Phản hồi có thể được thực hiện theo hai cách: Phản hồi xây dựng (hay còn gọi là phản hồi tích cực) và phản hồi theo kiểu “khen và chê”. Phản hồi xây dựng là đưa ra những thông tin cụ thể, trọng tâm vào vấn đề và dựa trên sự quan sát, nêu lên những điểm tích cực và những điểm cần cải thiện. Phản hồi theo kiểu “khen và chê” là những đánh giá mang tính cá nhân, chung chung, không rõ ràng, chú trọng vào con người và dựa trên quan điểm, cảm nhận của người đưa ý kiến phản hồi.
|
Ảnh minh họa.
|
Trong quá trình làm việc. cũng có khi bạn là người nhận phản hồi từ lãnh đạo và đồng nghiệp, nhưng cũng có khi bạn chính là người đưa ý kiến phản hồi cho chính lãnh đạo, đồng nghiệp của mình. Nhưng dù ở vai trò nào, bạn hãy cố gắng để đừng bị rơi vào cái bẫy của kiểu phản hồi “khen và chê”.
Các nguyên tắc cần nhớ khi đưa ý kiến phản hồi xây dựng:
-
Chỉ nên đưa ý kiến phản hồi khi có sự chấp thuận của người nhận;
-
Đưa ý kiến phản hồi càng sớm càng tốt, khi mà sự việc vẫn còn “tươi mới” trong đầu của cả người đưa và nhận phản hồi. Tuy nhiên, khi đưa ý kiến phản hồi những điểm cần cải thiện, cần lưu ý: Nếu ngay khi sự việc xảy ra, tâm trạng của người đưa hoặc nhận phàn hồi không tốt, hãy dành thời gian để cả hai phía bình tĩnh trở lại và người đưa phản hồi sắp xếp ý tưởng cho hợp lý, có được giọng nói, ngữ điệu phù hợp và đã “sẵn sàng” khi đó hãy tiến hành phản hồi;
-
Chọn địa điểm thích hợp, đặc biệt là khi đưa ý kiến phản hồi những vấn đề cá nhân cần cải thiện nên chọn chỗ riêng tư;
-
Người đưa phản hồi cần dựa trên những hành vi cụ thể, những hiện tượng vừa quan sát và ghi chép được để phản hồi, không tự đánh giá, áp đặt hoặc suy diễn;
-
Hãy bắt đầu phản hồi bằng cách nêu bật những điểm tích cực trước; nên đưa ra những điểm cần cải thiện “tại đây và hiện nay”, không nên xâu chuỗi những lỗi, khuyết điểm trong quá khứ, trừ trường hợp cần nhấn mạnh những hành vi có tính chất hệ thống;
-
Không nên đưa ra quá 4 điểm cần cải thiện trong 1 lần phản hồi;
-
Khi phản hồi về những điểm cần cải thiện, nên chú trọng vào những hành vi có thể thay đổi, thảo luận giải pháp cải thiện một cách cụ thể;
-
Khuyến khích người nhận phản hồi tự đưa ra giải pháp; sử dụng những câu hỏi mở như: Anh/chị thấy việc này thế nào? Nếu lần sau làm lại việc này, anh/chị sẽ làm khác đi như thế nào?…
-
Phản hồi là vì người nhận, không vì người đưa phản hồi. Do vậy khi đưa phản hồi, bạn cần nhạy cảm với những tác động của những thông tin mà bạn đưa ra.
Cần đặc biệt lưu ý: Người nhận phản hồi có sẵn sàng cải thiện hay không lại phụ thuộc nhiều vào cách thức bạn đưa ý kiến hơn là nội dung bạn phản hồi. Do vậy, trong quá trình đưa phản hồi, bạn nên:
-
Đi thẳng vào vấn đề, tránh vòng vo;
-
Chân thành, tránh dùng câu phức. Sự chân thành nói lên mối quan tâm, tôn trọng của bạn đối với người nhận phản hồi. Trong câu phức: “Nam, anh làm việc rất chăm chỉ, nhưng…”, khi từ “nhưng” được đặt ở giữa câu, có nghĩa là “đừng tin vào điều mà tôi nói trước đó”. Do vậy, hãy thận trọng khi sử dụng những từ “nhưng, tuy nhiên…”.
-
Chú ý đến giọng nói của bạn: Âm sắc trong giọng nói cũng truyền tải tầm quan trọng của vấn đề và sự quan tâm của người đưa phản hồi. Giọng nói cáu kỉnh, thất vọng sẽ dễ chuyển phản hồi tích cực, có tính chất xây dựng thành phê phán.
Phản hồi tích cực thường được sử dụng như một công cụ hữu ích trong môi trường giáo dục. Trong quá trình làm việc, bạn sẽ thường xuyên gặp các tình huống lãnh đạo đưa phản hồi cho bạn, các đồng nghiệp trong cơ quan phản hồi cho nhau trong quá trình phối hợp, thậm chí nhân viên cũng có thể đưa phản hồi cho lãnh đạo. Dù phản hồi được thực hiện dưới hình thức nào, nhưng nếu những nguyên tắc cơ bản trên được sử dụng thường xuyên và nếu bạn nghiêm túc cân nhắc những phản hồi tích cực để cải thiện mình thì đó sẽ là con đường ngắn nhất đi đến đích hoàn thiện các kỹ năng của bản thân.