước khi phản hồi:
“Anh/chị đang chờ đợi tôi đóng góp gì cho cuộc họp?”
“Có người nào khác trong bộ phận của tôi?”
“Tôi sẽ đại diện cho ai?”
Cuối cùng, nếu đã tin rằng cuộc họp này quan trọng và bạn sẽ đóng góp được nhiều cho buổi thảo luận, cần quyết định xem mức độ ưu tiên của nó so với tổng thể công việc hiện tại của bạn:
Chủ đề họp sẽ tập trung vào vai trò của bạn như thế nào?
Các vấn đề sẽ liên quan đến những nhiệm vụ khác của bạn ra sao?
Bắt buộc phải có sự hiện diện của bạn? Người khác thay thế bạn được không?
Khi bạn không trả lời “Có” cho bất kỳ 1 trong 3 điều kiện nêu trên, thì đây là lúc thích hợp để từ chối họp, nhưng hãy xử lý thật cẩn thận. Nếu vẫn muốn các đồng nghiệp cảm nhận rằng bạn là một đồng đội tốt và biết cách đóng góp tích cực, ngay cả khi bạn không dự họp cùng họ, thì hãy cân nhắc một vài lựa chọn sau:
1. Tôi có thể dừng hẳn cuộc họp không?
Nếu cuộc họp không đảm bảo được điều kiện 1, bởi bạn không tin rằng nó sẽ mang lại kết quả, hãy dành thời gian trao đổi với người tổ chức về mối bận tâm của bạn. Có khả năng người ấy bác bỏ ý kiến của bạn, nhưng cũng có khả năng là bạn tạo ra được một trong hai lợi ích: Cuộc họp sẽ được tổ chức tốt hơn hoặc là nó bị hủy. Để trao đổi về điều này, hãy thử vài cách tiếp cận dưới đây:
“Đây là một chủ đề thú vị. Nhưng căn cứ vào các ưu tiên của chúng ta năm nay, tôi không chắc là chúng tôi đã sẵn sàng cho một buổi thảo luận về mảng sản xuất. Chúng ta có thể dời cuộc họp lại sau và để cho các bộ phận có thêm thời gian hoàn thành một số quy trình trước khi chúng ta gặp nhau?”
"Tôi trông đợi được đưa ra vài quyết định về vấn đề này. Tuy nhiên theo nội dung mời họp, tôi chưa thấy sự có mặt của bộ phận sản xuất. Tôi muốn chờ đến khi có một người từ bộ phận sản xuất sẵn sàng tham gia. Nếu không, chúng ta sẽ không thể ra bất kỳ quyết định nào".
"Dựa trên những thông tin trong thư mời, có vẻ như cuộc họp này có mục đích thông tin. Vậy chúng ta có thể gửi một bản tóm tắt nội dung cốt lõi thay vì phải triệu tập cuộc họp không?"
2. Tôi có thể đề cử một người khác?
Nếu cuộc họp quan trọng nhưng lại không thỏa mãn điều kiện 2 vì bạn không phải là người thích hợp, hãy cố gắng đề cử một người khác. Hãy chắc chắn là bạn đã cân nhắc kỹ lưỡng để tìm ra cái tên phù hợp hơn, chứ nếu không thì bạn trông không khác gì người trốn tránh trách nhiệm. Có vài cách để thể hiện:
"Rất vui mừng vì anh/chị quan tâm đến những đóng góp của tôi. Nhưng tôi cho rằng mình chưa phải là người có năng lực tốt nhất về chủ đề này. Tôi đã “đào bớt” chút ít thông tin và có vẻ như cô B có điều kiện phù hợp. Anh/chị có vui lòng mời cô B thay tôi không?"
"Có lẽ đây là cuộc họp ra quyết định, tôi nghĩ rằng trưởng nhóm của chúng tôi tham gia sẽ phù hợp hơn".
"Cảm ơn đã mời tôi tham gia cuộc họp này. Nhưng tôi không nghĩ rằng thời điểm này mình cần thiết phải có mặt. Nếu được, tôi muốn gửi anh A làm đại diện cho tôi".
3. Tôi có thể gửi ý kiến trước không?
Nếu cuộc họp không đáp ứng tiêu chí 3 (khi bạn đã xác định đây là buổi thảo luận quan trọng mà bạn bắt buộc phải đưa ra ý kiến, nhưng bạn khó có thể tham gia bởi còn vướng lịch họp khác hoặc bận một công việc cấp bách khác), bạn vẫn có cơ hội đóng góp bằng cách nêu quan điểm và góp ý trước. Chỉ mất chừng vài phút để gửi đi một email tóm tắt những ý kiến và nhờ người khác trình bày thay khi bạn vắng mặt. Nó sẽ hiệu quả hơn là bạn tham dự toàn bộ buổi họp. Có thể trả lời người mời bằng cách nói rằng:
"Đây là buổi thảo luận quan trọng. Tôi không thể tham dự, nhưng sẽ dành thời gian chia sẻ trước một số ý kiến để anh/chị có thể xem xét chúng trong khi họp chính thức".
"Xin lỗi vì không thể tham dự cuộc họp này. Nếu tôi chuẩn bị trước một số nội dung, anh/chị có thể đại diện tôi trình bày ý kiến tại cuộc họp?"
4. Chỉ có thể tham dự một phần của cuộc họp?
Sẽ có một hoặc nhiều mục trong agenda đáp ứng 3 điều kiện của bạn, trong khi đó lại có vài nội dung không phù hợp, bạn có thể chọn cách tham dự một phần. Có thể trả lời bằng một trong những câu sau:
"Cảm ơn về lời mời. Tôi nghĩ một phần trong agenda của cuộc họp là nội dung thảo luận về thương hiệu thực sự quan trọng với tôi. Nên vì vài ưu tiên khác vào lúc này, cho phép tôi chỉ tham gia đến khi phần đó hoàn thành".
"Anh/chị có thể dời nội dung về thương hiệu lên phần đầu tiên của cuộc họp không? Tôi không thể tham dự toàn bộ cuộc họp, nhưng tôi thực sự muốn đóng góp ý kiến cho mục đã đề cập”.
Bất kể lựa chọn của bạn là cách nào, bạn đang cố gắng thực hiện 3 điều. Đầu tiên là tâm lý thận trọng khi sử dụng thời gian. Thứ hai, chia sẻ cho người tổ chức họp hiểu được một số ngữ cảnh dẫn đến lý do bạn từ chối tham gia. Thứ ba, nỗ lực đáp ứng nhu cầu của đồng nghiệp, ngay cả khi sự đóng góp của bạn không theo cách mà lúc đầu họ hình dung.
Hành động từ chối họp những lần đầu có thể tạo ra cú sốc nhỏ về văn hóa làm việc, nhưng rồi tất cả mọi người, những ai đang chịu áp lực về thời gian trong công việc, sẽ sớm nhận ra tác dụng và ngưỡng mộ nguyên tắc này của bạn. Chỉ cần nhớ rằng, bạn cũng có đủ sự nhã nhặn để tiếp nhận khi người khác từ chối một cách hợp lý các lời mời họp bạn gửi đi.