|
Ảnh minh họa
|
Thời của công nghệ thông tin, các doanh nghiệp có nhiều cơ hội phát triển truyền thông nội bộ thông qua báo, đài, trang web, email, chương trình nhắc việc nhắn tin, bản tin nội bộ, bản tin hằng tuần, điện thoại…Đối với doanh nghiệp, thay vì tổ chức hội họp, việc trao đổi qua thư điện tử rất cần thiết nhanh gọn, dễ thực hiện, nhưng cũng có thể giúp triển khai công việc một cách tốt nhất.
Nếu thông tin giao tiếp có nội dung liên quan trực tiếp giữa hai người thì người nhận tin nên phản hồi ngay để tỏ lòng tôn trọng, tỏ rõ ý thức chấp hành hoặc biết ơn người gửi tin. Câu trả lời, tùy theo địa chỉ gửi tin và nội dung tin mà có cách xưng hô cho phù hợp, với nội dung có thể là lời nhận việc, lời hứa hoặc lời cảm ơn.
Chẳng hạn: “Cảm ơn Giám đốc! tôi đã nhận tin, tôi sẽ cố gắng làm những việc Sếp giao trong thời gian sớm nhất” hoặc là “Cảm ơn Sếp! Tôi đã nhận tin, tôi sẽ trả lời ý sau”… Cần đặt mình vào trạng thái của người gửi tin thì mới hiểu cảm giác khi gửi tin đi và chờ đợi được phản hồi như thế nào!
Với tin giao việc của lãnh đạo thì phải coi đó như là một mệnh lệnh cần phải chấp hành. Như vậy, việc trả lời là bắt buộc! Đối với các tin nhắn thông thường, có địa chỉ rõ ràng thì ít nhất cũng phải nhắn lại để thông báo cho người gửi tin biết là mình đã nhận được. Và nếu người gửi tin là người mình nhờ giúp đỡ thì phải biết nói lời cảm ơn.
Trường hợp lãnh đạo doanh nghiệp nhắn tin chung cho tất cả mọi người để gửi một thông điệp, hoặc để chúc mừng năm mới, ngày lễ, kỷ niệm ngày thành lập đơn vị, hoặc lời chào hỏi ngày làm việc đầu tuần… thì những người cùng nhận tin khó có thể phản hồi để bày tỏ lòng biết ơn, bởi số lượng tin rất lớn có thể sẽ gây rắc rối cho lãnh đạo, nhưng nếu không có ai trả lời thì sẽ khiếm nhã. Bởi vậy, trưởng đơn vị hoặc trưởng phòng thay mặt mọi người phản hồi thông tin chung. Đại khái là “Thay mặt anh, chị em trong phòng (đơn vị) xin cảm ơn ban lãnh đạo đã quan tâm!”
Người có văn hóa, không bao giờ nhận tin của người khác mà không có phản hồi! Tuy nhiên, nội dung trả lời tin không nên cộc lốc, mà cần phải kèm theo những lời chào hỏi chứng tỏ thiện ý như: “Cảm ơn anh đã gửi báo cáo”, “Cám ơn! Chúc một ngày làm việc vui vẻ!”.
Nếu là người gửi tin trước thì cần phải gửi lời chào, nếu người nhận tin chưa biết mình là ai thì cũng cần giới thiệu về mình rõ ràng rồi mới nêu nội dung thư để báo tin hoặc yêu cầu việc gì đó. Người lịch sự bao giờ cũng phải viết: “Xin chào anh (chị)! Tôi là X, ở đơn vị Y… cần anh (chị) giúp đỡ cho một việc như sau…” hoặc “Chào Giám đốc! Hôm qua tôi lên phòng mà anh đang có khách. Tôi muốn trao đổi với anh về vấn đề X. Không biết ý kiến anh thế nào?”… Câu, từ dùng trong thư, dù có giản tiện cũng phải đủ các bộ phận ngữ pháp, viết đúng chính tả, tránh viết tắt, viết gọn gây hiểu nhầm. Đặc biệt, viết tin cho lãnh đạo thì phải hết sức thận trọng trong từng câu chữ. Nếu người đối diện không quen biết, hoặc chưa phải là thân mật thì nên cẩn thận trong ngôn từ, tránh những từ suồng sã.
Gửi thư qua email, gửi tin nhắn qua chương trình nhắc việc nhắn tin nội bộ hay gửi tin nhắn qua điện thoại di động không chỉ là việc truyền tải thông tin, mà còn là cách giải quyết công việc hằng ngày thay cho gặp mặt, hội họp hoặc giao việc bằng văn bản. Mặt khác đó cũng là công cụ giao tiếp văn minh, vì vậy, nên mở đầu email, tin nhắn bằng câu chào hỏi lịch sự và kết thúc bằng một lời chúc hoặc lời cảm ơn như cách viết thư thông thường.
Mục đích của việc đầu tư các phương tiện truyền thông trong doanh nghiệp là nhằm góp phần giải quyết công việc nhanh hơn, hiệu quả hơn. Vì thế, mỗi CBCNV cần tạo cho mình những thói quen lịch thiệp khi giao tiếp qua thư điện tử.