Song ở góc độ giao tiếp giữa hai cá nhân thì đây cũng là một trong những thử thách đối với khả năng quản trị nhân sự của người quản lý. Để những lần trao đổi góp ý có hiệu quả tốt, người quản lý cần quan tâm đến 7 điều sau:

1. Phản hồi sớm

Một vài quản lý có xu hướng bỏ qua những sai sót của nhân viên trong quá trình làm việc. Nhưng sau đó, nhân viên này vẫn lặp đi lặp lại lỗi đó. Nếu bạn càng trì hoãn việc nói cho họ biết điểm sai thì bạn càng gánh lấy nhiều phiền phức trong công việc. Do đó hãy sớm nói cho nhân viên biết những sai sót của họ, nhằm tránh làm bạn mất kiên nhẫn với nhân viên của mình.

2. Tránh làm họ xấu hổ

Phản hồi có thể gây nên cảm giác ngại ngùng hoặc xấu hổ cho người tiếp nhận, thậm chí nếu không khéo sẽ làm người đối diện có cảm giác bị thiếu tôn trọng. Cảm giác này thường gặp ở các nước phương Đông. Vì vậy hãy hết sức cẩn trọng, đừng tỏ ra quá công kích đối tượng đang tiếp nhận phản hồi của mình.

3. Tập trung vào hành vi

Không cách nào có thể thay đổi được tính cách của một người, nhưng bạn có thể đề nghị họ thay đổi thái độ và hành vi ứng xử. Mục đích của các phản hồi không phải là để thay đổi người khác mà là truyền động lực cho người đó cùng bạn giải quyết các vấn đề hiện tại.

4. Diễn đạt rõ ràng suy nghĩ của bạn

Hãy cho nhân viên biết những điều bạn nhìn thấy từ quan điểm của mình, giải thích cụ thể các tác động mà họ gây ra cho bạn hoặc công việc chung. Để giữ hòa khí, bạn có thể thay câu có tính công kích như "Anh/chị đang không lắng nghe tôi" bằng câu có tính xây dựng hơn như "Điều gì làm anh/chị không phản hồi lại cho tôi?", "Quan điểm của anh/chị về điều đó thế nào?".

5. Hãy rộng lượng

Rất ít người thức dậy vào mỗi sáng, nhìn vào gương và tự vấn xem hôm qua mình đã cư xử tệ với đồng nghiệp thế nào. Do đó, bạn hãy chấp nhận có thể đối phương đang cho là họ có lý hơn bạn.

6. Hãy nói về các sở thích của người đó

Mọi người sẽ có xu hướng xem xét để thay đổi nếu người khác bày tỏ sự quan tâm đến mình. Do đó, hãy chân thành chia sẻ với nhân viên vì sao bạn muốn góp ý cho họ, việc thay đổi thái độ hoặc hành vi sẽ giúp họ phát triển bản thân hoặc sự nghiệp thế nào trong tương lai.

7. Luyện tập 

Nếu bạn đã từng có ý tốt muốn góp ý cho ai đó nhưng do làm không khéo nên ảnh hưởng đến mối quan hệ cả hai, hoặc tệ hơn là làm họ tổn thương, đừng vội cất đi những suy nghĩ, không phản hồi tiếp cho họ nữa. Bạn sẽ học dần từ những sai lầm và chỉ có việc luyện tập mới làm bạn tiến bộ hơn lên.