Quy định về cách ứng xử, giao tiếp qua điện thoại trong Bộ tài liệu văn hóa của EVN SPC

Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại thể hiện rõ nét văn hóa của doanh nghiệp cũng như văn hóa của mỗi cá nhân đối với khách hàng, đối tác... Vì thế, các đơn vị trong Tập đoàn Điện lực Việt Nam khi xây dựng tài liệu văn hóa doanh nghiệp của đơn vị đều quy định rõ chuẩn mực về hành vi ứng xử, trong đó có giao tiếp qua điện thoại. Mỗi đơn vị sẽ có những quy định riêng để phù hợp với đặc thù công tác của mình. Hãy cùng tham khảo về cách ứng xử, giao tiếp qua điện thoại được quy định trong Bộ tài liệu văn hóa của Tổng công ty Điện lực miền Nam (EVN SPC):

- Trả lời không muộn quá 3 hồi chuông.

- Khi gọi đi, câu đầu tiên: Chào hỏi + xưng danh. Khi nhận điện thoại, câu đầu tiên: "Alô + tên đơn vị/tên mình + xin nghe".

- Nói chuyện qua điện thoại phải ngắn gọn, rõ ràng, không ảnh hưởng người xung quanh, giọng nói rành mạch, truyền cảm để người nghe hiểu được.

- Không nên tranh cãi qua điện thoại. Nếu cần thiết hãy giữ thái độ bình tĩnh, vấn đề không thể giải quyết qua điện thoại nên hẹn gặp để trao đổi trực tiếp.

- Giọng nói lịch sự, lắng nghe lời người khác. Không cắt ngang giữa chừng câu nói của người khác khi biết người ta định nói gì trước.

- Kết thúc cuộc gọi bằng một lời chào hoặc cảm ơn và đặt máy nhẹ nhàng.

- Đặt chuông điện thoại đủ nghe (đặc biệt là điện thoại di động) để không ảnh hưởng người khác, đặc biệt trong sinh hoạt, hội họp, hội nghị… phải đặt đúng chế độ báo có cuộc gọi không để chuông báo.

- Trường hợp người gọi để lại lời nhắn, người nhận điện thoại phải có trách nhiệm truyền đạt lại lời nhắn ngay khi có thể.

- Không sử dụng điện thoại của cơ quan, đơn vị để thực hiện các cuộc nói chuyện vì mục đích cá nhân.

(Theo Tài liệu Văn hóa Tổng công ty Điện lực miền Nam)

• 26/09/2014 03:14
• Hoàng Tuyết (tổng hợp)
• 3627