Trao đổi email nội bộ đúng cách
Hiện nay sử dụng email trong giao tiếp, trao đổi công việc đã phổ biến ở hầu hết các cơ quan, doanh nghiệp và trở thành một phần văn hóa giao tiếp công sở. Viết email là cả một nghệ thuật và không phải ai cũng biết rằng, hằng ngày, mình vẫn gửi đi những email còn ít nhiều mắc lỗi.
Thông thường email được gửi đi với nội dung thông báo, báo cáo, mong được giúp đỡ hay yêu cầu hoàn thành công việc nào đó… Tùy vào mục đích và đối tượng gửi email, bạn cần có thái độ phù hợp. Cách dùng từ trong email trao đổi công việc còn thể hiện tình cảm của người gửi đối với người nhận. Tốt nhất, khi viết email nội bộ, dù đối tượng là ai, bạn nên dùng những lời chào/mở đầu mang tính trang trọng, xã giao hoặc thân mật như: Kính gửi/thân gửi/xin chào... để thể hiện sự trân trọng đến các đối tượng giao tiếp.
Về nội dung, điều đầu tiên bạn cần chú ý là tiêu đề. Tiêu đề phải bao quát rõ nội dung cần giải quyết cũng như những gì mà email muốn hướng đến. Đối với những người hằng ngày giải quyết một khối lượng công việc lớn qua email, thì tiêu đề là "điểm" duy nhất giúp họ nhận biết, phân biệt được tầm quan trọng của thông tin, giúp người nhận dễ dàng tìm lại một cách nhanh nhất khi muốn xem lại một email nào đó. Đừng bao giờ bỏ trống tiêu đề, sẽ làm mất thẩm mỹ trong email và làm cho người nhận cảm thấy mình không được tôn trọng.
Để đảm bảo người nhận email nắm bắt hết các vấn đề, bạn không nên viết tắt quá nhiều trong email, hay dùng những từ để người khác phải “đoán già đoán non”. Phải ghi rõ toàn bộ nội dung công việc, điều này có thể sẽ giúp bạn lưu lại những "bằng chứng" khi có tình huống xấu xảy ra. Đồng thời, từng nội dung trong thư cần được viết ngắn gọn, rõ ràng, tách biệt từng vấn đề bằng các gạch đầu dòng hoặc đoạn (xuống dòng) nhằm tránh người nhận hiểu nhầm hoặc gây khó hiểu khi đọc email. Đặc biệt, các vấn đề cần chú ý, nhấn mạnh có thể in đậm hoặc bôi màu.
Độ dài của email nội bộ càng ngắn càng tốt, tập trung vào vấn đề cần trao đổi, tránh lê thê, dài dòng dễ làm người đọc mệt mỏi. Và thông thường khi kết thúc email, bạn nên thêm những lời chúc tốt đẹp hay những lời cảm ơn chân thành. Nếu ngại gõ nhiều lần, bạn có thể thêm vào chức năng chữ ký những từ như: Thanks, Best Regards, Regards hoặc Cảm ơn, chúc một ngày tốt lành...
Cuối cùng, đừng quên đọc lại email một lần nữa để soát lỗi chính tả và nội dung thông tin đã đầy đủ chưa, có cần sửa lại hay thêm vào phần nào không và cc/bcc cho những người có liên quan cùng theo dõi công việc chung giúp mọi người thuận tiện theo dõi tiến độ công việc. (Khi bạn cc trên một email, danh sách cc được hiển thị tất cả những người nhận khác. Ngược lại, khi sử dụng bcc, người nhận mail sẽ không thấy danh sách những người nhận khác).
Sử dụng mạng nội bộ dùng chung sao cho hiệu quả
Nhiều công ty có chương trình chat/trò chuyện nội bộ, nhân viên dễ dàng trao đổi và làm việc với nhau. Nhưng cần lưu ý, khi đồng nghiệp đang tập trung làm việc, để trạng thái “đừng làm phiền” hay “đang bận” thì việc chat làm phiền họ bởi một việc không quan trọng, hay không gấp gáp là một hành động cực kỳ thiếu chuyên nghiệp. Tốt nhất, nếu có việc cần họ hỗ trợ, hãy gửi và làm việc bằng email.
Hãy học cách mềm hóa giọng điệu của bạn bằng những ngón tay. Hãy quen với những câu xã giao kiểu tạm biệt, cảm ơn hay chúc một ngày làm việc hiệu quả. Và trước khi cuộc giao tiếp qua chat kết thúc, hãy chờ tín hiệu đáp lại những câu chào này từ phía người đang đối thoại với bạn. Đừng chào rồi offline hoặc sign out ngay khiến đồng nghiệp cảm thấy hụt hẫng.
Khi giao tiếp với đồng nghiệp, dù là trực tiếp hay online đều cần chú ý “lắng nghe”. Những từ "vâng, đúng, chính xác hoặc tôi hiểu, anh cứ tiếp tục đi" đan xen khi đang giao tiếp online sẽ giúp đồng nghiệp hiểu rằng bạn đang “lắng nghe” họ và giúp cho cuộc giao tiếp thông suốt.
Đặc biệt lưu ý, không nên lạm dụng mạng nội bộ dùng chung để chat những việc riêng tư hoặc tán gẫu, tránh mất thời gian của đồng nghiệp cũng như thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp trong giao tiếp, công việc.