|
Ảnh minh họa.
|
Làm việc thiếu kế hoạch, khó thành công
Theo các chuyên gia tâm lý, muốn lên kế hoạch thì phải biết hướng tới mục tiêu là gì, dành cho nó bao nhiêu thời gian. Một lý do khiến nhiều người không lập kế hoạch công việc năm từ Tết dương lịch là do tâm lý chờ đến năm mới theo truyền thống đón Tết Nguyên đán. Thói quen này chỉ phù hợp với người nông dân, vì công việc của họ là theo mùa vụ, còn đối với những người làm công ăn lương, cán bộ, kinh doanh... nếu chờ xong Tết âm mới lập kế hoạch năm thì họ sẽ để phí thời gian từ 1 đến 2 tháng. Việc phí phạm thời gian này chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến mục tiêu phấn đấu trong cả năm, thậm chí còn khiến bạn tụt hậu so với đồng nghiệp.
Xác định mục tiêu đúng
Muốn lập kế hoạch công việc cho cả năm thì đầu tiên mỗi người phải trả lời được những câu hỏi sau: Năm nay mình muốn điều gì? Tại sao mình muốn điều đó? Cơ sở nào để thực hiện nó? Mình đã có những điều kiện khả năng gì, cái gì mình còn thiếu? Trả lời được câu hỏi này sẽ giúp mỗi người xác định được mục tiêu đúng đắn, phù hợp. Kinh nghiệm của những nhà quản lý doanh nghiệp giỏi cho thấy, khi đã có kế hoạch năm thì hàng tháng bạn sẽ có kế hoạch tháng. Rồi đến kế hoạch tuần, ngày, giờ.
Giấy trắng mực đen là cách rất tốt để làm rõ những gì bạn muốn đạt được. Hãy viết ra những mục tiêu thật cụ thể và khả thi mà bạn nghĩ mình có thể thực hiện được. Không nên quá tham vọng, hãy thật thực tế.
Mỗi ngày nên làm việc mấy tiếng?
Tuy không có mẫu số chung nhưng quỹ thời gian cho công việc trung bình trong một ngày thường không nên quá 10 tiếng. Trung bình là từ 8 – 10 tiếng là phù hợp, còn lại là thời gian đi đường, thời gian thư giãn, bạn bè, gia đình...
Khi lên kế hoạch thì có nhiều bước nhưng phải có bước dự phòng. Bạn đừng tính một khung thời gian quá cứng, đúng thời gian này phải làm cái này, thời gian kia phải làm cái kia. Cuộc sống luôn biến động và thay đổi. Nếu không lên quỹ thời gian dự phòng, không có biện pháp dự phòng, rất có thể phá sản mọi kế hoạch.
Quản lý thời gian
Chúng ta thường bị chi phối bởi hai yếu tố khẩn cấp và quan trọng khi phải quyết định làm việc gì trước. Đa số chúng ta bị câu thúc bởi yếu tố “khẩn” và để mình bị cuốn vào dòng xoáy liên tục của các công việc gấp rút, đến hạn, sát nút. Chúng ta ngỡ rằng mình làm đúng. Nhưng thực tế không phải vậy. Có 4 nhóm công việc như sau:
1. Các công việc vừa khẩn vừa quan trọng: (VD: Khủng hoảng, họp hành, hợp đồng đã đến hạn hoàn thành nhưng mới thực hiện được 50%, cứu vãn các mối quan hệ bị đổ vỡ…)
Cách xử lý: Làm ngay.
2. Các công việc quan trọng nhưng không khẩn: (VD: Lắp đặt hệ thống thiết bị phòng cháy, lập kế hoạch chi tiết và quản lý việc thực hiện hợp đồng theo đúng tiến độ đã đề ra. xây dựng các mối quan hệ, phát triển bản thân…)
Cách xử lý: Lên kế hoạch, sắp xếp thời gian thích hợp để làm.
3. Các công việc khẩn nhưng không quan trọng (VD: Nghe những cú điện thoại cắt ngang, đọc những thư không quan trọng, nhiều hoạt động thông thường khác…)
Cách xử lý: Giao lại nhiệm vụ đó cho người khác
4. Các công việc không khẩn mà cũng chẳng quan trọng. (VD: Tán gẫu, chơi game, …)
Cách xử lý: Loại bỏ những công việc này
Thực tế cho thấy nhóm công việc chiếm đại đa số thời gian của những người thành đạt không phải là những việc vừa khẩn vừa quan trọng mà là những việc quan trọng nhưng không khẩn. Khi biết xử lý tốt nhóm công việc này trước khi nó trở nên gấp rút thì số lượng công việc phát sinh ở nhóm 1 sẽ giảm hẳn đi. Hơn nữa, việc xử lý các công việc quan trọng khi nó chưa trở nên khẩn cấp sẽ dễ dàng hơn nhiều so với lúc đã trở thành việc khẩn.
Còn những người làm việc không hiệu quả dành đa số thời gian của họ để giải quyết các công việc ở nhóm 3 và 4.